Vous êtes élu au Bureau de l’A. P. E. ou au Comité et vous ne savez pas par quel bout commencer votre mission, ni comment la mener à bien…





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LE MEMENTO 2014 DE L’APEISTE DU LYCEE SAINT-LOUIS
LE MEMENTO 2014 DE L’A.P.E.ISTE DU LYCEE SAINT-LOUIS

Aujourd’hui commence pour vous, cher Apéiste, une nouvelle aventure au pays de la prépa.

Vous êtes élu au Bureau de l’A.P.E. ou au Comité et vous ne savez pas par quel bout commencer votre mission, ni comment la mener à bien…


Ce mémento est fait pour vous aider, pas à pas, échéance après échéance, sujet par sujet…
Bref, si vous ne vous en sortez pas c’est que vous y mettez de la mauvaise volonté.


Quatre gros points occupent notre mission dans l’année :


  • Les bulletins qui paraissent 3 fois par an (fin Septembre pour la rentrée, Décembre pour l’inscription aux concours et Avril pour les intégrations).




  • Les conférences scientifiques pour les élèves (4 à 5 dans l’année de Septembre à Mars) et santé (une pour les étudiants et une pour les parents, en Novembre).




  • Les logements étudiants, avec notamment une prospection et remise à jour du fichier des logements en Avril-Mai.



  • Nos analyses de résultats ainsi que nos enquêtes tant auprès des anciens élèves que des parents



Au-delà de ces points importants, le site internet et la page Facebook sont d’autres vitrines de l’A.P.E. qu’il ne faut surtout pas négliger.






Les buffets de Décembre et Juin permettent de rencontrer les parents, l’administration du lycée et les professeurs.

Notre participation aux journées d’information du lycée en Février est indispensable pour rencontrer les futurs parents et étudiants.
Tout le schéma de nos actions est dans ces pages.
En complément vous trouverez des modèles de courriers, compte-rendus, messages à poster sur le site, calendriers, etc… sur la DropBox de l’A.P.E.

Bonne lecture et bonne mission !

SOMMAIRE
Dans les pages suivantes, vous trouverez les informations classées par :

  • Echéancier,

  • et thème.


Toutes les expressions soulignées en bleu sont accessibles directement par lien hypertexte en pointant la souris sur l’expression puis en cliquant simultanément sur la touche « Ctrl » et un « click » gauche de la souris0



  1. L’échéancier est classé de Septembre à Août d’une année scolaire (des renvois aux thèmes sont signalés par une flèche bleue ►) :




  • Septembre : rentrée, déclarations, Bulletin n°1.

  • Octobre : élections.

  • Novembre : conférence santé, enquête résultats concours, lancement Bulletin n°2.

  • Décembre : buffet A.P.E..

  • Janvier : Inscriptions concours & choix de TIPE.

  • Février : Journées d’information du lycée. Lancement bulletin n°3

  • Mars : Enquête parents, bourses, concours.

  • Avril / Mai : Préparation Bourse aux logements.

  • Juin : Bourse aux logements, buffet de fin Juin.

  • Juillet / Août : Adhésions et logements. Fin Août préparation de la rentrée.



  1. Les thèmes :




  • Alpha : le démarrage.

  • Adhésions, adhérents.

  • Administration : qui fait quoi, à qui s’adresser.

  • Admission

  • APB

  • Assurances de l’A.P.E.

  • Banque de l’A.P.E. : comment gérer et avec qui.

  • Bourses : pour qui, quoi et à qui demander.

  • Buffets : quand, comment, avec qui.

  • Bulletins : Rédaction, sponsorisation, publicité, envoi….

  • Bureau : organisation, rôle,

  • Calendrier : comment, pour qui.

  • Comité : organisation, rôle.

  • Concours : conseils.

  • Conférences et expositions, les liens avec des labos, le CDI….

  • Conseils de classe

  • Déclarations aux Administrations

  • Élections : mise sous pli, déclaration, vote….


  • Équipes pédagogiques : référents dans les différentes filières et départements.

  • Enquêtes et Questionnaires.

  • Formulaires A.P.E. types : modèles de courriers,…

  • Français

  • Groupes de travail

  • Guides

  • Informatique : les outils de l’A.P.E.

  • Informatique : les procédures A.P.E.

  • Informatique : WordPress (le site)

  • Informatique : Univers Google

  • Informatique : Agenda Google

  • Informatique : Google Maps Engine

  • Informatique : Dropbox

  • Informatique : Facebook

  • Informatique : GMail

  • Informatique : Wikipedia

  • Inscriptions

  • Journées d’information.

