Vous êtes élu au Bureau de l’A. P. E. ou au Comité et vous ne savez pas par quel bout commencer votre mission, ni comment la mener à bien…





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Élections



RÉUNION MENSUELLE & ÉLECTIONS MI-OCTOBRE :

Prévenir les adhérents, par courriel de la date de la réunion mensuelle 10 jours avant, en donnant ordre du jour, lieu et heures (9h - 13h). Envoyer aux adhérents le questionnaire pour la proviseur.

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Rappeler la réunion au secrétariat administratif 2/3 jours avant pour la mise en place de la chapelle.

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Vérifier auprès des personnes chargées de la logistique des réunions, qu’une équipe est en place pour la mise en route de la chapelle dès 9 h 30.

Rappeler la réunion au secrétariat administratif 2/3 jours avant pour confirmation de la salle.
La réunion mensuelle d’octobre est consacrée aux élections.
Objectif : expliquer aux parents ce que sont les groupes de travail au sein de l’A.P.E. et les différentes commissions du lycée.
Pour la sécurité sociale et les inscriptions cumulatives, voir avec le service Scolarité ce qui a été annoncé aux élèves.
Profiter de cette réunion pour présenter la caisse de solidarité (demander les comptes de la caisse de solidarité à l’intendant au moins 15 jours avant : ces comptes doivent comprendre le solde de la caisse et les dépenses de la caisse).
Mme le Proviseur et l’intendant sont invités en 2e partie pour une petite présentation du lycée et répondre aux questions des parents.

Ne pas oublier d’inviter Mme le Proviseur suffisamment tôt ainsi que l’intendant.
Les questions sont à formuler sur un formulaire mis en ligne sur le site.

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Il est aussi possible de formuler les questions sur papier (tirer suffisamment de coupons-questions pour distribuer pendant la réunion). Prévoir la logistique coupons-questions.
Les élections sont un des moments privilégiés (avec la bourse au logement) pour recruter de nouveaux adhérents.
Prévoir un casse-croute ou une collation pour les membres du Comité qui seront présents de 9 h à 14 h (ou leur demander d’apporter leur casse-croûte) et prévoir quelques viennoiseries et café ou thé pour le démarrage à 8 h 30 (préparation du parloir pour les élections à 9 h).

  • Réunions mensuelles



COMPTE-RENDU DE LA REUNION DES PARENTS D’OCTOBRE :

Poster le compte-rendu sur le site

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CONFÉRENCES SCIENTIFIQUES :

Généralement la première conférence scientifique a lieu en Octobre. En Novembre et Décembre, prévoir également des conférences… cela permet de donner quelques possibilités de contact pour les TIPE et de peaufiner les sujets de TIPE.

Prévoir la logistique pour cette conférence.

Demander l’accès au parking pour le conférencier si nécessaire auprès du secrétariat administratif.
Les conférences doivent avoir lieu le mercredi à 17 h 10 (pour permettre aux étudiants de sortir de cours) et jusqu’à 18h30 (heure du dîner au self, les étudiants non internes doivent avoir quittés l’établissement avant 20 h).

Les conférences sont annoncées sur le site avec les # « A.P.E. général » et « Conférence ».

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  • Conférences

  • TIPE



CALENDRIER SCEI

Mi- Octobre SCEI publie sur son site les résultats de concours MP, PC, PSI et BCPST. Le signaler sur le site.

Préciser que les résultats EC sont regroupés sur le site SIGEM et que le lycée publie les statistiques sur ses élèves.

L’A.P.E. en fait une restitution lors de la réunion de décembre.

Il publie aussi un planning des concours. A indiquer sur le site.

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CONFERENCES « SANTE » DE NOVEMBRE :

Contacter dès la mi-Octobre les infirmières pour organiser les conférences Santé qui se déroulent mi-novembre tant pour les élèves que pour les parents.

  • Conférences

  • Santé



POUR LE WEBMESTRE : désactiver le widget « Vous êtes propriétaire d’une chambre à louer pour un étudiant »

NOVEMBRE

RÉUNION COMITÉ :

Prévoir une réunion du Comité au début novembre pour décider de la mise en place du bulletin de Décembre, des actions A.P.E. possibles (vote des budgets conférences), le budget pour l’année scolaire, le calendrier, le travail sur le site internet et la réunion mensuelle de Novembre.

Prévoir le buffet de décembre.

