Objectifs de la formation Baccalauréat Professionnel Gestion-Administration





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Baccalauréat Professionnel Gestion-Administration
BEP Métiers des

Services Administratifs


P.F.M.P.

LIVRET TUTEUR


Nom :
Prénom :
Classe :

Année Scolaire : 2016– 2017




Lycée Professionnel Jean-Baptiste COLBERT

13, rue Capitaine DESSEMOND

13007 MARSEILLE

04.91.31.04.52

ce.0130071g@ac-aix-marseille.fr

www.lyc-colbert.ac-aix-marseille.fr/spip

 


LYCEE PROFESSIONNEL COLBERT

13 rue Capitaine DESSEMOND - 13007 MARSEILLE

Tél : 04.91.31.04.52

Madame, Monsieur,

Nous vous sommes reconnaissants de participer à la formation professionnelle de nos élèves et nous tenons à vous apporter quelques précisions concernant le déroulement de la période de formation en milieu professionnel.

Dans le cadre de l’obtention du BAC Gestion - Administration, le stagiaire est amené à décrire dans son passeport professionnel les activités administratives rencontrées au sein de l’organisation d’accueil. Il devra joindre ses productions ou tout autre document utile. Afin de respecter la confidentialité, les documents seront anonymes.

Votre aide est indispensable à la conceptualisation des situations professionnelles via le passeport professionnel numérique. C’est pourquoi nous vous demandons de bien vouloir accompagner le stagiaire dans la rédaction des fiches. Il est également nécessaire de bien lui faire comprendre le contexte de chaque activité qui lui est confiée et de prévoir dans la mesure du possible des temps de concertation.

Le passeport professionnel numérique « CERISE PRO » est disponible sur internet à l’adresse suivante :

https://www.cerise-pro.fr/0130071G

Chaque connexion est sécurisée par un identifiant et un mot de passe.

Votre collaboration est une chance pour nos élèves et concourt à l’acquisition des compétences nécessaires à la préparation du diplôme.

L’insertion d’un élève dans une équipe de professionnel lui permettra de prendre toute la mesure de l’importance des relations humaines.

L’équipe pédagogique se tient à votre disposition pour toute autre information complémentaire.

En espérant, que le stagiaire réponde entièrement à vos attentes, nous vous prions de bien vouloir agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos sincères salutations.

L’équipe pédagogique

Objectifs de la formation Baccalauréat Professionnel Gestion-Administration
Former des personnes capables de prendre en charge la gestion administrative dans différentes organisations: entreprises, collectivités locales, territoriales, administrations, associations.
Le gestionnaire administratif doit être d’une forte multivalence (gestion commerciale, de communication, de RH ; techniques juridiques, économiques, de gestion) et avoir une spécialisation (expertise bureautique).
La formation s’articule autour de la gestion administrative :


  • des relations avec les fournisseurs, les clients, les usagers, les autres partenaires,

  • des relations avec le personnel,

  • interne (gestion des informations, des espaces et des modes de travail, du temps),

  • des projets,

  • et du PGI (progiciel comprenant une base de données et organisée en modules afin de traiter tous les processus d’une organisation).


Rôle du tuteur


  • Présenter l’entreprise au stagiaire : l’organisation, le personnel, et préciser les règles de vie collective.

  • Installer le stagiaire sur son poste de travail et l’informer sur ses tâches professionnelles.

  • Observer, vérifier et apprécier les résultats obtenus ainsi que les progrès réalisés et apporter les ajustements nécessaires.

  • Évaluer l’élève avec le professeur chargé de l’évaluation en utilisant ce document.

Le tuteur doit également aider l’élève à :

  • acquérir ou à approfondir des compétences professionnelles en situation réelle,

  • découvrir et intégrer le milieu professionnel,

  • alimenter son passeport professionnel en l’accompagnant dans la rédaction sur CERISE PRO

Vos interlocuteurs

CE GUIDE SERVIRA A L’EVALUATION DU STAGIAIRE LORS DE LA VISITE DU PROFESSEUR REFERENT EN DERNIERE SEMAINE.

VOUS POUVEZ COMMENCER A LE COMPLETER AVANT SA VENUE SI VOUS LE SOUHAITEZ.

