Exemple de programme et projet de voyage





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voyages ET sorties

RECTORAT DE CRETEIL

DACSES

2016

Dossier 1 sur 4






GROUPE DE TRAVAIL

GROUPE DE TRAVAIL ACADEMIQUE

ATTAL Frédérique, agent comptable lycée N-J Cugnot, Neuilly-Sur-Marne

BALLET Maïté, agent comptable lycée Condorcet, Saint-Maur-Des-Fossés

BONTE Hélène, agent comptable Lycée Henri Moissan, Meaux

BOURGEOIS Michel, agent comptable lycée Edouard Branly, Nogent-sur-Marne

BRIVAL Dominique, chef d’établissement collège Pierre Sémard, Drancy

CORBIERE Gabriel, agent comptable lycée André Boulloche, Livry-Gargan

DEPREZ Laurent, chef d’établissement LP Antonin Carême, Savigny-le-Temple

FAURE Catherine, agent comptable Lycée La Tour des Dames, Rozay-en-Brie

HUGOY Franck, Chef du DACSES, rectorat de Créteil

LAISNEY Nathalie, gestionnaire DACSES, rectorat de Créteil

LE GUILLOU Jérôme, chef d’établissement lycée Saint Exupéry, Créteil

MEHOU-LOKO Annie, chef d’établissement collège Victor Hugo, Créteil

PERRON Sylvie, chef d’établissement Robert Schuman, Charenton-le-Pont

PERRON Yannick, chef d’établissement LP Madeleine Vionnet, Bondy

SUEL Catherine, agent comptable lycée François Mansart, Saint-Maur-Des-Fossés

VINCENT Bernard, chef d’établissement lycée Condorcet, Saint-Maur-Des-Fossés

Un remerciement particulier au dynamisme du district de Saint-Maur à l’initiative de ce projet !!


VADE-MECUM VOYAGES & SORTIES

A L’ATTENTION DES ENSEIGNANTS

Chers (es) collègues,

L’organisation d’un voyage ou d’une sortie facultatif en France ou à l’étranger exige le respect de procédures strictes qui engagent nos responsabilités respectives.

Il est important que chacun se conforme à l’ensemble de ces engagements.

Le (la) Chef d’établissement, Le (la) gestionnaire,




VADEMECUM
VOYAGES & SORTIES
ENSEIGNANTS (Chef de Projet)

Documents à conserver

durant le voyage





VOYAGES
SOMMAIRE

1 - Charte

2 - Tâches à charge du chef de projet

3 - Annexes à disposition dans l’ordre d’utilisation au format numérique sur le site de l’établissement

Annexe 1  Fiche Projet voyage

Annexe 1bis Exemple de programme et projet de voyage

Annexe 2  Information des familles / Engagement et Autorisation parentale de sortie du territoire

Annexe 3  Fiche médicale

Annexe 4  Délégation de pouvoir au mandataire

Annexe 5 Bordereau de transmission des règlements

Annexe 6  Liste définitive des participants

Annexe 7 Maintien de la participation au séjour en cas d’activation du plan Vigipirate

Annexe 8  Autorisation de voyage collectif

Annexe 9  Ordre de service

Annexe 10  Recommandations aux régisseurs temporaires

Annexe 11  Décision portant institution d’une régie d’avances

Annexe 12  Compte rendu d’utilisation de régie

Annexe 13  Bilan financier

Annexe 14  Attestation de participation

4 - Formalités pour sortir du territoire français

Spécimen Cerfa de demande du TIR ou du DCEM

Liste des pièces nécessaires à l’obtention du TIR et du DCEM

Annexe 15 Authentification de liste collective tenant lieu de sortie de territoire national


1 – LA CHARTE


CHARTE D’ORGANISATION DES VOYAGES SCOLAIRES

(

Circulaire 2011-117 du 03/08/11, modifiée par circulaire 2013-106 du 16/07/13)

Acte n° du conseil d’administration (C.A) du


  1. PERIODE DES VOYAGES :

Afin de limiter les perturbations du calendrier scolaire et compte tenu des procédures budgétaires, les voyages s’étaleront du au .