Prévoir d’inviter d’anciens élèves justes intégrés pour témoigner à la réunion des parents de Décembre. Piocher dans les enfants d’anciens de l’A.P.E.

Rappeler la réunion au secrétariat administratif 2/3 jours avant pour confirmation de la salle.

  • Comité

  • Buffet

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RÉUNION MENSUELLE – CONFERENCE SANTE :

Prévenir les adhérents de la date de la réunion mensuelle 10 jours avant par courriel et via le site, en donnant l’ordre du jour, le lieu et les horaires.

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Rappeler la réunion au secrétariat administratif 2/3 jours avant pour la mise en place de la chapelle.

Vérifier auprès des personnes chargées de la logistique des réunions, qu’une équipe est en place pour la mise en route de la chapelle dès 9 h 30.
La réunion mensuelle de Novembre est consacrée à la conférence Santé pour les parents qui depuis 2013 est en Novembre et non en Février, à la demande des parents.

La conférence est gérée par l’infirmière mais l’A.P.E. y joue un rôle actif : présentation des intervenant(e)s, gestion des questions et du micro baladeur.

Le courriel et l’annonce internet comportent un lien vers un formulaire pour les questions à poser aux intervenant(e)s
Un compte-rendu est posté sur le site.

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  • Conférences

  • Santé

  • Réunions mensuelles



BULLETIN N°2 :

Le bulletin n° 2 doit sortir avant les vacances scolaires de Décembre : les parents le reçoivent juste au moment des vacances et peuvent en discuter avec leurs étudiants.
Ce bulletin est consacré principalement aux inscriptions aux concours. 150 g maximum (soit : 64 pages max avec les couvertures sur papier intérieur 70 g et 90 g pour la couverture).

Lors de la réunion de Comité prévoir la répartition des tâches rédactionnelles et recherche d’informations sur le site SCEI et BCE/ECRICOME. Pour chaque filière prévoir deux personnes qui recoupent les informations + une équipe relecture (par des personnes aptes à déceler les fautes d’orthographe, de syntaxe…).

  • Bulletins



CONFÉRENCE SOMMEIL POUR LES ÉTUDIANTS :
Depuis 2013 la conférence Santé n’est plus en Février mais en Novembre.

Le thème qui intéresse les étudiants concerne le sommeil et la gestion du sommeil.

C’est l’infirmière du lycée qui gère totalement cette conférence et aucun parent n’y est admis.

Un rappel de la date 15 jours avant sur le site et un courriel permet aux parents d’inciter leur enfant à y assister.

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Quelques jours avant la conférence, coller des affichettes au sein du lycée.

  • Conférences

  • Santé


L’ENQUETE SUR LE DEROULEMENT DES CONCOURS :

Depuis 2011 l’A.P.E. conduit une enquête de retour d’expérience auprès de candidats de l’année scolaire écoulée.

Cette enquête ne s’adresse pas qu’aux anciens de Saint Louis.

Un courriel aux anciens candidats et un article sur le site, avec un lien pour un questionnaire, en ligne, est diffusé à partir de la mi-novembre

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Une première analyse des réponses doit-être faite début Décembre, à l’aide du fichier Excel de synthèse.

La restitution comporte 3 parties par filière :

  • Des statistiques sur le degré de satisfaction des candidats par banque de concours,

  • Une synthèse de leurs remarques par banque de concours,

  • Une synthèse de leurs conseils pour leurs successeurs.

Les derniers chiffres sont à incorporer au plus tard le 10 décembre pour une restitution lors de la réunion mensuelle de Décembre.

  • Concours

  • Enquêtes

  • Réunions mensuelles

CALENDRIER PREVISIONNEL DE REUNIONS DE PARENTS :

Courant novembre afficher un message sur le site indiquant les dates des réunions de parents jusqu’à la fin de l’année scolaire.

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CONFÉRENCE SCIENTIFIQUE DE DEBUT NOVEMBRE :

Prévoir la logistique pour cette conférence.

Demander l’accès au parking pour le conférencier si nécessaire auprès du secrétariat administratif.
Les conférences sont annoncées sur le site avec les # « A.P.E. général » et « Conférence ».

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  • Conférences

DECEMBRE

COMPTE-RENDU DE LA CONFERENCE SANTE POUR LES PARENTS :

Poster le compte-rendu sur le site.