  • Journées d’information (FAQ)

  • Langage Python

  • Langues vivantes à Saint-Louis

  • Lexique de la Prépa

  • Logements : prospection, mise en place du fichier, bourse aux logements.

  • Logistique

  • Lycée Saint-Louis

  • Oraux’Scopes

  • Photographies & Droit à l’image.

  • Plan du lycée

  • Publicité

  • Règlement Intérieur

  • Réunion de rentrée

  • Réunions mensuelles : classement par mois, avec un thème dominant.

  • Revues spéciales Prépa

  • Santé des étudiants

  • Sécurité sociale

  • Statuts

  • Tarifs du lycée

  • TIPE



PARTIE 1 :

ECHEANCIER





SEPTEMBRE

CALENDRIER POUR LES PARENTS FIN AOUT :
Afficher un message sur le site internet fin Août intitulé : « Parents : quelques dates pour la rentrée 20XX à Saint-Louis ».

  • Voir modèle de message dans la Dropbox

  • Réunions mensuelles



CALENDRIER POUR LES PARENTS SEPTEMBRE :
Afficher un message sur le site internet intitulé : « Calendrier prévisionnel des réunions de parents au premier trimestre ».

  • Voir modèle de message dans la Dropbox

  • Réunions mensuelles


1ER MERCREDI DE SEPTEMBRE À 18H :

Faire une réunion de pré-rentrée à laquelle sont conviés uniquement les parents qui souhaitaient, lors de l’adhésion à l’A.P.E., faire partie de l’équipe du Comité.
Cette réunion doit donner les grandes lignes de ce qu’est l’A.P.E, ses missions et les façons de s’y engager (un peu, beaucoup, à la folie).
Cette réunion a lieu dans la salle TV ; réserver la salle TV de Mme Mascetti : amascetti-daran@ac-paris.fr fin Août.

Rappeler la réunion au secrétariat administratif 2/3 jours avant pour confirmation de la salle.

  • Réunions mensuelles

  • Comité



1ER SAMEDI APRÈS LA RENTRÉE À 10H :

Rappeler la réunion au secrétariat administratif 2/3 jours avant pour la mise en place de la chapelle.

Réserver la chapelle auprès de Mme Mascetti

amascetti-daran@ac-paris.fr et du Père S.Lemerle  ps.lemerle@wanadoo.fr

La première réunion mensuelle de l’A.P.E. est l’occasion de présenter le bilan de l’A.P.E., puis de demander au cours de l’AG s’il y a des parents qui souhaitent s’engager de façon active dans l’A.P.E… ainsi est élu le Comité (maximum 20 personnes qui seront véritablement impliquées dans la marche de l’A.P.E.).Bien indiquer que l’A.P.E. a une mission et donc qu’il s’agit d’un engagement réel et pas une étiquette à ajouter à sa carte de mondanités).
À l’issue de cette AG, le Comité se réunit et procède à la mise en place du Bureau (voir règlement intérieur).

  • Le Comité est composé de 20 personnes maximum,

  • Le Bureau est composé de 6 personnes : Président(e), Vice-Président(e)s, Secrétaire, Trésorier(e), Trésorier(e) Adjoint(e).

Prévoie un régisseur en charge de la logistique.
Puis poster sur le site :

  • Le calendrier prévisionnel du 1er semestre. Celui-ci doit également être envoyé à nos correspondants

  • Voir modèle de message dans la Dropbox

  • Calendrier

  • Le compte-rendu de la 1ère réunion :

  • Voir modèle de CR dans la Dropbox

  • Voir modèle de message de CR dans la Dropbox

  • Réunions mensuelles

  • Comité

  • Règlement intérieur

  • Statuts

  • « Alpha »

  • La vidéo en ligne de la 1ère réunion.



CALENDRIER A.P.E. EN DIRECT :

Poster un message sur le site rappelant la procédure pour télécharger l’agenda de l’A.P.E. dans un agenda électronique.

  • Voir modèle de message dans la Dropbox


ADMINISTRATION :

Président(e) et vice-président(e) : prendre rendez-vous avec Madame la Proviseure pour se présenter (plus un premier calendrier, celui du 1er trimestre), lui donner les grandes lignes de notre mission avec notamment les conférences scientifiques et l’assurer de notre partenariat (reprendre les grands thèmes de la plaquette d’information aux nouveaux parents), et voir les modalités d’envoi des élections.