  1. CHOIX DES VOYAGISTES :

Pour respecter l’obligation de mise en concurrence fixée par le code des marchés publics, les projets de voyage doivent être remis au chef d’établissement et au gestionnaire conformément au calendrier ci-dessous et au vadémécum mis à disposition des organisateurs (exception pour les jumelages).

Le choix des voyagistes est effectué par la commission des marchés après publication minimale de 15 jours du projet sur le site dématérialisé de marchés publics.


  1. NOMBRE MAXIMUM DE VOYAGES ET SORTIES :

Compte tenu du financement de la participation des accompagnateurs  et de l’autonomie financière de l’établissement :

  • Le nombre global des voyages est limité à x voyages et x sorties facultatives maximum par an.

  • Le tarif maximum applicable à l’ensemble des voyages ainsi que le pourcentage d’augmentation applicable à ce tarif en cas de recours à une compagnie aérienne est fixé à …… € (sauf délibération spécifique du conseil d’administration).




  1. INFORMATION DES FAMILLES :

Les critères de sélection des élèves aux voyages (classes, effectif par exemple) sont communiqués aux familles.

En vertu du principe de précaution, les candidatures d’élèves ayant fait l’objet d’exclusions multiples liées au comportement sont rejetées.

Une liste d’attente est ouverte en cas de désistement.

    1. L’inscription des élèves est effective à :

  • La signature de l’acte d’engagement accompagné du premier versement

  • La transmission d’une pièce d’identité (en cours de validité)




    1. Application des conditions d’annulation stipulées au contrat du voyagiste et énoncées dans l’acte d’engagement en cas de désistement pour d’autres motifs que :

  • Changement d’établissement de l’élève suite à déménagement

  • Exclusion définitive par conseil de discipline de l’élève.




    1.   Aides financières :

Aucun élève ne peut être exclu pour des raisons financières. Il est cependant conseillé aux parents d’éviter les inscriptions multiples.

Les comités d’entreprises prennent en charge tout ou partie du coût des voyages pédagogiques.

Certains se substituent au règlement des familles : pour la prise en charge à titre subrogatoire, des attestations d’inscription au voyage sont délivrées par les organisateurs à la demande des familles.

D’autres remboursent les familles des dépenses engagées. Dans ce cas, des attestations de participation au voyage sont délivrées par le gestionnaire.

Les services communaux d’actions sociales et les fonds sociaux apportent également une aide particulière aux élèves en difficulté. Les demandes doivent être adressées par les familles dans les plus brefs délais. Elles sont étudiées en commission, dans la limite des fonds alloués.


  1. SOUSCRIPTION DU CONTRAT :

  • L’inclusion d’une clause d’annulation dans le contrat est obligatoire

  • L’acceptation des primes de fidélité est formellement interdite. Qualifiée de corruption passive de fonctionnaire dans l’exercice de ses fonctions, elle est gravement sanctionnée (article 432-11 du code pénal)

  • Les gratuités aux accompagnateurs, consenties à titre commercial, doivent s’imputer à l’ensemble des participants

  • La signature du contrat est assujettie à la communication de la liste définitive des participants. En effet, la diminution du nombre d’élèves augmente le prix du voyage,

  • La signature du contrat relève de la seule compétence du chef d’établissement en sa qualité d’ordonnateur. Le non-respect de cette prérogative engage la responsabilité pécuniaire de l’organisateur




  1. FINANCEMENT DES VOYAGES :

Le financement des voyages doit être retracé en totalité dans le budget de l’établissement. Le budget des voyages prévoyant l’ensemble des recettes et des dépenses est voté en équilibre. Les compensations entre séjours sont exclues notamment en cas d’appariement.

    1. Participation des familles

La participation ne doit jamais être supérieure au coût de revient du voyage. Le remboursement des reliquats supérieurs à 8 € est de droit. Il s’effectue à la demande expresse des familles s’ils sont inférieurs.

    1. Subventions

La recherche de financement extérieur est vivement conseillée. Les subventions doivent être sollicitées dans les plus brefs délais afin d’être intégrées dans le budget et répercutées sur la participation des familles.
6-2 Dons

Ils doivent être votés en conseil d’administration. A noter que pour les FSE et MDL, une délibération préalable de leur bureau est nécessaire.



    1. Prélèvement sur fonds de roulement

Le recours au Fonds de roulement intervient le plus souvent pour le financement de la gratuité des accompagnateurs.