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DEMARRAGE DES INSCRIPTIONS AUX CONCOURS :

Vers le 5 décembre, poster message sur le site rappelant les dates d’inscription aux concours.

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RÉUNION COMITÉ :

La réunion de Comité A.P.E. de Décembre permet de mettre en place le buffet et la réunion de Décembre.

Rappeler la réunion au secrétariat administratif 2/3 jours avant pour confirmation de la salle.

  • Comité



RÉUNION MENSUELLE ET BUFFET DES ADHERENTS :

Prévenir les adhérents de la date de la réunion mensuelle 10 jours avant, par courriel et via le site en donnant l’ordre du jour, le lieu et les horaires.

  • Voir modèle de message dans la Dropbox

Rappeler la réunion au secrétariat administratif 2/3 jours avant pour la mise en place de la chapelle.

Vérifier auprès des personnes chargées de la logistique des réunions, qu’une équipe est en place pour la mise en route de la chapelle dès 9 h 30.
La réunion mensuelle de Décembre est consacrée à la vie du lycée. Il faut expliquer aux parents ce que sont :

  • Les Orientations pour les scientifiques,

  • Les TIPE. Eventuellement faire appel à d’anciens étudiants pour présenter le TIPE.

  • les dates et résultats des concours…

  • Les procédures d’inscriptions aux concours avec une explication pas à pas… Voir avec le service Scolarité du lycée ce qui a été distribué aux étudiants concernant les concours et refaire le point.

  • Faire appel à d’anciens étudiants pour parler des choix des concours et des TIPE.

  • Il est également possible de demander à la CPE de venir répondre aux parents en 2e heure sur les inscriptions cumulatives en université.


Le buffet de l’A.P.E. accueille les adhérents, des étudiants, des profs et des personnels administratifs, proviseurs… c’est l’occasion de se rencontrer de façon plus conviviale.

Le chef de la restauration n’accepte plus de faire une partie du buffet.

Il faut donc demander aux adhérents d’apporter du salé ou du sucré.

Un formulaire d’inscription pour les participations permet de les équilibrer.

Prévoir du champagne, du vin et des jus de fruits, avec livraisons éventuelles.

Acheter des chocolats (d’un bon chocolatier et pas des chocolats de supermarché… il y en a un sur le Bd St-Germain près de Darty et un autre rue Gay Lussac à la sortie du RER Luxembourg) pour offrir à l’administration (remise à Madame le Proviseur ou à son secrétariat lors du buffet).

  • Réunions mensuelles

  • Buffets

Le buffet de Décembre accueille également deux stands : l’un pour la BPRP, l’autre pour la vente des polos de l’AS. Prendre contact avec la BPRP au début Décembre pour leur rappeler cette échéance.

Prendre également contact avec M. LABADIE, professeur d’EPS et responsable de l’AS pour récupérer des polos à mettre en vente.

  • voir détails rubrique Buffets.

Rappeler la réunion au secrétariat administratif 2/3 jours avant pour la mise en place de la chapelle.

BULLETIN N°2 :

Le bulletin n° 2 doit sortir avant les vacances scolaires de Décembre : les parents le reçoivent juste au moment des vacances et peuvent en discuter avec leurs étudiants.

Ce bulletin est consacré principalement aux inscriptions aux concours. 150 g maximum (soit : 64 pages max avec les couvertures sur papier intérieur 70 g et 90 g pour la couverture).
Lors de la réunion de Comité prévoir la répartition des tâches rédactionnelles et recherche d’informations sur le site SCEI et BCE/ECRICOME.

Pour chaque filière prévoir deux personnes qui recoupent les informations + une équipe relecture (par des personnes aptes à déceler les fautes d’orthographe, de syntaxe…).

Voir avec l’imprimeur les délais de fabrication et de mise sous enveloppe et distribution par la poste (une semaine)…

Le bulletin doit donc être porté à l’imprimeur sous format PDF au début Décembre.

Faire envoi du bulletin, via les élèves, aux adhérents de dernière minute.

Nous nous servons de ce bulletin pour la réunion mensuelle de Décembre.
Un message sur le site rappelle que le bulletin sera publié avant les congés de Noël.

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puis qu’il est paru

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  • Bulletins

JANVIER
COMPTE-RENDU DE LA REUNION DE PARENTS DE DECEMBRE :

Poster le compte-rendu sur le site

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CONFÉRENCE SCIENTIFIQUE DE DEBUT JANVIER :

Prévoir la logistique pour cette conférence.

