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f)Une approche globale en matière de réalisation de projets de gestion de l’information


L’approche standard en matière de réalisation de projets de GI exige que soit pris en compte chacun des aspects de la GI qui touche à la gouvernance, à la technologie et à la culture de l’entreprise. Nous l’avons dit plus haut, pour un cabinet de notaire, la tâche est codifiées et donc facilitée bien que chacun des aspects de la GI s’inscrive dans une étape distincte vers une notarisation électronique efficiente.

g)Évaluation préliminaire de la gestion de l’information d’un cabinet de notaire.


Habituellement, l’évaluation préliminaire constitue le point de départ d’un projet de gestion de l’information. Au cours d’une évaluation préliminaire, de l’information vitale pour le projet (telle que de l’information sur l’état actuel de la gouvernance, de la technologie et de la culture, ainsi que les objectifs généraux en matière de gestion) est recueillie par l’examen de documents, de sondages et, à l’occasion, d’entrevues. On extrait alors l’essence même du métier de notaire. Cette étape permet de délimiter l’étendue du projet et de mettre sur pied une feuille de route pratique dans le cadre du projet). De cet examen préliminaire découlera une évaluation de la gestion de l’information, laquelle fournit une image du cadre informationnel du cabinet et permet d’évaluer son degré d’avancement à l’égard de la GI. Ces principes sont bien sur les mêmes pour une entreprise ou un organisme.

Sur le plan de la gouvernance, les documents de gouvernance (c’est-à-dire les politiques, procédures et protocoles) font l’objet d’une analyse des écarts par rapport aux pratiques exemplaires et à d’autres normes de référence du marché. Il est fréquent de constater que certains éléments essentiels des politiques de GI sont dispersés dans divers documents et parfois même au sein de différentes unités d’affaires. À elle seule, cette constatation met en relief le besoin d’adopter une approche globale, normalisée et uniforme en matière de GI et ce, à l’échelle du cabinet mais également du métier de notaire. En somme, cette évaluation initiale et les recommandations qui en découlent devraient permettre d’élaborer la feuille de route du projet.

En second lieu, une EGI vise à donner un aperçu du cabinet : ses unités d’affaires, les divers endroits et territoires dans lesquels elle exerce ses activités, sa structure organisationnelle et, bien entendu, un portrait détaillé des technologies de l’information utilisées. La qualité et l’adéquation du cadre de GI (les politiques, procédures et solutions en matière de technologie) à élaborer et à mettre en place dépendent de la qualité de l’information recueillie à cette étape.

h)Élaboration des politiques, procédures et protocoles


À la suite de l’EGI et afin d’en opérationnaliser les constatations, la deuxième partie d’un projet de GI sera généralement la rédaction ou la modification des documents de gouvernance. Par leur nature, les politiques sont des documents de niveau supérieur qui reflètent les pratiques exemplaires, les objectifs de l’entreprise et les éléments qui lui sont propres. La politique globale en matière de GI établit le cadre de GI du cabinet, ce qui comprend souvent la création d’un comité de GI dont l’objet est d’assurer que l’entreprise et son effectif respectent les principes énoncés dans les politiques sous-jacentes et s’y conforment.

Les politiques elles-mêmes devraient être rédigées de façon technologiquement neutre, de sorte qu’elles reflètent les objectifs et les besoins d’un cabinet de notaire type, plutôt que les moyens technologiques dont on se dotera pour atteindre ceux-ci. Cette façon de faire permet de couvrir tant les documents électroniques que les documents papier.

Pour leur part, les procédures et les protocoles sont des documents plus précis qui soutiennent les politiques et en permettent la mise en œuvre. Par exemple, lorsque vient le temps de procéder à la destruction de documents devenus inutiles, la manipulation de données personnelles et confidentielles exige la prise de précautions particulières. Celles-ci sont quant à elles fondées sur le classement adéquat des documents au moment de leur création. L’utilisation d’un ensemble commun de métadonnées et la mise en place de flux de travail bien conçus favorisent la gestion et l’accomplissement de cette étape sans heurts. En ayant recours à des outils technologiques, l’entreprise est en mesure de maximiser l’automatisation de ses procédures et de ses flux de travail : c’est là où se situe véritablement le rendement des investissements.
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