    1. Ressources propres

L’affectation de ressources propres au financement de voyages doit être votée dès le premier conseil d’administration de l’année scolaire.


  1. CALENDRIER DE MISE EN ŒUVRE DES VOYAGES :


7-1 Mise au Vote du programme des voyages/sorties : CA du mois de juin.
7-2 Récolement des éléments (nombre d’élèves, lieu de destination, nombre de nuits, type d’hébergement, de visites, type de transport par exemple) : date limite mi-septembre.
7-3 Soumission aux voyagistes des projets par mise en ligne du marché : fin septembre (publication minimale de 15 jours sur le site dématérialisé de marchés publics).
7-4 Choix des voyagistes dans le respect des marchés publics par la commission des marchés : dès clôture de l’appel d’offres.
7-5 Mise au vote du budget prévisionnel des voyages conformément à la décision de la commission des marchés : CA du mois d’octobre
7-6 Diffusion des actes d’engagement au cours de la Réunion d’informations des participants : immédiatement après accord du CA (faire circuler la liste d’émargement des présents)
7-7 Collecte des lettres d’engagements, versements initiaux et pièces justificatives (fiche médicale, autorisation de sortie du territoire, carte nationale d’identité ou passeport, attestation d’assurance dommages et responsabilité civile, carte européenne d’assurance maladie, RIB), clôture des inscriptions et arrêt de la liste des participants : 15 jours après la réunion d’information.
7-8 Signature des contrats de réservation auprès du voyagiste : à réception des accusés-réception.
7-9 Encaissements des participations et règlements des fournisseurs :

  • Encaissement dans le respect de l’échéancier défini conjointement par le chef de projet et l’agent comptable

  • Seuls les chefs de projets mandatés par l’agent comptable sont habilités à collecter les chèques. Les espèces sont versées directement par les participants à la caisse de l’intendance. Un bordereau de transmission des règlements accompagne les versements.

  • L’engagement sur les modalités de paiement (virement administratif de l’acompte < ou = 70% et du solde et régie d’avance) relève de la seule compétence de l’agent comptable.



    1. Vote du budget N+1 de l’établissement : fin novembre-début décembre.




    1. Départ et déroulement :

  • Un ordre de mission est délivré à chaque accompagnateur.

  • Une régie d’avance est remise à la demande du chef de projet qui justifiera de son utilisation.

  • Les coordonnées téléphoniques des personnes ressources et de l’assureur sont remises à chaque accompagnateur.

  • La direction de l’établissement est joignable à tout moment, en cas de difficultés sur place.




    1. Bilan pédagogique et financier :

Le bilan est voté au conseil d’administration suivant le retour du voyage.

Les remboursements des reliquats sont effectués dès que l’acte est exécutoire.


2 – TÂCHES A LA CHARGE DU CHEF DE PROJET




TÂCHES À LA CHARGE DU CHEF DE PROJET POUR TOUT VOYAGE

PREALABLEMENT AU VOTE DU CONSEIL D’ADMINISTRATION


Définition

en liaison avec …

intendance

direction

Juin : Présentation du projet de voyage

  • Solliciter l’autorisation d’organiser le voyage auprès du chef d’établissement

(les objectifs pédagogiques, les garanties de sécurité, les modalités de financement des accompagnateurs et la programmation du séjour seront étudiés préalablement à l’inscription du voyage au projet d’établissement)







X

Septembre : Préparation de la mise en concurrence

  • Renseigner l’annexe 1 «Fiche projet voyage» en collaboration avec le gestionnaire pour la partie budgétaire





X




Mi-octobre : Commission des marchés suivie du Conseil d’Administration

  • Présenter le projet en commission des marchés (le Conseil d’Administration adopte la décision de la commission)

  • Définir le calendrier des opérations de gestion (date de clôture des inscriptions, calendrier des encaissements, date de la réunion d’information et date limite de dépôt des pièces administratives)


X


X
APRES LE CONSEIL D’ADMINISTRATION


A l’issue du CA et dans un délai de 15 jours :

  • Diffuser l’annexe 2 «Informations des familles / Engagement / Autorisation parentale de sortie du territoire», l’annexe 3 « Fiche médicale ».