Demander l’accès au parking pour le conférencier si nécessaire auprès du secrétariat administratif.
Les conférences sont annoncées sur le site avec les # « A.P.E. général » et « Conférence ».

  • Voir modèle de message dans la Dropbox

  • Conférences



RÉUNION MENSUELLE :

Prévenir les adhérents, par courriel et sur le site, de la date de la réunion mensuelle au moins 10 jours avant, en donnant l’ordre du jour, le lieu et les heures.

Rappeler la réunion au secrétariat administratif 2/3 jours avant pour confirmation de la salle.
La réunion mensuelle de Janvier est consacrée aux inscriptions aux concours en reprenant les infos données en Décembre… pour cela cette réunion se programme le premier samedi de la rentrée (avant la fin des inscriptions aux concours).
Signaler sur le site la date limite d’inscription aux concours + courriel aux adhérents.

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Au cours de cette réunion, il faut rappeler la procédure APB et faire appel à des volontaires pour aider lors de journées d’information de février.

Créer un trombinoscope par journée. Une copie de chaque sera distribuée aux gardiens de la loge pour qu’ils puissent reconnaitre les volontaires.
Signaler à l’administration les noms des personnes volontaires.
Prévoir de fournir aux volontaires 2 documents :


  • La fiche « conseils et infos pour les JdI » qui leur explique quoi faire et comment se préparer.




  • Le FAQ pour les JdI, qui leur permettra de répondre aux questions éventuelles des parents. Ce document est interne à l’A.P.E. et ne doit pas être distribué aux visiteurs des JdI.

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  • Réunions mensuelles

  • Journées d’information


REUNION COMITÉ :

La réunion de Comité A.P.E. de janvier permet de préparer les Journées d’information de février et des équipes de l’A.P.E. qui y seront présentes, la réunion mensuelle de février, financements…
Rappeler la réunion au secrétariat administratif 2/3 jours avant pour confirmation de la salle.

  • Comité

  • Journées d’information

CONFÉRENCE SCIENTIFIQUE DE FIN JANVIER :

Prévoir la logistique pour cette conférence.

Demander l’accès au parking pour le conférencier si nécessaire auprès du secrétariat administratif.
Les conférences sont annoncées sur le site avec les # « A.P.E. général » et « Conférence ».

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  • Conférences

PLAQUETTE « CHRONIQUE D’UNE ADMISSION EN PREPA » :

  • Mettre à jour la plaquette vers le 10 janvier.

  • Mettre à jour la fiche qui permet aux 2 orateurs de donner le point de vue de l’A.P.E. aux visiteurs.

  • Mettre à jour les diapositives de présentation.

  • Envoyer fiche et diapos à Mme le Proviseur vers le 20 janvier pour qu’elle prévoit notre temps de parole.

  • Journées d’information


FEVRIER

COMPTE-RENDU DE LA REUNION DE PARENTS DE JANVIER :

Poster le compte-rendu sur le site.

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RÉUNION MENSUELLE :

Il n’y a pas de réunion de parents ni de comité en février.
COMITÉ :

La réunion de Comité A.P.E. de février permet de mettre en place la rédaction du bulletin d’avril (Intégrations).

Rappeler la réunion au secrétariat administratif 2/3 jours avant pour confirmation de la salle.

  • Comité


JOURNÉES D’INFORMATION :

Deux demi-journées sont consacrées à accueillir les futurs étudiants du lycée et leurs parents.

Elles sont initiées par le lycée et ont pour but de faire découvrir les classes «prépa » aux futurs bacheliers (donc uniquement aux futurs élèves de première année).
Signaler à l’administration les noms des personnes volontaires.
L’A.P.E. y participe activement et a besoin de volontaires pour ces deux après-midi. En 2014 les dates étaient :

  • 1er mercredi de Février : filières BCPST - EC

(7 à 8 volontaires).

  • 2ème mercredi de Février : filières MPSI – PCSI

(10 volontaires au moins).

Le rappeler sur le site et par courriel aux adhérents afin de rappeler à tous que l’A.P.E. est active lors de ces journées.
Penser à indiquer aux volontaires que le hall du lycée est non chauffé, glacial (nous sommes en Février), et en courant d’air permanent.

