Lancement d’un appel à manifestation d’intérêt





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Lancement d’un appel à manifestation d’intérêt

pour 4 programmes INTERREG

Motif: Réunion d’Information

Lieu : Siège de Région Nord-Pas de Calais, LILLE

Date : 26 juin 2015

Heure de Début/Heure de Fin : 14h00 – 16h15

Ordre du Jour

1. Introduction aux programmes européens INTERREG par Anne WETZEL

2. Information sur le programme des 2 Mers par Fayçal RAMDANE

3. Information sur le programme France-Wallonie-Flandres par Jeanne-Marie MAUREL

4. Information sur le programme Europe du Nord-Ouest par Christophe Uliasz

5. Information sur les critères de sélection et la procédure juridique par Gilles Grienbaum

Informations Echangées

Programmes INTERREG

  • Contenu des programmes INTERREG

  • Objectif des programmes INTERREG

  • Modification et Nouveautés des programmes

  • Structure de Gouvernance INTERREG

Un point complet est présenté pour chacun des 4 programmes INTERREG (cf diaporama de présentation).

Si une harmonisation des règles générales applicables aux programmes INTERREG est prévue (dématérialisation, coûts simplifiés…) chaque programme conserve ses caractéristiques propres (zone d’éligibilité, taux de co-financement, budget global, applications en ligne, règles budgétaires).

Les cahiers des charges téléchargeables décrivent les caractéristiques applicables à chaque programme.

Les sites et manuels de programmes présentent de façon détaillées ces spécificités.

Démarche à suivre pour les candidats

La procédure de l’appel à manifestation d’intérêt est très proche de celle d’un appel d’offres, et respecte les principes de transparence et d’égalité des candidats. A la différence d’un marché public, la Région NPDC ne gèrera pas la facturation qui sera à la charge des porteurs de projets.

L’AMI se compose de 4 lots (1 lot par programme), chaque candidat peut répondre à 1 ou plusieurs lots. Il y aura au minimum 5 structures de contrôles habilitées titulaires par lot.

Au titre de ses fonctions d’autorité nationale (article 78 de la loi n°2014-58 du 27 janvier 2014 dite loi MAPAM et de son décret d’application du 3 juin 2014), la Région NPDC est garante de la mise en place de l’intégralité des contrôles de 1er niveau auprès des porteurs de projets européens INTERREG V sur le versant français.

L’objectif du nouveau dispositif est de réduire le nombre de contrôleurs de 1er niveau pour renforcer le suivi et la qualité.

A ce titre, la Région NPDC pré sélectionnera une liste de contrôleurs habilités sur la base des critères de sélection suivants :

  • moyens humains sur 60 points incluant 40 points sur l’adaptation des moyens humains à l’accroissement d’activité et 20 points sur le nombre d’E.T.P dédiées au programme

  • compréhension de la problématique, pertinence et précision de la méthodologie sur 30 points

  • C.V du référent, personne contact auprès de l’autorité nationale, sur 10 points.

Les candidats qui obtiendront moins de 60 points sur 100 seront éliminés.

Suite à cette pré-sélection, des mises en concurrence seront effectuées par les porteurs de projet sur le critère unique du prix. Les porteurs de projet devront consulter l’intégralité de la liste qui leur sera communiquée après approbation de leur candidature par les comités des Etats (1 liste de structures de contrôles par lot).

Responsabilités et engagements des futurs contrôleurs

Les structures qui seront en charge des contrôles devront les effectuer dans une logique associant comptabilité et gestion de projet européen. Les contrôleurs devront intégrer dans leurs contrôles les règles propres à chaque programme et permettant de s’assurer de l’éligibilité des dépenses.

Ces règles concernent chaque poste de dépenses (frais administratifs, coûts de personnel…) mais aussi des domaines plus spécifiques comme les aides d’état ou les marchés publics. Les factures justificatives des dépenses seront systématiquement associées aux activités développées par les projets.

Les structures seront tenues de respecter les délais de traitement précisées dans chaque cahier des charges.

Les documents de référence servant de base aux contrôles (check lists) seront systématiquement utilisés et dûment renseignés. Tous les documents liés aux contrôles seront mis en ligne (une application de gestion par programme).

Des formations et un suivi régulier seront par la suite organisés par la Région NPDC dans l’objectif de rappeler les règles spécifiques à chaque programme.

Rôle des instances régionales, nationales et européennes

Des contrôles de conformité émanant d’instances régionales, nationales et européennes pourront être diligentés pendant la période d’éligibilité du projet européen.

