I historique ou pourquoi les outils et méthodes dans le management de projet 5





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XI Les outils de communications et de partage de l’information



Introduction
La liste des outils de communication est aussi longue que l’histoire de l’humanité. Du cri, à la musique en passant par l’écriture et le dessein le désir et le besoin de communication semblent liés à la nature même de l’homme.
Les outils
Au début était donc le verbe ! Le premier outil c’est avant tout la langue. Un vocabulaire précis, compris et partagé est la base d’une communication efficace. Il peut donc sembler efficace de construire un dictionnaire des termes du projet ? Ce dictionnaire se devra de rassembler autant les mots métiers que le jargon lié à la gestion de projet. Cette démarche ne semble pas aussi courante qu’elle devrait l’être.
Les outils tel que papier, crayon, chaise, table, craie et tableau ne sont pas le sujet de ce travail. Il n’en est pas de même les suites de logiciels bureautiques et leur congénère serveur.

Les « présentations » 
Un des outils préféré du chef de projet est le créateur de présentation. Ce logiciel vous aide à réaliser des éléments projetables. On peut s’interroger sur le rôle exact de ce que l’on appelle communément « une présentation » tant ces documents ont une importance capitale dans l’animation d’une réunion de communication.
A quoi sert donc ce « Slide » sur lequel l’assistance fixe son regard et que trop souvent l’intervenant lit comme si son public était analphabète.

N’est il pas seulement le symbole de notre incapacité à nous concentrer sur le discours et en tant qu’intervenant notre incapacité à ordonner notre pensée et à susciter l’attention.
La messagerie et les agendas partagés sont aujourd’hui si répandus dans le monde de l’entreprise qu’il semble inutile de les présenter. Toutefois il semble important de présenter un nouveau type de réunion et de messagerie : la messagerie instantanée et les réunions en ligne.



La messagerie instantanée et les réunions en ligne.



La messagerie en ligne permet de savoir si vos collaborateurs sont en ligne en ensuite de leur proposer une réunion virtuelle avec la possibilité de partager des documents.



Christian sait que « Sylvie Fellous » est disponible il lui envoie un message instantané pour lui proposer une réunion de travail !


Dans cette fenêtre d’un logiciel de messagerie instantané « Christian Belbeze » propose de partager son écran avec « Sylvie Fellous » pour avancer sur un projet de document commun.

L’écran est partagé, la partie gauche de l’écran sert à dialoguer.

Les sites Web collaboratif


Un nouveau type d’espace d’échanges s’est concrétisé avec les Serveurs Web d ‘échanges et de stockage. Un exemple de ses nouveaux outils est le serveur SMS Sharepoint.

Voici quelques-unes des nouvelles fonctions Project Server intégrées à Windows SharePoint Services. Elles sont destinées à assurer un suivi des problèmes et des risques et à gérer les bibliothèques de documents associées aux projets publiés dans la base de données Project Server.

Suivi des versions et archivage/extraction des documents. Utilisez le suivi des versions des documents pour créer automatiquement une copie de sauvegarde pour chaque enregistrement d'un fichier dans une bibliothèque de documents. Vous pouvez également extraire un fichier pour le verrouiller pendant son édition et empêcher ainsi d'autres utilisateurs de le remplacer ou de le modifier accidentellement.

  • Listes de risques et de problèmes améliorées. Ces listes de suivi des problèmes et des risques permettent aux membres de l'équipe de travail de maîtriser leurs projets. Il est possible d'ajouter des pièces jointes aux éléments de liste, telles que des pages HTML, des documents et des images

Remarque : les fonctionnalités d'approbation de contenu de Windows SharePoint Services sont désactivées pour les sites Project Server 2003, afin de garantir la synchronisation entre les deux logiciels.

  • Nouveaux boutons et indicateurs. Le produit comporte les nouveaux boutons suivants : Link Risks (Lier les risques), Link Issues (Lier les problèmes), Link Documents (Lier les documents), Track Risks (Suivre les risques), Track Issues (Suivre les problèmes), Track Documents (Suivre les documents), New Risks (Nouveaux risques), New Issues (Nouveaux problèmes) et New Documents (Nouveaux documents). Parmi les nouveaux indicateurs, citons Risques, Problèmes et Documents.


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