Il est donc nécessaire d’être bien couvert et bien chaussé.
Les parents et étudiants qui attendent dans la rue sont généralement très heureux que notre équipe vienne converser avec eux dans la rue et leur distribue notre plaquette (l’attente est mieux acceptée). La queue, qui démarre devant la porte principale, contourne le lycée jusqu’à la rue M. Le Prince.

Voir avec le service Scolarité, les détails pour l’inscription sur APB.
Nous avons deux outils :

  • Un aide-mémoire sur les principales questions posées par les parents avec leurs réponses. Il est interne et n’a pas vocation à être distribué.

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  • Une plaquette de 4 feuillets sur une feuille A4 imprimée recto-verso. Elle aide à se poser les bonnes questions sur la prépa et présente brièvement Saint Louis.

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Deux mercredis après-midi y sont consacrés :

  • Le premier est destiné aux futurs élèves des classes de BCPST (Agro-Véto) et EC (écoles de commerce) ;

  • Le second pour les élèves qui souhaitent se diriger vers les filières scientifiques MPSI, PCSI qui déboucheront ensuite sur des classes de MP, PC ou PSI.


Pour ces deux après-midi, l’A.P.E. se met au service de l’administration du lycée pour accueillir les parents (environ 2.000 visiteurs sur les deux demi-journées, 1/3 et 2/3).

Un(e) responsable d’équipe pour chaque demi-journée doit être nommé(e). Il/elle aura en charge l’installation de l’équipe A.P.E. et le lien avec l’administration du lycée (généralement le CPE qui donne les directives) et transmettra ces directives à l’équipe.

La mission consiste dans un premier temps à distribuer rapidement les documents émanant du lycée, avec lesquels on peut joindre le tract A.P.E. et la chronique d’une admission.
Déroulement :

Les volontaires de l’A.P.E. assurent un service entre 13 h et 18 h (il est difficile de venir pour une heure surtout si celle-ci se situe après le démarrage de l’opération, car l’entrée est alors saturée et l’accès est alors très difficile).

13 h : préparation des tracts et affiches A.P.E.

Les futurs élèves et leurs parents doivent se rendre rapidement au point de rencontre (chapelle ou gymnase ou classes selon le programme et documents qui leur est distribué à l’entrée du lycée par le CPE ou personnel du lycée).

Informer au passage les parents que nous nous tiendrons à leur disposition à la fin de leur parcours d’information pour les renseigner (il parait donc important que chaque volontaire A.P.E. ait lu les tracts distribués, par l’A.P.E. et l’administration et qu’il ait lu les notices des filières sur le site du lycée.

Veiller à ce que les visiteurs se dirigent vers les points indiqués et qu’ils n’en profitent pas pour visiter le lycée (ce ne sont pas des journées portes ouvertes, des élèves travaillent dans les classes).

En 2014 Mme le Proviseur a proposé qu’un membre de l’A.P.E. intervienne à la fin de chacune de ses présentations et de celles de son adjointe. Le temps imparti est de 5 à 10mn… Il faut faire parvenir à Mme le Proviseur un plan des interventions quelques jours avant les Journées avec un minutage pour qu’elle n’écourte pas ensuite les présentations.

  • Journées d’information

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PARCOURS REUSSITE :

Une matinée d’un samedi est consacrée aux élèves des lycées partenaires (« Parcours réussite »). Cette matinée est encadrée intégralement par des professeurs et des élèves de ce parcours ainsi que par l’Administration du lycée.

L’A.P.E., sauf parents A.P.E. volontaires dont les élèves font partie de ce parcours, n’y participe pas (il n’y a pas ou très peu de parents qui accompagnent ces élèves, qui viennent généralement avec un encadrement propre à leur lycée). Quid de l’A.P.E. ?
TIPE :

Généralement le sujet de TIPE pour l’année suivante tombe en février/mars, il faut donc se renseigner sur le site : https://mentor.adc.education.fr/exl-php/cadcgp.php?MODELE=PRESENTHTML&query=1

Le préciser sur le site et la page Facebook.

  • TIPE

MARS

COMITÉ :

La réunion de Comité A.P.E. de mars permet :

  • de faire un débriefing des journées d’informations.

  • de faire le point sur les dernières actualités : conseil de classe, bulletin.

  • de mettre en place de l’équipe logements.

  • de mettre en place la réunion mensuelle sur les concours et la visite du lycée.

Rappeler la réunion au secrétariat administratif 2/3 jours avant pour confirmation de la salle.


