Exemple de programme et projet de voyage





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ORDRE DE SERVICE



Cachet de l’établissement



I – PERSONNEL CONCERNE :


Nom :

Prénom :

Fonction :

Grade :

Discipline :

II – DEPLACEMENT :
FRANCE

VILLE : ___________________________________

OBJET : ____________________________________________________________________________
ETRANGER

  1. Pays sans visa

VILLE : PAYS :

  1. Pays avec visa - Avis de la DRIC en date du :

VILLE : PAYS :

Date de départ : Date de retour :

A ……………………………..... Le …………………………..

Signature du Chef d’Etablissement


collegepierreronsard@wanadoo.fr

Annexe 10




RECOMMANDATIONS

A L’ATTENTION DES REGISSEURS TEMPORAIRES D’AVANCES

ou des bénéficiaires d’avances pour menues dépenses (< 300 €)

ou d’une carte bancaire
Objet de la régie :

  • Les principaux postes de dépenses d’un voyage scolaire ou d’une sortie (hébergement, restauration, transport) ne doivent pas être inclus dans la régie, dans la mesure où ils peuvent faire l’objet d’un ordonnancement préalable.

  • La création d’une régie d’avances répond aux nécessités de prise en charge de certaines dépenses sur place dont l’agent comptable n’est pas en mesure d’effectuer lui-même les règlements correspondants dans le cadre de la procédure d’ordonnancement.

Institution de la régie :

  • La création d’une régie temporaire d’avances est une décision du chef d’établissement, en tant qu’ordonnateur, prise avec l’agrément de l’agent comptable.

Le document instituant la régie d’avances doit préciser le lieu, les dates, les dépenses concernées et le montant de l’avance consentie au régisseur.

Le chef d’établissement procède ensuite à la nomination du régisseur temporaire d’avances qui doit obtenir l’agrément de l’agent comptable.

Il établit éventuellement un cautionnement proportionnel au montant de la régie d’avances. Le régisseur doit conserver précieusement ces documents.

  • L’enseignant nommé régisseur doit retirer l’avance faisant l’objet de la régie auprès de l’agent comptable au plus tard la veille du départ et signer le reçu correspondant.

Réglementation :

  • Pour être instituée, la régie doit avoir été prévue lors du Conseil d’Administration validant le vote du budget prévisionnel du voyage ou de la sortie.

  • L’enseignant doit donc prendre contact avec l’intendance 1 mois avant le voyage pour la création de la régie d’avances. Attention, en cas de demande de CB, prévoir un délai supplémentaire de 2 semaines.



  • Le régisseur est responsable de l’utilisation des sommes confiées :

 Faire attention au maximum par opération mentionnée sur la régie (une même opération ne peut pas faire l’objet de plusieurs factures d’un même fournisseur, ce qui reviendrait à détourner la réglementation). Le paiement en espèces ne peut dépasser les 300,00 € par opération chez un même fournisseur.

 Vous êtes seul(e) habilité(e) à manipuler ces fonds dans le but d’éviter une gestion de fait (en collaboration avec votre suppléant éventuel si l’acte de régie le prévoit).

 Ne pas dépasser le montant (converti dans la monnaie du pays) de l’avance qui vous a été consentie et bien respecter la nature des dépenses initialement prévues lors de la constitution de la régie ainsi que les plafonds fixés par nature de dépense. Seules les dépenses autorisées par l’acte de régie seront validées.

 Faire établir les factures (y compris pour les frais de change) à l’ordre de l’établissement. Les facturettes de cartes bleues ne sont pas admises comme justificatifs.

 Restituer auprès de l’agent comptable (qui effectuera les contrôles prévus par la réglementation sur la comptabilité publique en matière de dépenses) les pièces justificatives (factures conformes) et le solde sur l’avance consentie dès votre retour (annexe 12) ainsi que la carte bancaire.

 Le régisseur d’avances est responsable sur ses deniers personnels des dépenses qu’il engage et de la conservation des justificatifs (responsabilité administrative, pénale, personnelle et pécuniaire). Le régisseur peut souscrire une assurance personnelle.

 En fin de régie, un procès-verbal de clôture de régie sera établi.

A ……………………………………. le ………………………………………

L’Agent Comptable,

(Nom & Prénom)

Vu et pris connaissance,

Le ……………………..

Signature du Régisseur,

(Nom & Prénom)

Cachet de l’établissement


Annexe 11




DECISION PORTANT INSTITUTION D’UNE REGIE D’AVANCE

Le chef d’établissement, ordonnateur des dépenses et des recettes

Vu le décret 92-681 du 20 juillet 1992 relatif aux régies de recettes et aux régies d’avances des organismes publics, modifié
Vu l’arrêté du 11 octobre 1993 habilitant les chefs d’établissement (EPLE) à instituer des régies de recettes et des régies d’avances, modifié

Vu l’instruction codificatrice M9.6 version du 27 avril 2015 relative au cadre budgétaire et comptable des EPLE

Vu la création d’une régie d’avances en date du ………………….

DECIDE

Article Unique

Mme/M. …………………………. est désigné(e) régisseur d’avances de la régie : ………………………………………..

Fait à …………………………... le …………………………..

L’Agent comptable Le Chef d’établissement

Cachet de l’établissement





DECISION PORTANT INSTITUTION D’UNE REGIE D’AVANCE

Séjour en ………………………….. du ……………………..au ………………..………

Le chef d’établissement,

Vu le décret 92-681 du 20 juillet 1992 modifié, relatif aux régies de recettes et aux régies d’avances des organismes publics,

Vu l’arrêté du 11 octobre 1993 modifié habilitant les chefs d’établissement (EPLE) à instituer des régies de recettes et des régies d’avances,

Vu l’instruction codificatrice M9.6 version du 27 avril 2015 relative au cadre budgétaire et comptable des EPLE.

Vu la création d’une régie d’avances en date du ………………….

Arrête :

Article 1ier : il est institué auprès du lycée ……………………. une régie temporaire d’avances pour
le paiement des dépenses suivantes :

Nature des dépenses (à adapter en fonction des besoins) :

Transport en commun

Hébergement-repas

Visites

Article 2 : le montant de l’avance consentie au régisseur est de …………………..

Article 3 : le régisseur est dispensé ou non de cautionnement.

Article 4 : la régie est consentie pour une période de …………... jours du …………… au ………………….

Article 5 : les pièces justificatives des dépenses payées au moyen de cette avance seront remises à l’agent comptable dans le délai maximum de 8 jours à compter de la date de retour.

Article 6 : le chef d’établissement et l’agent comptable sont chargés, chacun en ce qui le concerne de l’exécution de la présente décision.

Fait à ……………………………, le ………………………....

L’Agent comptable Le Chef d’établissement

Cachet de l’établissement


Annexe 12




COMPTE RENDU D’UTILISATION DE LA REGIE D’AVANCES
Chef de projet :

Destination :

Montant de l’avance :

Montant total des dépenses justifiées : …………………………………… rejetées : ………………………….

Solde restitué :

Service

Montants

Utilisation

Observations

AP VOY




Transports




























Sous total










Visites




























Sous total










Hébergement




























Sous total










Divers








































Total



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