Synthèse Par





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t)Les objectifs d’une GED


  • Contrôler les informations essentielles

  • Sécuriser l’information

  • Partager l’information en temps réel

u)La sécurité d’une GED


Les systèmes de GED ont été conçus pour conserver les informations pendant des années, des dizaines d’années, exactement sous la même forme que l’original.

Pour cela, tous les documents sont en général conservés sous un format d’image (avant d’être compressés). Ces formats image (bitmaps) sont très simples et par conséquent durables.

Une GED travaille avec des formats standard bitmap ouverts et libres – une garantie que les documents originaux seront correctement reproduits pendant des dizaines d’années.

Une GED en termes de sécurité est définis comme :

  • Une base de données : unité organisationnelle dont l’objectif est de collecter et chercher l’information sur la base de critères spécifiques. Une base de données pourrait aussi être comparée à une chambre forte où les données sont stockées de façon sûre.



  • Serveur et client : afin de stocker nos informations, nous choisissons un endroit sûr (le serveur). Seuls les clients qui se sont identifiés peuvent avoir accès à cet endroit. De manière plus abstraite : le serveur offre des services aux clients ; dans notre cas, le service est une base de données.

Exemple de règles de sécurité. Afin de se prémunir du risque de vol massif d’informations, dans le cadre d’une requête portant sur un grand ensemble de documents le système ne l’autorisera pas. On peut configurer une GED pour ne donner que les 10 premiers documents demandés et ne traiter que des lots de 10 documents avec des intervalles temps définis.

v)La réglementation applicable


Il existe deux obligations essentielles, concernant l’archivage, la durée de conservation des documents et le respect des normes, lois et règlementation.

w)La durée de conservation des documents


De nombreux textes de loi imposent la conservation de différents documents.

Voici un tableau récapitulatif sur la durée légale commune de conservation de documents.

Il faut noter que cette durée court à partir de la fin des contrats et non pas à partir de leur date de signature.

Documents

Années

Actes notariés

illimité

Bons de commande

10

Bons de livraison

10

Commandes clients

10

Contrats commerciaux

10

Documents fiscaux

6

Documents d’assurance

30

Factures client

10

Fiches de paye

5

Images – chèques

10

Ordre de bourse

5

Pièce comptables

10

Cependant, ces textes ne prévoient pas les modalités précises d’archivage des documents.

Le support électronique est admis sous deux conditions, le document sous forme numérique doit être signé électroniquement et il doit être archivé.

En règle générale, la preuve informatique est soumise à la libre appréciation du juge quant à la fiabilité du système utilisé.
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