Synthèse Par





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c)Introduction


Cette synthèse porte sur la notarisation électronique. Nous débuterons par l’exposition des principes d’une notarisation électronique, puis ses prérequis de fonctionnement et le détail de sa mise en œuvre car une notarisation électronique repose sur une gestion électronique de documents qui s’intègre elle-même dans un processus plus global de gestion de l’information. Durant une seconde partie il sera fait une présentation des architectures qui soutiennent ces services et des moyens de sécurisation qui leur sont associées. Durant cette synthèse les contraintes juridiques Françaises seront détaillées et je m’efforcerai d’imager mes propos par des déploiements industriels réels.

d)Les principes


La notarisation électronique c’est la certification des différentes étapes de l'évolution d'un document électronique.

e)Une stratégie proactive


Une entreprise qui exerce un contrôle serré de son information (facilité d’identification des détenteurs et responsables, des types et des formats des documents, de l’emplacement des systèmes et des documents, etc.) sera mieux en mesure de se conformer à ses obligations légales et de répondre à ses besoins opérationnels. Cela se révèle notamment au moment de l’administration de la preuve en cas d’enquêtes ou de litige). Les notaires sont particulièrement soumis à ces règles.

Des articles de presses mettent en avant que les tribunaux ont déjà critiqués des manquements dans des processus d’administration de la preuve au sein d’entreprises (notamment, le défaut d’émettre des avis de préservation de la preuve aux détenteurs de documents). Mais des notaires ne sauraient être mis en défaut.

En plus de faciliter la conformité aux obligations en matière d’administration de la preuve électronique, une gestion de l’information proactive peut également permettre de réduire de façon significative le risque associé à la conservation inutile de documents. Une entreprise peut ainsi se défaire, en toute confiance, des documents qu’elle détient sans de pareilles justifications. La destruction systématique de tels documents, conformément à un calendrier de conservation, permet non seulement de réduire le volume total d’information au minimum, mais aussi de diminuer le risque qu’une partie adverse y trouve un document particulièrement favorable à ses intérêts dans le cadre d’un litige. Il s’agit de documents dont une entreprise aurait pu se débarrasser légalement par le passé, chose qui lui est maintenant interdite en vertu de l’obligation de préserver la preuve.

La gestion de l’information permet de réduire le volume d’information, mais elle diminue également les délais, le fardeau et, par-dessus tout, les coûts associés aux étapes ultérieures du processus d’administration de la preuve électronique. Les coûts associés à la préservation, à la collecte, au traitement, à la révision et à l’analyse des données sont généralement fondés sur une structure de données par gigaoctet.

http://www.kpmg.com/ca/fr/topics/at-risk-magazine/publishingimages/ed_model_fr.jpg

Le modèle de référence de l’administration de la preuve électronique présenté ci-dessus illustre la relation entre le volume et la pertinence de l’information à différentes étapes du processus. L’état général de préparation d’une entreprise à l’administration de la preuve électronique est largement tributaire de la qualité de sa gestion de l’information. Un plan bien établi et défendable, permettant de répondre aux exigences de l’administration de la preuve électronique et aux avis de préservation de la preuve et d’identifier les documents pertinents, devrait reposer sur de bonnes pratiques en matière de gestion de l’information. Les cabinets de notaire ont la spécificité d’avoir une activité régies par des règles strictes ce qui peut en la matière constituer un avantage par rapport aux largesses dont dispose les entreprises.
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