  • Comité



L’ENQUETE « PARENTS » :

Depuis 2013 l’A.P.E. conduit une enquête de satisfaction auprès des adhérents de l’année scolaire en cours.
Un courriel aux adhérents et un article sur le site, avec un lien pour un questionnaire, en ligne, est diffusé à partir de la mi-mars.

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Une première analyse des réponses doit-être faite mi-avril, à l’aide du fichier Excel de synthèse.

La restitution se fait à la réunion mensuelle de mai.

  • Enquêtes



BOURSES CROUS :

Entre le 15 janvier et le 30 avril, pour faire une demande de bourse et/ou de logement pour l'année universitaire suivante, rendez-vous sur le site du CROUS de Paris : http://www.crous-paris.fr/article.asp?idcat=AAI

Info à indiquer sur notre site A.P.E. et à adresser aux adhérents mi-mars.

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  • Bourses



BULLETIN N°3 :

Le bulletin n° 3 doit sortir avant les concours (au début avril) : les parents le reçoivent juste au moment des révisions et peuvent en discuter avec leurs étudiants.
Voir avec l’imprimeur les délais de fabrication et de mise sous enveloppe et distribution par la poste (une semaine)… le bulletin doit donc être porté à l’imprimeur sous format PDF pour le 25 mars.

Faire envoi du bulletin, via les élèves, aux adhérents de dernière minute.

  • Bulletins



RÉUNION MENSUELLE :

Prévenir les adhérents, par courriel et sur le site Internet, de la date de la réunion mensuelle au moins 10 jours avant, en donnant l’ordre du jour, le lieu et les heures.

Rappeler la réunion au secrétariat administratif 2/3 jours avant pour confirmation de la salle.
La réunion mensuelle de mars est surtout consacrée aux concours.

À l’ordre du jour de la réunion :


  • 1ère partie : tout ce qui concerne les 1ères années (les actualités ; conseils de classe, actions A.P.E., bulletin, les langues, calendrier…).




  • 2e partie : le déroulement des concours et les conseils de l’A.P.E.. En 2e partie toujours, les parents qui le souhaitent peuvent faire la visite du lycée avec l’équipe de Mme le Proviseur.

  • Réunions mensuelles



SALON DES LANGUES VIVANTES :

Dans la 2nde moitié du mois de mars, a lieu le Salon des séjours linguistiques au lycée Henri IV. Il est ouvert à tous et gratuit. Bon moyen pour les parents qui voudraient envoyer leur enfant à l’étranger pendant les vacances de se renseigner auprès des différents organismes.

Le site est : http://www.salon-office.com/. Poster un message sur le site de l’A.P.E.

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  • Voir rubrique  Langues Vivantes 

TIPE ANNEE SUIVANTE :

Le sujet de TIPE pour l’année scolaire suivante est publié durant le mois de mars. Relayer l’information sur le site.

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ANNONCE DE LA CAMPAGNE LOGEMENTS :

Courant mars poster un message sur le site rappelant notre dossier logement et précisant la date la publication de notre fichier.

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CALENDRIER DES CONCOURS :

Mi-mars créer une petite équipe pour bâtir un calendrier des concours.

AVRIL - MAI
BULLETIN N°3 :

Annonce sur le site de sa parution

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CONCOURS :

Début Avril :

  • Poster sur le site le calendrier des concours réalisé par l’APE.

  • Poster sur le site le « Guide futé des concours » ainsi que le calendrier des concours.

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Début Avril : envoyer un courriel d’encouragement quelques jours avant le début des concours à tous les parents d’élèves de 2e année (il suffit de faire un tri dans le fichier adhérents sur la colonne N : les élèves de 2e année s’affichent avec 2+filière).

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Ces encouragements peuvent être affichés sur le site de l’A.P.E., visible par tous les parents d’élèves.
Pendant toute la période des écrits des concours, il est impératif que l’équipe soit aux aguets des problèmes qui pourraient survenir. Le bureau de l’A.P.E. par son (sa) président(e) doit intervenir auprès des services des concours si besoin et informer les parents des élèves de 2e année de ses interventions, par voie de courriel et sur le site internet de l’A.P.E. (la liste des adhérents d’avril doit être triée par classe/filière, ce qui permet de cibler les adhérents recevant l’information).

  • Concours



COMITÉ :

La réunion de Comité A.P.E. de mai permet de démarrer la campagne des logements (avec répartition des tâches).

