Exemple de programme et projet de voyage





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VOYAGES À L’ÉTRANGER

Formalités administratives à effectuer 2 mois minimum avant la date du départ :

Avant tout voyage à l’étranger, il y aura lieu de respecter très attentivement les formalités préalables, afin d’éviter des difficultés au moment du passage de la frontière ; notamment le ministère des affaires étrangères fournit des conseils régulièrement actualisés (plan Vigipirate) qui sont accessibles à partir du lien suivant : http://www.diplomatie.gouv.fr/fr/conseils-aux-voyageurs909/index.ttlm

Il conviendra en particulier de s’assurer avant le départ que l’on est en possession des documents nécessaires pour permettre à tous les élèves de franchir les différentes étapes du voyage (entrée dans le pays de destination, passage par les pays de transit, retour en France).

Ci-après le tableau qui vous permettra de vérifier pour chaque élève les documents dont il doit disposer :

Formalités pour sortir du territoire français

Voyages scolaires à destination …




Avec les élèves

d’un État membre de l’espace Schengen

d’un État membre de l’Union européenne n’appartenant à l’espace Schengen

d’un État tiers à l’Union européenne ou à l’espace Schengen




Elèves mineurs




de nationalité française

OU

ressortissant d’un Etat membre de l’Union européenne ou le l’espace Schengen


  • Autorisation de participation
    à une sortie à caractère facultatif signée par la ou les personnes exerçant l’autorité parentale sur l’enfant

  • Titre en cours de validité certifiant l’identité du mineur :

  • carte nationale d’identité

ou

  • passeport au nom de l’enfant

ou

- passeport collectif pour jeunes (accord européen sur la circulation des jeunes de 1961) uniquement pour les élèves français.


  • Autorisation de participation
    à une sortie à caractère facultatif signée par la ou les personnes exerçant l’autorité parentale sur l’enfant

  • Titre en cours de validité certifiant l’identité du mineur :

  • carte nationale d’identité

ou

  • passeport au nom de l’enfant

ou

- passeport collectif pour jeunes (accord européen sur la circulation des jeunes de 1961) uniquement pour les élèves français.


  • Autorisation de participation
    à une sortie à caractère facultatif signée par la ou les personnes exerçant l’autorité parentale sur l’enfant

  • Titre en cours de validité certifiant l’identité du mineur :

- carte nationale d’identité acceptée sous certaines conditions dans certains pays tiers, consulter : http://www.diplomatie.gouv.fr/fr/conseils-aux-voyageurs_909/index.ttlm

ou

- passeport au nom de l’enfant éventuellement revêtu d’un visa délivré par le pays de destination (se renseigner auprès du consulat du pays de destination sur les exigences d’entrée et de séjour).

ou

- passeport collectif pour jeunes (accord européen sur la circulation des jeunes de 1961) uniquement pour les élèves français.




Elèves majeurs




  • Titre en cours de validité certifiant l’identité du majeur :

- carte nationale d’identité

ou

- passeport en cours de validité

  • Titre en cours de validité certifiant l’identité du majeur

- carte nationale d’identité

ou

- passeport en cours de validité

  • Titre en cours de validité certifiant l’identité du majeur

- carte nationale d’identité

ou

- passeport éventuellement revêtu
d’un visa




Voyages scolaires à destination …

Avec les élèves

d’un État membre de l’espace Schengen

d’un État membre de l’Union européenne n’appartenant à l’espace Schengen

d’un État tiers à l’Union européenne ou à l’espace Schengen

Elèves mineurs

ressortissants d’un État tiers n’appartenant pas à l’Union européenne ou à l’espace Schengen

  • Autorisation de participation
    à une sortie à caractère facultatif signée par la ou les personnes exerçant l’autorité parentale sur l’enfant



  • Titre en cours de validité certifiant l’identité du mineur :

- le passeport au nom de l’enfant accompagné d’un des documents ci-dessous :

- visa de long séjour

ou

- DCEM document de circulation pour étranger mineur (si l’enfant est né à l’étranger à retirer en préfecture)

ou

- TIR titre d’identité républicain (si l’enfant est né en France à retirer en Préfecture)

ou

- document de voyage collectif intitulé « liste d’écoliers voyageant dans le cadre d’une excursion scolaire à l’intérieur de l’Union européenne » tenant lieu de passeport collectif et de visa d’entrée (cf. circulaire du 2 janvier 1996 et note du 16 octobre 1996 prises en application de la décision 94/795/JAI du Conseil de l’Union européenne du 30 novembre 1994).

