Vous êtes élu au Bureau de l’A. P. E. ou au Comité et vous ne savez pas par quel bout commencer votre mission, ni comment la mener à bien…





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PARTIE 2 :


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LES THEMES
A comme…


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ALPHA
COMMENT DEMARER ?

LORS DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE DE SEPTEMBRE :


    • Présenter un rapport moral et un bilan de l’année écoulée [Président(e) sortant],

    • Faire approuver les comptes par vote,

    • Proposer les membres (anciens de l’équipe précédente qui constitueront le noyau expérimenté de l’A.P.E. et nouveaux qui suppléeront les anciens au sein du Comité),

    • Faire voter la proposition.


CONSTITUER LE COMITE :

Il se compose de maximum 20 personnes…

C’est dans les statuts et le règlement intérieur.
Définir les rôles de chacun comme indiqué dans le règlement intérieur et constituer le bureau :

  • Président,

  • Vice(s)-président(s)

  • Trésorier,

  • Trésorier adjoint,

  • Secrétaire,

  • et secrétaire adjoint


QUATRE ETAPES DOIVENT ETRE RESPECTEES :


  1. Cette modification doit être déclarée auprès de la préfecture de Paris :


PRÉFECTURE DE POLICE

CABINET DU PRÉFET

Sous-Direction administrative - 1er Bureau

Bureau des Associations

12 Quai de Gesvres

75004 PARIS


    • Faire un courrier (Voir Modèle dans la Dropbox ou dans les classeurs d’archives) sur papier en-tête A.P.E. avec la référence W751006078 (c’est le numéro d’immatriculation de l’association).




  1. Cette modification doit également être signalée auprès de la banque.

Il faut également lui transmettre la copie du Procès-verbal d’assemblée générale et du Comité pour élection du bureau, ainsi que numéro d’enregistrement à la préfecture pour changement de signature

(W751006078).
Attention, par mesure de sécurité, la signature du compte bancaire ne doit être accordée qu’à 4 personnes :

  • Président(e),

  • Vice-Président(e)s,

  • Trésorier(e).


Prévoir le trésorier(e) adjoint(e) et vice-président(e) pour l’année suivante. Ne pas oublier de faire le changement de signature après chaque renouvellement de Bureau.


  1. Décider des représentants élus au CA et autres instances du lycée.

5 membres et 5 suppléants pour le CA à qui il faut faire remplir et signer une déclaration de candidature immédiatement

  • Voir modèle dans la Dropbox


Les membres des autres instances n’ont pas besoin de déclarer leur candidature.
Les membres de la commission permanente et du conseil de discipline doivent être choisis impérativement parmi les membres du Conseil d’administration.


  1. Remettre la liste des membres du CA avec les déclarations de candidature à Mme le Proviseur ainsi que les listes des autres commissions

AU CAS OU….
COMITE NATIONAL CONTRE LE BIZUTAGE

108 avenue Ledru-Rollin 75544 Paris Cedex 11

Tél: 06 07 45 26 11 ou 06 82 81 40 70

contrelebizutage@free.fr.
ADHESIONS

Les adhésions s’effectuent à partir de la première date de bourse aux logements : cela évite de fournir à des personnes hors lycée la liste des logements (des personnes peu scrupuleuses viennent chaque année s’inscrire (sans verser de chèque) pour obtenir notre liste (étrangement cela apparaît toujours en juillet/août, mois pendant lesquels nous ne pouvons vérifier le règlement).
Quelques règles à respecter alors : chaque champ doit être correctement rempli, y compris le numéro de chèque, la classe de l’élève et les numéros de téléphone.
Un doute et nous pouvons vérifier avec l’annuaire téléphonique «Pages blanches » ou annuaire inversé que la personne est bien localisée.

Dans un 2e temps en septembre, fournir la liste des « cas litigieux » au service de la scolarité pour vérification.


Pour les élections au CA, le lycée fournit une liste de tous les élèves et adresses de leurs parents… c’est l’occasion pour nous de vérifier les adhésions. S’il y a trop de « litiges » on peut alors changer les codes d’accès et les envoyer aux adhérents réels et légitimes.
Les adhésions se font essentiellement en ligne, sauf pour quelques personnes qui envoient un courrier. Au moment de la Journée des logements, nous saisissons les infos (pour en garder une trace) mais nous demandons aux personnes qui s'inscrivent de valider leur inscription par courriel. L'immense majorité le fait. Il y a toujours quelques cas de chèques "orphelins" (dont nous n'avons pas de trace dans le fichier adhésions). Il faut alors procéder à une relance (courrier/courriel).

Sur le formulaire d’adhésion, accessible via notre site internet, les parents s’inscrivent à tout moment de l’année. L’adhésion est valable pour l’année scolaire en cours.

Attention, en mai/juin, aux parents qui s’inscrivent pour l’année d’après. Renvoyer les chèques s’ils n’ont pas d’étudiant au lycée et leur demander d’attendre les résultats de la procédure APB. L’adhésion à l’association n’est possible qu’aux parents d’un élève de Saint-Louis, et donc l’accès au fichier des logements également.

Le fichier des adhérents ne doit être utilisé que par des mains « expertes ». Pour éviter toute manipulation qui risquerait d’endommager le fichier, il est préférable de le télécharger en version Xls, à partir du document d’origine (répertorié dans la rubrique « documents » sur notre boite Gmail).
LE FORMULAIRE D’ADHESION EN LIGNE :
Voir la rubrique « Formulaires» pour créer un nouveau bulletin d’adhésion.
Celui de l’année antérieure figure dans le Google Drive de l’A.P.E.