Questions

Les contrôleurs de 1er niveau devront-il effectuer des contrôles sur des partenaires chef de file se situant à l’étranger ?

Tout comme sur la période actuelle, il n’y aura pas de contrôle sur place à l’étranger. Cependant, la vérification de certains documents sera possiblement faite en anglais (langue de travail des programmes à l’exception du France Wallonie Flandres). En conséquence de quoi une bonne maitrise de l’anglais est nécessaire.

Le rôle du contrôleur de 1er niveau vis-à-vis des chefs de file français sera le même que pour les bénéficiaires classiques, sauf pour le Programme Europe du Nord-Ouest où, comme sur la période actuelle, le rôle du contrôleur du partenaire chef de file est d’effectuer un contrôle de cohérence sur l’ensemble des partenaires du projet.

Les porteurs de projets auront-ils aussi accès au bilan qualitatif fait par la Région NPDC ?

Le porteur de projet devra choisir sa structure sur le critère unique du prix sur la base de la liste établie par le Conseil Régional NPDC.

Les porteurs de projet n’auront pas accès au bilan qualitatif : en effet, dans le cadre de sa responsabilité d’autorité nationale, la sélection sur la qualité est un préalable effectué par la Région NPDC relevant de sa responsabilité.

Quelle est la deadline de dépôt de dossier et jusqu’à quand les candidats peuvent-ils poser des questions?

La deadline de dépôt de dossier est le 10 septembre 2015. Quant aux candidats, ils ne pourront plus poser de questions à AMIInterreg@nordpasdecalais.fr après le 31 août 2015.

Combien d’organismes de contrôle la Région NPDC va-t-elle retenir au final ?

Le minimum d’organismes de contrôle est fixé à 5 structures par lot (1 lot par programme). La région NPDC retiendra les structures ayant un score supérieur à 60/100 au bilan qualitatif. L’objectif est de réduire le nombre d’organismes de contrôle afin d’avoir un meilleur suivi des procédures de contrôle.

Sur les prix, l’opérateur appliquera-t-il un forfait pour les frais ne pouvant être estimés à l’avance ?

L’opérateur prévoira des tranches conditionnelles pour les coûts qui ne seront pas engagés de façon systématique (audits de second niveau, contrôles sur place en fonction des programmes…).

Les contrôles seront-ils faits sur place ou sur pièces ?

Il pourra y avoir un contrôle sur place pendant la durée du projet en cas d’investissement ou d’échantillonnage. Les contrôles sur pièce seront quant à eux systématiques et exhaustifs pour chacun des programmes (100 % des dépenses) et faits sur la base des déclarations de dépenses remontées par les projets et justifiées par des factures ou documents contractuels.

À quel moment les rapports d’activité seront-ils mis en ligne par les porteurs de projet?

Les rapports d’activité seront, selon le programme, établis à chaque période de remontée de dépense et disponibles au moment du contrôle.

Les contrôleurs de 1er niveau devront-ils mettre en ligne les pièces justificatives ?

Sur la nouvelle programmation des INTERREG, cette tâche incombe aux porteurs de projet.

Quels sont les critères de sélection de l’AMI ?

Cf. page 2 du présent compte rendu.

Autorisez-vous les groupements, et si oui sous quelle forme ?

Juridiquement, les candidatures sous forme de groupement ne peuvent être interdites. Toutefois, ce n’est pas l’option souhaitée par l’Autorité nationale.

En cas de groupement, il se fera sous forme solidaire.

A partir de quelles ressources humaines une offre est-elle considérée de qualité ?

L’effectif global du cabinet n’est pas le critère de référence. C’est le nombre d’ETP spécifiquement dédiés aux contrôles de 1er niveau ou l’adaptation du nombre d’ETP à la charge de travail effective qui est important.

S’il n’y a plus de time sheets, comment contrôler les frais de personnel ?

L’utilisation de time sheets a été limitée à quelques cas (cf. manuels des programmes).

Dans un souci de simplification, il y a dans la plupart des cas recours à des forfaits ou à des taux fixes.

Quel est le volume et la valeur d’un projet moyen ?

A ce stade on ne connaît pas encore les projets, ni le nombre de projets avec un partenaire français. Il y a eu plutôt une augmentation des budgets globaux de chaque programme. Les cahiers des charges fournissent des informations chiffrées sur la période 2007-2013.


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