Penser à demander au chef, mi-mai, s’il peut préparer une partie du buffet.

Faire l’inventaire des stocks buffet : nappes, serviettes, assiettes, coupes de champagne, verres, champagne…

Rappeler la réunion au secrétariat administratif 2/3 jours avant pour confirmation de la salle.
Bloquer l’accès aux fichiers des logements dès la fin avril pour éviter que des anciens parents d’élèves ne prennent contact avec les propriétaires avant notre réactualisation du fichier.

  • Comité

  • Logements

  • Buffet


Début Avril, le Webmestre doit poster sur le site de l’A.P.E le widget « Vous êtes propriétaire d’une chambre pour un étudiant ».

  • Logements

RÉUNION MENSUELLE :

Prévenir les adhérents, par courriel et sur le site Internet, de la date de la réunion mensuelle au moins10 jours avant, en donnant l’ordre du jour, le lieu et les heures.

Rappeler la réunion au secrétariat administratif 2/3 jours avant pour confirmation de la salle.
La réunion mensuelle d’avril ou mai (en fonction des dates des vacances de printemps et des nombreux ponts du mois de mai) est consacrée aux oraux des concours.

Le passage en 2e année et la 5/2 sont également à l’ordre du jour et les solutions envisageables en cas de résultats négatifs.


  • Inviter des anciens élèves à la réunion sur les oraux.

On peut faire intervenir des élèves d’écoles d’ingénieurs

(Centrale, Arts et Métiers, Agro Paris Tech), en s’adressant

aux BDE (bureaux des élèves), pour qu’ils viennent dédramatiser cette période des oraux. On s’inspire largement du guide Oraux’Scope édité par les élèves de Centrale Lille.

Site : http://orauxscope.ec-lille.fr/ at du site des élèves de l’ENS pour BCPST : http://oralanormal.free.fr/


  • Fin avril, commander le guide Oraux’Scope auprès des élèves de Centrale Lille en format PDF pour le mettre en accès libre sur notre site internet (généralement, ils nous adressent un lien sur lequel on peut télécharger ce document).

  • Réunions mensuelles

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JOURNEE DES LOGEMENTS :

Elle est programmée le samedi suivant les résultats d’Admission Post-Bac (entre mi et fin juin).

Mettre l’information vers le 05 mai sur le site A.P.E.

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  • Journée des logements

JUIN

COMITÉ :

La réunion de Comité A.P.E. de juin permet de mettre en place la journée des logements ainsi que la réunion mensuelle et le buffet de fin juin.

Rappeler la réunion au secrétariat administratif 2/3 jours avant pour confirmation de la salle.

  • Comité



RÉUNION MENSUELLE :

Prévenir les adhérents, par courriel et sur le site Internet, de la date de la réunion mensuelle au moins 10 jours avant, en donnant l’ordre du jour, le lieu et les heures.

Rappeler la réunion au secrétariat administratif 15 jours avant pour confirmation de la salle et réservation de la cantine.

  • Voir modèle de message dans la Dropbox


La réunion mensuelle de juin est généralement couplée au buffet des adhérents et se déroule l’avant-dernier samedi avant les vacances scolaires : juste après la fin des conseils de classe, ce qui permet d’éviter que les parents y assistent pour plaider la cause de leur enfant…

Ce n’est pas le lieu et cela risque également de faire fuir les équipes pédagogiques (ce qui s’est déjà vu au lycée).
Cette réunion est consacrée au classement des vœux et au bilan de l’A.P.E.
Pour le buffet, y inviter l’aumônier de la chapelle, notre agence bancaire, les équipes pédagogiques et l’administration du lycée (15 jours avant).

Demander des volontaires début juin.

  • Réunions mensuelles

  • Buffet



JOURNEE DES LOGEMENTS :

Elle est programmée le samedi suivant les résultats d’Admission Post-Bac.

Inviter notre agence bancaire à y participer avec une personne de la LMDE (La Mutuelles des Etudiants) au moins 15 jours avant par courriel ou par téléphone. Généralement nous leur réservons une table (voir plan dans rubrique logements).

  • Logement


C’est un jour important pour les adhésions puisque pour avoir accès au fichier logement, il faut adhérer. Une équipe doit donc être mise en place pour enregistrer l’adhésion et le chèque correspondant et vérifier que l’enfant est admis à Saint-Louis.

