Épreuve e4 : Communication avec les acteurs externes et internes





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BOURGEOIS Raphaël AGI






Dossier d’examen


Situation N°2 : Communication écrite
Epreuve U42 : Entreprise SURBAT

surbat.png

Climatisation et chauffage


BTS Assistant de Gestion de PME-PMI à Référentiel Commun Européen - Session 2013
ÉPREUVE E4 : Communication avec les acteurs externes et internes

Épreuve U42 : Communication interne et externe

Communication écrite et technologie de la communication


Fiche descriptive (épreuve ponctuelle et première situation du CCF)

Nom et prénom du candidat :

BOURGEOIS Raphaël

N° d’inscription : M314070127

Intitulé de la situation de communication :

SURBAT

Fiche de situation de communication n°: 2

Date de réalisation : Mars 2012 Durée de réalisation : 10h

Tâche(s) du référentiel concernée(s) :  Rédaction et diffusion de messages écrits

 Création et modélisation de documents  Facilitation des échanges internes





Contexte de la situation

Cadre général : L’entreprise SURBAT est une entreprise de chauffage et climatisation. Celle-ci souhaite améliorer son image aussi bien à l’extérieur qu’au sein même de l’entreprise. La simplification des procédures améliorerai la cohésion de l’entreprise, et donnerai ainsi une meilleur image, et une meilleure efficacité.
Contraintes : Temps, logiciels, cohérence de la base de données
Ressources : Dossier client, imprimé existant, internet, connaissances personnelles


Objectifs : Faciliter les procédures, gagner du temps, et éviter les erreurs de saisies

Outils et fonctionnalités mobilisés

Outils utilisés :

Microsoft Word

Microsoft Excel

Microsoft Access

Fonctionnalités mises en œuvre :

Traitement de texte, Publipostage, Outil développeur, RECHERCHEV, Fonction SI, Création de Base de données, Requêtes, Etat, Formulaire…

Productions réalisées

  • Logo

  • Lettre de relance

  • Fiche dossier affaire

  • Base de données (Tables, formulaires, états, menu général)

  • Imprimé de remboursement des frais

  • Mode opératoire pour remplir l’imprimé



Sommaire
  • Logo Page 3

  • Base de données : Page 4 à 12

    • Tables Page 4

    • Relations Page 5

    • Formulaires Page 6 à 8

    • Etats Page 9 & 10

    • Menu Général Page 11 à 13

    • Requête publipostage Page 14

  • Lettre de relance Page 15 & 16

  • Fiche dossier affaire Page 17

  • Fiche de remboursement des frais Page 18 & 19

  • Mode opératoire Page 20




Missions à accomplir :

  • Automatiser la relance clients

  • Modéliser la fiche récapitulative d’un dossier affaire

  • Etablir une fiche de remboursement des frais professionnel

  • Réaliser un mode opératoire pour faciliter le remplissage de la fiche de remboursement des frais

Le Logo :
surbat logo.png

L’entreprise SURBAT est une entreprise de climatisation et chauffage ce que l’ancien logo ne transmettais pas comme valeur.

Le logo devait donc être en accord avec l’activité de cette entreprise :

  • Mise en place d’une moitié de flocon de neige (climatisation) et d’une moitié de soleil (chauffage)

  • Utilisation de bleu en référence à la climatisation et de jaune en référence au chauffage



Table Clients :table client.png




Table Affaires :table affaires.png




Table Facture :



table facture.png

Relations :



relations.png

Formulaire Affaires :



formulaire affaires.png


Formulaire Facture :



formulaire facture.png


Formulaire Clients :



formulaire client.png

Formulaire Général :



formulaire général.png

Etat Clients :



etat clients.png

Etat Affaires :



etat affaires.png

Etat Facture :


etat facture.png

menu général - table.png

menu général - etats.png

menu général - formulaires.png


Requête publipostage impayé client du 75 :publipostage création.png



publipostage.png



Madame CHAUMONT Laurence

25 avenue du Général de Gaule

75008 Paris
A Gennevilliers,

Le 30/09/2008
Objet : Lettre de relance
Madame,
Nous nous permettons de vous rappeler que votre compte-client présente à ce jour un solde débiteur de 1500 €. En effet, la facture n°3 que nous vous avons adressé le 01/09/2008 , n'a pas encore été honorée.

L'échéance étant dépassée, nous vous demandons de nous faire parvenir son règlement sous huitaine.
Nous sommes persuadés qu'il s'agit d'un oubli de votre part. Nous nous permettons toutefois de vous indiquer que, à défaut de paiement après cette première relance, nous serions amené à vous facturer les intérêts de retard prévus par nos conditions générales de vente.
Nous vous invitons à nous contacter au cas où ce retard serait volontaire, et cela afin de nous en communiquer les motifs.
Dans le cas où votre règlement aurait été adressé entre temps, nous vous prions de ne pas tenir compte de la présente lettre.
Nous vous prions d'agréer, Madame, l'assurance de notre considération distinguée.

Le comptable

L. BRIAND


Fiche récapitulative dossier affaire



Informationi:\fond.jpgi:\fond.jpgi:\fond.jpg


Devis N° : Cliquez ici pour taper du texte. Date : Cliquez ici pour entrer une date.

Commande N° : Cliquez ici pour taper du texte. Date : Cliquez ici pour entrer une date.

Information Clientfond.jpgi:\fond.jpgi:\fond.jpgi:\fond.jpgi:\fond.jpg


Société : Cliquez ici pour taper du texte. Tel : Cliquez ici pour taper du texte.

Mr Fax : Cliquez ici pour taper du texte.

Nom : Cliquez ici pour taper du texte.


Lieu de l’interventionfond.jpg


Société : Cliquez ici pour taper du texte. Tel : Cliquez ici pour taper du texte.

Choisissez un élément. Fax : Cliquez ici pour taper du texte.

Nom : Cliquez ici pour taper du texte.
Adresse : Cliquez ici pour taper du texte.

Code Postal : Cliquez ici pour taper du texte. Ville : Cliquez ici pour taper du texte.
Détails du travail : Cliquez ici pour taper du texte.


Paiementfond.jpg


Acompte à la commande :  Oui /  Non

Si « Oui », Montant : Cliquez ici pour taper du texte. Date : Cliquez ici pour entrer une date.

Montant de l’intervention : Cliquez ici pour taper du texte.


Fiche de remboursement des frais :



Fiche de remboursement des frais (formules) :



Comment compléter la fiche de remboursement des notes de frais ?

1. Ouvrir le document


Le document est stocké sur l’intranet dans la rubrique documents administratifs

  • Copier/Coller le document« Fiche de remboursement modèle.xls » de l’intranet vers votre espace personnel.

  • Enregistrer le document dans votre espace personnel.

2. Compléter votre profil


  • Saisir votre matricule (les informations vous concernant s’affichent automatiquement).

3. Choisir la période


  • Choisir dans les menus déroulants le mois concerné par les frais ainsi que la puissance fiscale du véhicule.

4. Compléter le tableau


  • Saisir la date des frais en respectant le format indiqué.

  • Indiquer la nature des frais (frais d’essence quotidien, déplacement particulier…).

  • Sélectionner le type de dépenses.

  • Mentionner le numéro du justificatif.

  • Préciser le montant exact.

5. Imprimer et apporter votre fiche de remboursement à Mme Michon service comptabilité




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