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i)Sélection et mise en œuvre des solutions technologiques


Le choix d’une solution technologique est un processus à facettes multiples. Ce choix tient compte de l’information technique recueillie dans le cadre de l’EGI, des éléments propres aux ressources du cabinet (ressources humaines, matérielles et financières) et, évidemment, des divers produits offerts sur le marché répondants aux obligations du métier. Pour prendre une décision éclairée, il est de toute évidence avantageux d’avoir recours à des tiers indépendants mais proche du métier qui connaissent le marché et qui peuvent aider, en toute objectivité, le cabinet à identifier la solution adaptée à ses besoins. Cette démarche peut nécessiter la rédaction d’un appel d’offres, la conception d’une grille d’évaluation et la participation aux entrevues avec les fournisseurs ou intégrateurs.

Une fois le choix de la solution technologique arrêté, la mise en œuvre devrait être gérée de façon proactive, ce qui nécessitera la participation de gestionnaires de projets possédant des connaissances spécialisées en matière de gestion du changement. Ce processus permet au cabinet de s’assurer du respect des coûts, des échéanciers et des exigences particulières du projet, de sorte que les notaires et clercs adoptent et maîtrisent la solution retenue.

j)Le changement de culture du cabinet vers une notarisation électronique


Les considérations d’ordre culturel sont possiblement les plus importantes des projets de GI. Compte tenu de la nature de ces projets, qui entraînent généralement la modification des habitudes de travail, obtenir l’adhésion et la participation des notaires et des clercs constitue un enjeu des plus importants vers la notarisation électronique. En effet, on pourrait remettre en question le bien-fondé de ces changements, alors qu’à leurs yeux, les pratiques actuelles fonctionnent très bien. Voilà l’essentiel des points à prendre en considération sur le plan culturel dans le cadre de projets de GI. La communication avec les employés, la disponibilité d’informations sur le projet, les rappels à leur intention et leur implication personnelle sont des aspects relatifs à la gestion du changement qui doivent être examinés et compris dès la première journée du projet.

Dans le cadre d’une politique globale en matière de GI, la mise sur pied d’un comité de GI a également pour but d’assurer la sensibilisation et la formation des employés. Cet aspect devrait permettre de faire en sorte que chaque employé soit conscient de son propre rôle et des responsabilités qui lui incombent en matière d’information et de documents.

k)Les services de notarisation électronique et assimilés, déploiements industriels réels.

  1. Périmètre France - La Chambre Nationale des Huissiers de Justice


On peut distinguer deux types de services de notarisation électronique, les services d'envoi et de réception de messages certifiés par voie électronique et les services d'archivage sécurisé et horodaté de documents numériques.

En France, la Chambre Nationale des Huissiers de Justice propose des services d'envois de courriers électroniques certifiés et de conservation de documents électroniques, dotés d'une valeur probante. Un huissier de justice dresse un procès-verbal de constat établissant la date certaine du dépôt et du contenu, constituant ainsi un élément supplémentaire de la valeur probante. Le fait qu'un officier public et ministériel intervienne dans ce service d'envoi de courriers électroniques constitue une garantie juridique complémentaire du dispositif technique mis en place.

Le portail Jedepose.com a été développé et est opéré par la société Extelia. Il a été conçu par la Chambre Nationale des Huissiers de Justice. Le site Jedepose.com regroupe les offres suivantes :

  • DepoMail® : La mise en œuvre d'un service de courrier électronique certifié faisant l'objet d'un procès-verbal de constat d'Huissier de Justice.

  • AuthentiDoc® : L'archivage sécurisé de documents avec dépôt authentifié par Huissier de Justice.

L’offre proposée s’appuient sur une solution logicielle de chiffrement de disque, SecureDoc associée à une solution d’authentification réseau dite de Pre-Boot intitulée PBConnex. Ces services sont proposés par la société WINMAGIC dont voici l’adresse www.winmagic.com.

l)Prérequis système de l’offre technique WINMAGIC


Operating System

Le client Secure Doc fonctionne sur Windows Server: 32-bit or 64-bit Microsoft Server platform de Windows 2003 ou plus récent. Tous services pack appliqués

RAM

512 MB RAM

Hard Drive

250 MB d’espace disque libre

CPU

Intel, AMD, Cyrix ou processeur compatible (1 GHz ou mieux). AES-NI est supporté seulement sur certains Intel CPUs.

UEFI

UEFI n’est pas supporté par SecureDoc pour Servers.

m)Architecture du système de l’offre technique WINMAGIC




De manière générale ces systèmes s’apparente et repose sur des prérequis, il s’agit de gestion électronique de documents, dont nous allons détailler les principes au chapitre suivant.
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