  • Autorisation de participation
    à une sortie à caractère facultatif signée par la ou les personnes exerçant l’autorité parentale sur l’enfant




  • Titre en cours de validité certifiant l’identité du mineur :

- le passeport au nom de l’enfant éventuellement revêtu d’un visa délivré par le pays de destination (se renseigner auprès du consulat du pays de destination sur les exigences d’entrée et de séjour) accompagné d’un des documents ci-dessous :

- visa de long séjour

ou

- DCEM document de circulation pour étranger mineur (si l’enfant est né à l’étranger à retirer en préfecture)

ou

- TIR titre d’identité républicain (si l’enfant est né en France à retirer en Préfecture)

ou

- document de voyage collectif intitulé « liste d’écoliers voyageant dans le cadre d’une excursion scolaire à l’intérieur de l’Union européenne » tenant lieu de passeport collectif et de visa d’entrée (cf. circulaire du 2 janvier 1996 et note du 16 octobre 1996 prises en application de la décision 94/795/JAI du Conseil de l’Union européenne du 30 novembre 1994).


  • Autorisation de participation
    à une sortie à caractère facultatif signée par la ou les personnes exerçant l’autorité parentale sur l’enfant




  • Titre en cours de validité certifiant l’identité du mineur :

- le passeport au nom de l’enfant éventuellement revêtu d’un visa délivré par le pays de destination (se renseigner auprès du consulat du pays de destination sur les exigences d’entrée et de séjour) accompagné d’un des documents ci-dessous :

- visa de long séjour

ou

- DCEM document de circulation pour étranger mineur (si l’enfant est né à l’étranger à retirer en préfecture)

ou

- TIR titre d’identité républicain (si l’enfant est né en France à retirer en Préfecture)


Elèves majeurs




  • Titre en cours de validité certifiant l’identité du majeur :

- titre de séjour

ou

- passeport

  • Titre en cours de validité certifiant l’identité du majeur :

- titre de séjour

ou

- passeport

  • Titre en cours de validité certifiant l’identité du majeur

- titre de séjour

ou

- passeport éventuellement revêtu d’un visa




Au minimum 1 mois avant la date du départ :

L’autorisation d’un voyage collectif composée d’une note (annexe 8) portant sur l’organisation du voyage et les ordres de service (1 par accompagnateur) (annexe 9) doivent être adressée à la DSDEN du ………… (service ……….) – ………………. – ……………………….


Tél. 01.41.81.12.34 Fax. 01.41.81.12.39

collegepierreronsard@wanadoo.fr

Tél. 01.41.81.12.34 Fax. 01.41.81.12.39

collegepierreronsard@wanadoo.fr

Annexe 15




DEMANDE D’AUTHENTIFICATION

DE LISTE COLLECTIVE

(en vigueur uniquement dans certains pays hors U.E. : )

Voyage scolaire du au

Lieu :

En : avec transit :

Objet : Demande d’authentification de liste collective tenant lieu de sortie de territoire national

Monsieur le Préfet du Val de Marne,

J’ai l’honneur de vous soumettre ci-joint, pour authentification, une liste collective d’autorisation de sortie du territoire national pour les enfants participants, sous la responsabilité de notre lycée, au voyage mentionné ci-dessus.

L’exactitude de l’état civil ainsi que la nationalité française des jeunes inscrits sur cette liste ont été dûment vérifiées par mes soins.

Les intéressés sont d’autre part en possession d’une carte nationale d’identité ou d’un passeport en cours de validité.

Les autorisations de sortie du territoire national de ces mineurs, fournies par les personnes exerçant l’autorité parentale sont en possession de mes services.