L’ENQUETE « PARENTS » :

Publier sur le site le CR de l’enquête « Parents » menée en Mars-Avril.

  • Enquête



THEME DE CULTURE GENERALE POUR LES ECs

Le thème de culture générale pour l’année scolaire suivante est publié au BO fin juin.

Information à relayer sur le site.

  • Voir modèle de message dans la Dropbox



MESSAGE DE BIENVENUE AUX NOUVEAUX PARENTS :

A publier sur le site 2 jours après les premiers résultats APB pour inciter les parents à adhérer.
Annoncer sur le site que les parents de 1ère année peuvent adhérer à l’A.P.E., et que les parents de 2ème ou 3ème année peuvent s’inscrire ou se réinscrire.
Envoyer un courriel aux parents de 2ème année pour leur préciser qu’ils peuvent s’inscrire ou se réinscrire à l’A.P.E.

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  • Voir modèle de courriel dans la Dropbox

MESSAGE SUR LES LECTURES D’ETE :

A publier sur le site dès que le thème de Français/Philo est publié au B.O.

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RACCOLLAGE DE NOUVEAUX MEMBRES ACTIFS :

Poster sur le site un message pour inciter à participer activement à l’association.

  • Voir modèle de message dans la Dropbox

JUILLET - AOUT

COMITÉ :
La dernière réunion du Comité A.P.E. se tient dans les premiers jours de juillet (au plus tard le 1er samedi de juillet) et permet de préparer les réunions de rentrée et de finaliser le bulletin n°1 de l’année scolaire à venir.

Rappeler la réunion au secrétariat administratif 2/3 jours avant pour confirmation de la salle.

  • Comité



RELANCE NOUVEAUX PARENTS :

Poster sur le site un message pour inciter à adhérer.

  • Voir modèle de message dans la Dropbox



SCEI : PREMEIR ROUND :

Poster sur le site rappelant que le premier tour de SCEI commence.

  • Voir modèle de message dans la Dropbox


ADHÉSIONS & LOGEMENTS :
Pendant toute la durée des vacances d’été, il est indispensable qu’une personne soit désignée (ou un roulement de 2/3personnes) pour actualiser le fichier des logements et le mettre en ligne chaque semaine sur le site A.P.E. pour les nouveaux adhérents.

Idem pour la distribution des codes d’accès au fichier des logements.

Cela veut dire une consultation quasi quotidienne ou bihebdomadaire, des appels téléphoniques au 01.83.64.41.97

  • Adhésions

  • Logements



20-25 AOÛT :
Faire un courriel à Mme Mascetti : amascetti-daran@ac-paris.fr et à Mme le Proviseur du lycée Saint-Louis pour prévenir des deux premières réunions de septembre avec les parents : pré-rentrée et 1ère réunion mensuelle.
Réserver la salle TV et la chapelle auprès de Mme Mascetti

amascetti-daran@ac-paris.fr et du Père S Lemerle : ps.lemerle@wanadoo.fr


  • Faire un courriel à tous les adhérents inscrits ainsi qu’aux adhérents de 1ère année de l’année précédente,

  • Faire une information à tous les parents du lycée Saint-Louis via le site internet,

  • Faire une affichette sur le panneau d’affichage à l’entrée du lycée), pour convier tous les parents à :

  • La réunion de prérentrée; en indiquant bien que les personnes qui siègeront au Comité doivent être à jour de leur cotisation et que ces personnes seront réellement actives. Pas de statut fictif dans l’association à des fins électoralistes. Attention : Les élus municipaux font la course aux postes associatifs… cela permet de donner de la valeur lorsqu’on se présente sur des listes,

  • La première réunion de rentrée et Assemblée Générale de l’A.P.E. en indiquant l’ordre du jour.


Indiquer la date des élections et de la réunion d’octobre… ou une date approximative (généralement le 3e samedi d’octobre, une semaine avant les congés d’automne).

  • Bureau

  • Réunions mensuelles



SCEI : DEUXIEME ROUND : 28 AOUT

Poster sur le site rappelant le deuxième tour de SCEI.

  • Voir modèle de message dans la Dropbox


CALENDRIER POUR LES PARENTS FIN AOUT :
Afficher un message sur le site internet fin Août intitulé : « Parents : quelques dates pour la rentrée 20XX à Saint Louis ».

  • Voir Modèle dans la Dropbox

  • Réunions mensuelles

ET C’EST REPARTI…

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