  • Retirer le contrat de mandat (annexe 4 « Délégation de pouvoir au mandataire) auprès de l’agent comptable ou du gestionnaire

  • Collecter les lettres d’engagement (coupon détachable) accompagnées du premier versement


X




Dès que le vote du CA est exécutoire (15 jours après réception du dernier AR en

provenance des autorités de tutelle) :

  • Remettre les lettres d’engagement accompagnées des chèques (1ier versement) sous « Bordereau de transmission des règlements » (annexe 5) : les versements en espèces sont effectués par les élèves directement à la caisse.

  • Remettre le contrat voyagiste accompagné de l’annexe 6 «Liste définitive des participants» à l’intendance : le contrat sera mis à la signature du chef d’établissement et transmis au voyagiste accompagné de la liste des participants.

  • Diffuser également l’annexe 6 auprès de la vie scolaire et de l’infirmerie et communiquer tout changement potentiel dans la liste des participants (qu’il y ait ou non une incidence financière)





X
X

X

X

Exécution du calendrier :

  • Collecter les chèques (2ième et 3ième versements)

  • Collecter l’intégralité des pièces administratives (fiche médicale, carte nationale d’identité ou passeport, carte européenne d’assurance maladie, assurance dommages et responsabilité civile, RIB et en cas d’activation du plan Vigipirate, l’annexe 7 « Maintien de la participation au séjour »


X

X



X




  1. SEMAINES AVANT LE DÉPART

Renseigner l’annexe 8 « Note d’autorisation de voyage collectif »




X

Mettre à la signature l’annexe 9 « ordre de service accompagnateurs « 




X

Communiquer les modalités de remplacement des cours




X

Se préoccuper des élèves qui ne partent pas




X

Demander la création d’une régie temporaire d’avances ou d’une carte bancaire après avoir visé l’annexe 10 « Recommandations aux régisseurs temporaires »

X




Recouvrer en espèces les chèques rejetés pour défaut d’approvisionnement

X




8 JOURS AVANT LE DEPART

Gestion des menues dépenses sur place :

 Retrait de l’avance à l’intendance sur présentation de l’annexe 11 « Décision portant institution d’une régie d’avance »

X




A L’ISSUE DU SÉJOUR 

Clôture de la régie temporaire :

  • Remettre l’annexe 12 « Compte rendu d’utilisation de la régie d’avances » accompagné des tickets de caisse et du solde éventuel de l’avance

X




Bilan :

  • Présenter l’annexe 13 « Bilan pédagogique et financier » au CA suivant le retour

  • Remettre aux élèves l’annexe 14 « Attestation de participation » au voyage,

  • Informer les familles en cas de reliquats (< 8 €) soumis à demande expresse de remboursement

  • Mise à jour du site

X





3 – ANNEXES









Annexe 1


Année scolaire …. /….
FICHE PROJET DE VOYAGE

PROFESSEURS ACCOMPAGNATEURS (à confirmer)

Nom du chef de projet :

Nom : Discipline :

Nom des accompagnateurs :

Nom : Discipline :

Nom : Discipline :

Nom : Discipline :

Nom : Discipline :




CONSTITUTION DU GROUPE

Nombre d’élèves :

Divisions concernées :

Spécificités :




DATES PRÉVUES

Départ : Retour :




OBJECTIFS PEDAGOGIQUES /PROGRAMME

Joindre une fiche descriptive sur le modèle ci-joint (Crête) faisant apparaître les objectifs pédagogiques et le programme détaillé du séjour.

 Préciser notamment les modalités de transport/transfert, hébergement/repas, visites (jour après jour)

 Prévoir l’assurance annulation et toutes autres charges

 Chiffrer les dépenses sur place pour la constitution d’une éventuelle régie d’avances




BUDGET ET DEVIS

Programme et chiffrage établis en collaboration avec le(s) voyagiste(s) suivant(s) :



Recherche de financement effectuée auprès d’associations, de municipalités, de collectivités, d’administrations, de mécènes (dons privés).




Coût maximum :




CALENDRIER DES ENCAISSEMENTS

Versements

Dates

Montants

1







2







3







Date : Signature du Chef de Projet :


Annexe 1bis


EXEMPLE DE PROGRAMME ET PROJET DE VOYAGE :

LA CRETE : Au fil d’Ariane

(permet de déterminer le cahier des charges)
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