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Ce qui a convaincu en grande partie les notaires, la politique du Zéro Papier


Lorsque l’on parle de GED un certains nombres d’arguments émergent rapidement. J’ai cru bon d’en exposer cinq dans les lignes suivantes.

  1. Un gain de productivité affiché : « le zéro papier » apporte une réelle une réelle réduction des coûts (papier, encre, imprimante).

  2. Stockage et archivage : « le zéro papier », aiderait notamment à faciliter le classement de documents.

  3. Protection de la planète : A grande échelle « le zéro papier » aurait un impact pour l’environnement.

  4. Sécurité : En utilisant de manière efficiente les nouvelles technologies, « le zéro papier » peut permettre de diminuer le risque d’erreur (perte de document, manque confidentialité…).

  5. Valeur marketing : Il est indiscutable qu’aujourd’hui, les consommateurs, attachent beaucoup d’importance à des concepts pour le développement durable.

Lorsque l’on est notaire et soumis à des durées de conservation très longues, la politique du Zéro Papier prend tout son sens.

p)Le notaire organise et hiérarchise ses documents dans une GED


En opposition à un système conventionnel d’archivage où chaque page doit être classée dans des répertoires, classeurs ou des dossiers compressés, une GED vous permet de faire ce travail en un minimum de temps et de façon entièrement numérisée. Ce gain de temps est le fruit d’une réflexion sur l’archivage et la recherche. Nous pourrions classer tous nos documents dans une organisation de répertoires dans notre disque dur. Avec peu d’archives, cela fonctionnerait bien. Mais plus nous avons de documents, plus l’administration de nos données est difficile. C’est pour cette raison que de nombreuses sociétés s’équipent de base de données (Oracle, MySQL, SQL Server, et autres système de base de données). Les notaires ont fait ce choix pertinents car le gain de temps dans la recherche des actes est considérable.

q)A qui se destine une GED ?


Que ce soit dans le secteur public ou dans le secteur privé quelques soit la taille de l’organisme ou de l’entreprise, il s’agit avant tout de trouver un système adapté à ses besoins.

La taille des archives n’est pas un obstacle, les systèmes gèrent un volume de données illimités et effectuent une gestion de tous les formats de fichiers du grand public (PDF, xls, doc, Vsd,…).

L’ONUDI (A Vienne, Organisation des Nation Unies pour le Développement Industriel), EADS (satellite) font confiance à des sociétés spécialisées dans la GED, mais également des structures régionales et collectivités.

r)Les avantages annoncés d’une GED


  • Plus de sécurité : On parle de coffre-fort numérique

  • Gain de temps : Jusqu’à 80% de temps gagné par rapport à l’archivage papier

  • Plus d’efficacité : De 10% à 20% d’efficacité de travail supplémentaire

  • Moins de frais de stockage : Plus de 50% de gain en termes de frais associé à l’archivage

  • Grande accessibilité : 24h/24h, 7jours/7jours

  • La recherche d’un document est 10 fois plus coûteuse que de le produire et les pertes financières dues à un mauvais classement ou à une perte de données sont considérables.

s)Les enjeux principaux d’une GED


  • Maitriser les flux de document

  • Augmenter les gains de productivité en réduisant le temps de recherche

  • Améliorer la traçabilité des documents

  • Améliorer la fluidité de circulation

  • Accélérer et développer le partage d’information

  • Répondre aux contraintes légales en matière d’archivage

  • Répondre aux exigences des normes qualité Sécurisez le traitement des documents
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