I historique ou pourquoi les outils et méthodes dans le management de projet 5





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Le multi projet :


"De plus en plus d'entreprises se tournent vers le management de projets comme solution à long terme pour résoudre l'équation toujours plus complexe de maintenir des revenus croissants avec des budgets limités tout en gérant la disponibilité des équipes et en assurant une bonne maîtrise des objectifs fixés sur le portefeuille des projets. C'est ce que propose la solution ProjectShare 2004", souligne Jean-Paul GOMES, Chef de Produits SharePoint pour Microsoft.
L’entreprise gère de plus en plus de projets concomitants ou les problématiques de disponibilité de ressource et de mise à disposition d’information sont très complexes. La mise en œuvre d’outil de stockage, de partage de l’information, des plannings et des outils de gestion eux mêmes peut permettre une gestion multi projets efficace. Ce type d’outil est encore en développement ou extrêmement récent.
Utilisant la technologie de « messagerie » de « work flow » et de partage de l’information sur Internet avec gestion des modifications et des versions, ils vont simplifier grandement la gestion multi projets en permettant une vision et une distribution des éléments de travail nécessaire à chacun. Cette vision tient bien sur compte de l’identité et du rôle des intervenants.
Leur mise en œuvre et leurs exploitations restent encore lourdes et délicates. Chacun devant recevoir les consignes et les informations nécessaires sans être noyé par une masse de donnée trop importante et nom désirée.


II Choisir son outil de gestion de projet :



Le Centre du Management de Projet à San Ramon en Californie déclare que 99% des projets à caractère commercial ne sont pas finis dans le respect du temps imparti, du budget ou des spécifications. Plus impressionnant, cette institution déclare que la moyenne des projets est sous estimé de 285% ! Au vu des ces statistiques il n’est pas surprenant que les Directeurs et Chefs de Projets recherchent des outils logiciel de gestion de projet. Un outil de management de projet peut sans doute être le meilleur investissement que vous puissiez faire.
Le choix d’un outil de gestion de projet, ou même le non choix, doit se faire en fonction de plusieurs critères :


  • La taille et la complexité du projet

  • Le nombre de ressources engagées

  • La durée du projet et le niveau de documentation des processus

  • La complexité et le nombre d’interfaces métier qui sont concernées.

  • Le nombre de source de budget et leurs allocations

  • L’expérience du Chef de projet et des équipes à utiliser des outils informatiques de gestion de projet.



III Résultats de la matrice Outils – Enquête d’opinion sur les outils



Afin de mieux cerner les besoins et attentes d’un outil de gestion de projet, nous avons publié une enquête sous forme de questionnaire Matrice.

Voici les grandes lignes qui se détachent de ce recensement :
Les résultats de la matrice compilés sont disponible en annexe de ce document
Question no 1 : But d’un logiciel de gestion de projet.
On se rend compte nettement que pour l’ensemble des informaticiens travaillant en mode projet, le principal but d’un outil de gestion de projet est l’évaluation de la durée totale du projet, de gérer les différentes ressources et estimer les charges sensibles et les endroits critiques.

L’évaluation des coûts ne semble pas la priorité.

Certains y voient un moyen de communication entre les acteurs mais ce n’est pas la majorité.

D’autres souhaiteraient qu’il soit un document référent ou officiel entre le client et la maîtrise d’œuvre.

En tout cas, l’outil de gestion de projet n’apparaît pas comme une aide à la définition du projet.
Question no 2 : Ce que devrait faire l’outil de gestion de projet
Les réunions d’avancé de projet qu’elles soient hebdomadaires ou mensuelles semblent être l’aide principale que peut apporter l’outil.

L’outil ne rime pas avec communication ; pour la plupart, l’outil n’est pas le moyen provoquer des rapports ou obliger les acteurs à dévoiler quoique ce soit.

La rigidité n’intéresse pas, par contre il faut que l’outil soit efficace et structuré.
Question no 3 : Qui doit utiliser l’outil ?
Le chef de projet et le chef d’équipe arrivent en tête et sont les utilisateurs inéluctables. Par contre, le directeur de projet et le responsable métier ne font pas l’unanimité, quelques uns pensent qu’ils n’ont pas forcément à connaître l’état d’avancement du projet dans ses moindres détails ; on propose également que l’outil puisse donner des visions agrégés et différentes selon les utilisateurs.

Les avis sont partagés quand au développeur par exemple.

Le créateur et le contrôleur de gestion ne seraient pas choisis comme utilisateurs de l’outil.
Question no 4 : Couverture de l’outil
Le point fort de l’outil doit être la gestion des tâches suivi de l’avancé du projet et l’analyse de risque.

On veut pouvoir rapidement avoir accès au points critiques s’il y en a et au plus vite et suivre l’avancement.

Une forte attente provient également de l’échange de documents et la communication.

La gestion de la qualité et les tests validations et vérification ne font pas partie des points forts.


Question no 5 : Suivi de multi projet
Beaucoup d’attentes sur ce sujet, en ce qui concerne la gestion des ressources en cas de mutualisation sur différents projets.

L’unanimité également sur la trop grande contrainte pour la partie maîtrise d’œuvre en cas de multi projet.

L’ensemble des interrogés ne semblent pas convaincu que l’outil puisse aider pour la gestion des priorités.
Question no 6 : Qualité de l’interface de l’outil
C’est la facilité de l’utilisation et la compatibilité qui est le plus demandé.

Le confort et la qualité des graphiques ne viennent qu’en deuxième position.
Question no 7 : Fonction de rapport
L’attente là encore provient de la gestion de tâches dans son ensemble avec la possibilité de visualiser un graphique de Gantt et Pert ainsi que les chemins critiques.

La partie coût semble là encore ne pas être l’attente principale.
Question no 8 : Coût accepté pour l’outil
On est prêt à mettre les moyens pour avoir un outil performant notamment en ce qui concerne la mise en place, le matériel et même les licences.

Curieusement la formation ne semble pas prioritaire ni la mise à jour ou développement spécifique.

On pense d’une manière générale que si on a un bon outil, on doit y mettre le prix pour l’utiliser et il ne sera que plus apprécié principalement par la direction.
Question no 9 : Importance de l’intégration avec les autres outils de l’entreprise
En tête des demandes, on retrouve le tableur Excel, les outils bureautique et la possibilité de s’intégrer à Internet.

La compatibilité avec un annuaire d’entreprise est également souhaitée.

Très peu de demandes concernent les ERP.
Question no 10 : Importance des évolutions
L’évolution vers les technologies Web l’emporte suivi de demandes de paramétrage et de la capacité de stockage.

Le côté programmable séduit très peu.
Conclusion de l’enquête
L’utilisation d’un outil de gestion de projet parait primordiale dans la gestion de projet.

C’est la partie concernant la mesure des délais, l’importance des tâches et le suivi de l’avancement qui intéresse le plus les personnes interrogées.

On est prêt à mettre le prix pour avoir un outil performant facilement utilisable par tous et s’intégrant aux autres outils de l’entreprise.

Par contre, celui-ci ne semble pas indiqué pour permettre la communication entre les acteurs et peut paraître un frein à la maîtrise d’ouvrage et à la priorisation en cas de multi projet.

Il ne peut pas se substituer aux réunions de travail et au dialogue entre les différents acteurs.

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