Le Chef d’Etablissement,

Le …………

SORTIES
SOMMAIRE

1 - Exemple de procédure d’organisation d’une sortie pédagogique facultative

2 - Annexes à disposition dans l’ordre d’utilisation au format numérique sur le site de l’établissement

Annexe 16 Fiche Projet sortie

Annexe 17  Lettre d’engagement des familles

EXEMPLE DE PROCEDURE

D’ORGANISATION D’UNE SORTIE PEDAGOGIQUE





  1. Répartition du budget « sorties pédagogiques »

Le groupe de travail, en commission du XX XXXXX 20XX, a décidé d’attribuer dans le respect du principe d’égalité de traitement, X € par élève et par an au titre de la gratuité des sorties pédagogiques.

Ce budget de X XXX € est financé par prélèvement sur fonds de roulement et la taxe d’apprentissage. Chaque classe dispose d’un crédit proportionnel à son effectif dont le suivi est assuré par l’intendance.

Les crédits non utilisés au 30 juin seront reportés sur le trimestre septembre/décembre 20XX. Une nouvelle réunion du groupe de travail définira les modalités de redistribution des reliquats.

  1. Organisation d’une sortie pédagogique



  1. Principe

Sorties et voyages sont soumis à la même réglementation, un voyage se définissant comme une sortie facultative de plusieurs jours.

Les sorties obligatoires s’effectuent sur le temps scolaire et ne doivent pas être financées par les familles. Elles deviennent facultatives dès qu’une participation financière est requise.

Les sorties hors temps scolaires sont gérées par le foyer.

Le conseil d’administration autorise l’agent comptable à encaisser la participation au titre des sorties facultatives dans la limite de XX €. En conséquence les sorties facultatives > XX € par participant doivent faire l’objet d’une programmation annuelle pour être inscrites au budget. Tout recours au prélèvement sur fonds de roulement ou à un don du foyer en cours d’année requiert la tenue d’un conseil d’administration.

Un dossier, composé d’annexes accessibles au format numérique sur le site du Lycée Mansart, décrit les tâches à charge du chef de projet. Seules les annexes 1/ 2/ 4/ 5 et 6 sont utiles à l’organisation d’une sortie.

  1. Demande d’autorisation

Obligatoires ou facultatifs, les projets de sorties doivent préalablement à leur réalisation être soumis à l’accord du chef d’établissement.

La fiche « Projet Sortie pédagogique »  (annexe 1) est à retirer auprès du secrétariat de direction. Elle doit être déposée si possible 15 jours avant la date de la sortie auprès du secrétariat de direction après avoir été visé par l’adjoint gestionnaire et le chef des travaux.

  1. Budget prévisionnel

Une attention particulière doit être portée au volet financier afin d’équilibrer le budget en recettes et en dépenses. Le coût total de la sortie étant réparti sur l’effectif des participants, la communication de ces deux variables est indispensable à l’élaboration du budget prévisionnel et la détermination de la participation financière individuelle.

Lorsque qu’une sortie se déroule sur une demi-journée, il est de surcroît nécessaire d’indiquer le nombre de demi-pensionnaires qui ne consommeront pas leur repas.

Le budget prévisionnel est arrêté à l’intendance avec le chef de projet. La demande est soumise au barème et la disponibilité des crédits pour la classe concernée est vérifiée.

  • Les crédits sont disponibles : la prise en charge s’effectue dans la limite de X € par élève.

  • Les crédits ont déjà été mobilisés : la participation individuelle est calculée au vu des éléments communiqués.

Selon le coût de la sortie, la prise en charge est totale ou partielle. En cas de financement des familles, les sorties autorisées deviennent facultatives.

  1. Réservation de la sortie

La réservation est faite auprès de l’organisme par l’envoi d’un bon de commande.

Après autorisation de la sortie par le chef d’établissement et encaissement éventuel des participations financières, il est remis au chef de projet un exemplaire du bon de commande.

La totalité des sommes dues au titre des sorties facultatives doit être recouvrée avant le jour de la sortie.

  • Le professeur doit être expressément autorisé par l’agent comptable (annexe 4) pour la collecte des chèques. La transmission des règlements à l’intendance s’effectue sous bordereau (annexe 5).

  • Les espèces sont perçues directement à la caisse. La liste des participants (annexe 6) doit être communiquée à l’Intendance à l’appui du coupon détachable (annexe 2).
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