DOCUMENTS ADMINISTRATIFS & DÉCLARATIONS :
Tous les modèles de PV, courriers,… sont dans la Dropbox.


  • Etablir un Procès-verbal d’assemblée générale comprenant le rapport moral, le bilan financier et l’élection des nouveaux dirigeants de l’A.P.E. Ce PV sera adressé à la Préfecture.

  • Assemblée Générale

  • Faire la déclaration à la Préfecture du changement de dirigeants de l’association.

  • Déclaration préfecture

  • Faire la déclaration à l’administration du lycée des personnes qui se présentent à l’élection au CA (et autres instances).

  • Conseil d’Administration

  • Faire autorisation pour entrer dans le local A.P.E. et les personnes à qui la loge peut confier les clés en échange de signature sur carnet.

  • Déclaration

  • Faire la déclaration à la direction de l’agence bancaire et prendre rendez-vous pour changement de signature sur le compte (4 signatures max).

  • Banque

  • Adresser à l’Administration du lycée, un calendrier des manifestations de l’A.P.E. pour l’année (ou le premier trimestre).

  • Calendrier

  • Adresser à l’Aumônier de la chapelle du lycée, un calendrier des manifestations de l’A.P.E. pour l’année (ou du premier trimestre) et l’inviter à la première réunion mensuelle pour une première prise de contact.

  • Calendrier

  • Réunions mensuelles



EQUIPES PEDAGOGIQUES :

Le tableau des équipes pédagogiques est publié dans la 2ème semaine de Septembre.

Relayer l’information sue le site de l’A.P.E.

  • Voir modèle de message dans Dropbox.


ANNONCE DERNIERE AFFECTATION SCEI :

Info disponible vers mi-septembre à relayer sur le site internet.

  • Voir modèle de message dans Dropbox.

  • Concours



BULLETIN N°1 : OBJECTIF FIN SEPTEMBRE :

Sortie du bulletin n°1 pour la fin Septembre.

L’équipe du bulletin de l’année précédente s’est normalement occupée de la sortie de ce bulletin au 3ème trimestre précédent. Le poids du bulletin ne doit pas excéder 120g (soit 48 pages avec la couverture).

Faire un rappel aux sponsors de l’année précédente pour une nouvelle campagne de pub annuelle.

  • Bulletins



RÉUNION DE COMITÉ DE SEPTEMBRE:

Prévoir une première réunion du Comité vers la fin Septembre pour la constitution des groupes de travail : Conférence, bulletin n°2, logistique des réunions et des buffets, Internet… et pour constituer une équipe de volontaires pour effectuer la mise sous plis des matériels de vote au début octobre.

  • Voir modèle de CR dans la Dropbox

  • Comité

  • Élections


Rappeler la réunion au secrétariat administratif 2/3 jours avant pour confirmation de la salle.
Lors de cette réunion :

  • Faire une photographie de chaque membre du Comité. Elle permet de créer un trombinoscope sous format Excel puis PDF (cf Dropbox).

  • Faire l’élection du bureau,

  • Distribuer le règlement intérieur à chacun des membres,

  • Créer les groupes de travail : conférences, bulletins, conf santé, internet, questionnaires, logement… Faire un fichier Excel,

  • Créer la liste de référents sur fichier Excel,

  • Désigner un régisseur,

  • Faire un trombinoscope des personnes autorisées à prendre les clés. A déposer à la conciergerie.

  • Désignation des représentants aux instances du lycée (titulaires et suppléants),


Pour chaque réunion de comité ou réunion mensuelle, penser à prévenir l’administration du lycée pour qu’une équipe technique mette à la disposition de l’A.P.E. le matériel nécessaire (écran, micro, chauffage en hiver…).
Prendre RV avec l’infirmière pour organiser la conférence Santé pour les Parents en Novembre.
OCTOBRE
MISE EN LIGNE DU PREMIER BULLETIN :

Poster un message sur le site

  • Voir modèle de message dans la Dropbox



MISE SOUS PLIS :

Les matériels de vote et les bulletins sont à envoyer à environs 1.600 destinataires.

Il faut prévoir une équipe d’au moins 10 personnes pour la mise sous plis qui peut s’étaler sur un après-midi et un samedi matin de début Octobre.

Il faut classer les enveloppes par département et les mettre dans des caisses postales par département (DOM-TOM et étranger à part).

Poster sur le site un message de convocation aux élections.
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