RÉFÉRENTIEL DES ACTIVITÉS PROFESSIONNELLES
Notez ci-dessous les activités du référentiel du BEP que l’élève a pu effectuer (avec de l’aide ou seul) ou observer

Activités et Tâches principales

Compétences correspondantes

Condition de réalisation de l’activité

Observa-tion

En participa-tion

Seul(e)

Les activités administratives à caractère TECHNIQUE

Rédaction de messages et de courriers professionnels simples liés à l’activité courante de la structure

  • Identifier l'objet, les destinataires et le contexte de communication

  • Rédiger le message ou le courrier adapté à la situation de communication

  • Contrôler la qualité syntaxique, orthographique et grammaticale du message ou courrier rédigé







Saisie et mise en forme de courriers, notes, comptes-rendus

  • Identifier le type de document à réaliser

  • Sélectionner le modèle de document adapté

  • Saisir et mettre en forme avec dextérité

  • Exploiter les fonctionnalités appropriées du logiciel utilisé

  • Contrôler la qualité orthographique et grammaticale du document produit

  • Mettre en page le document produit







Saisie, réalisation, mise en forme de tableaux et d’états chiffrés

  • Identifier la nature des données à traiter

  • Décrire la logique du traitement à mettre en œuvre

  • Organiser les données dans le tableau

  • Exploiter les fonctionnalités appropriées du logiciel

  • Appliquer des jeux d'essai et contrôler les résultats







Renseignement de formulaires

  • Analyser le document à renseigner

  • Collecter les données nécessaires

  • Appliquer les instructions et procédures associées au formulaire

  • Contrôler les données reportées

  • Contrôler l'envoi du formulaire en ligne







Production, contrôle et codification de documents commerciaux

  • Identifier les informations nécessaires

  • Rechercher et extraire les données

  • Compléter ou générer le document à établir

  • Mettre à jour les données (articles, clients, fournisseurs)

  • Contrôler le document commercial

  • Contrôler la concordance entre les documents commerciaux

  • Appliquer une codification







Traitement du courrier entrant, préparation et suivi des envois

  • Mettre en œuvre une procédure de réception ou d’expédition du courrier

  • Appliquer les tarifs d’affranchissement

  • Contrôler l’acheminement et la réception

  • Mettre en œuvre une procédure de diffusion du courrier

  • Exploiter un carnet d’adresses et des listes de diffusion








RÉFÉRENTIEL DES ACTIVITÉS PROFESSIONNELLES

BEP MSA


Activités et Tâches principales

Compétences correspondantes

Condition de réalisation de l’activité

Observa-tion

En participa-tion

Seul(e)

Les activités administratives à caractère ORGANISATIONNEL

Suivi et approvisionnement des stocks de fournitures et de consommables

  • Contrôler le niveau des stocks de fournitures et de consommables

  • Mettre en œuvre une procédure de réapprovisionnement

  • Réceptionner et contrôler la livraison







Contribution au maintien en état de fonctionnement des équipements disponibles

  • Veiller au bon fonctionnement des équipements disponibles

  • Solliciter le service de maintenance ou la personne ressource

  • Contrôler la remise en état des équipements

  • Rendre compte







Mise à jour et rangement des dossiers

  • Identifier les pièces, les documents à classer

  • Exploiter un schéma de circulation des documents

  • Appliquer une procédure de classement

  • Vérifier le contenu d’un dossier







Enregistrement et sauvegarde des documents et dossiers numériques

  • Organiser une arborescence des dossiers

  • Identifier et modifier les propriétés d’enregistrement d’un fichier, d’un dossier

  • Trier les fichiers et messages électroniques et les ranger

  • Appliquer une procédure de sauvegarde et de restauration







Gestion du courrier électronique

  • Paramétrer et mettre en œuvre un logiciel de messagerie électronique

  • Émettre et recevoir du courrier

  • Classer et filtrer les messages

  • Gérer le carnet d'adresses et les listes de diffusion

  • Respecter les consignes et procédures de sécurité







Repérage de la circulation d’informations, de documents au sein de la structure

  • Caractériser la place de la structure au sein de l’organisation

  • Repérer les acteurs, les postes de travail concernés

  • Identifier les informations nécessaires

  • Rechercher et extraire les données

  • Contrôler la circulation des documents






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