Comme indiqué dans la rubrique « Formulaires », copiez les fichiers Questions et Réponses. Découplez le fichier Réponses et partagez le nouveau fichier avec les personnes qui sont amenées à travailler dessus.
Le formulaire « Adhésions » est un formulaire à questions obligatoires (si l’on ne répond pas, il n’est pas possible de poursuivre)
Il faut spécifier dessus certains éléments :

  • Préciser en en-tête que l’adhésion est valable pour une année scolaire, de Septembre à Juin.

  • Les réponses doivent être rédigées en capitales.

  • Dans la rubrique « Pays », il ne faut indiquer le pays que si les parents résident hors de France. En cas de résidence dans les DOM-TOM, indiquer « DOM-TOM » [à modifier ?].

  • Le numéro de portable est important pour que l’A.P.E. puisse contacter les parents en cas d’urgence par SMS.

  • Sur la partie « Participation aux activités de l’A.P.E. », préciser : « Les adhérents ne sont en aucune façon tenus de participer au fonctionnement de l’association. En revanche si vous êtes disponible et en avez le désir, nous vous proposons de nous apporter votre soutien actif. La plaquette de Bienvenue vous explique le fonctionnement de l’A.P.E.. »


Lorsque le questionnaire est prêt, il faut le diffuser et le lier à la page « Adhésion » du site de l’A.P.E.
Comme il est précisé sur la page :

  • Le traitement des adhésions est électronique : nous récupérons toutes informations fournies par l’adhérent dans notre fichier d’adhérents de l’année. Nous n’avons donc pas de ressaisie à faire. En conséquence nous n’acceptons pas une adhésion via un formulaire imprimé donné en direct ou envoyé par la poste.

  • Cette constitution « automatique » du fichier impose que les parents d’élèves qui passent en 2ème année ou redoublent, doivent à nouveau remplir le questionnaire.

  • Le paiement se fait par chèque au nom de l’association, à l’adresse du lycée. Les chèques sous enveloppe sont récupérés au courrier par le service de la loge qui les remet au trésorier lorsque celui-ci vient récupérer le courrier de l’A.P.E.


Ce fichier une fois téléchargé, permet de gérer les adhérents, les cotisations, de créer des listes de diffusion,…:


  • Trié sur la colonne des noms, il permet d’identifier très rapidement un adhérent,

  • La colonne des encaissements permet de relancer les personnes qui auraient oublié de verser leur cotisation,

  • Trié sur la colonne filières, cela permet de cibler les parents à qui nous souhaitons adresser une information (1ère ou 2e année, filière). Par exemple au moment des concours, nous adressons nos vœux de réussite aux étudiants de 2e année. En cas d‘incident sur un concours, nous pouvons adresser des informations directement aux parents de la filière concernée. Il nous est arrivé d’adresser un courriel explicatif sur les orientations pour les élèves scientifiques de 1ère année, etc.…


Bref ce fichier est indispensable à la vie de l’association mais ne doit pas être accessible à tout le Comité (uniquement aux membres du bureau : Président, Trésorier, Secrétaire pour éviter tout risque de diffusion du fichier et éviter les erreurs multiples de manipulation)… Rappel : consulter les règles de fonctionnement du Comité et du Bureau.
Ces règles, lorsque nous voulons les abroger par souci de transparence, démocratie, etc.… peuvent amener un certain nombre de déconvenues (c’est arrivé et nous avons dû passer plus d’un mois pour retrouver tous nos adhérents, sans compter qu’il a été impossible de faire un pointage solide des encaissements… les bonnes volontés c’est bien, mais les compétences et l’intégrité sont importantes !).
Le numéro de téléphone est important, notamment si l’adresse courriel ne fonctionne pas ou si un bulletin nous est retourné car l’adresse papier n’est plus valide. Nous adressons un SMS sur le téléphone mobile de l’adhérent pour lui indiquer le problème. Nous avons ainsi signalé des problèmes de piratage d’adresse courriel à une adhérente… qui en a changé rapidement ensuite.
ENVOI DU BULLETIN :
Pour adresser le bulletin aux adhérents, nous utilisons le fichier des adhésions à la date la plus proche de l’envoi (5 jours avant). Mais il arrive que des parents s’inscrivent dans ce laps de temps et donc sont exclus de l’envoi du bulletin.

Il faut donc veiller, lors de l’envoi du bulletin et dans le mois qui suit, que ces adhérents reçoivent bien le bulletin.

On peut, par souci d’économie, leur envoyer un courriel leur indiquant que le bulletin leur est adressé sous enveloppe, via leur élève (dans les casiers de classe, antichambre du service Scolarité).

L’EQUIPE ADHESIONS :

Une équipe « Adhésions » est constituée lors de la Journée des Logements et lors de l’Assemblée Générale de début d’année scolaire.

Elle doit être constituée de X personnes.
Chaque personne est équipée d’un ordinateur portable (avec câble électrique pour ne pas tomber en panne). Les membres A.P.E. sont disposés pour faire face aux parents. Ces sont eux qui remplissent les formulaires d’inscription (en capitale) et en faisant vérifier les indications ensuite aux parents (orthographe des noms, adresses courriel et n° portable).


  • Dans les champs de saisie, renseigner le pays s’il est différent de la France et indiquer DOM-TOM pour tous les départements d’outre-mer (cela permet une gestion rapide lorsque l’on doit adresser le fichier à l’imprimeur pour les bulletins).




  • Indiquer que le n° de téléphone portable est important car si alerte piratage ou problème pour envoyer les courriels on peut envoyer un sms sur le portable.




  • Bien indiquer que nos fichiers d’adhésions ne sont transmis à aucun partenaire de l’A.P.E., ni à des organismes extérieurs.




  • L’adhésion est valable de septembre à juin, c’est-à-dire pour la période de l’année scolaire (et pas pour deux années).


Après règlement de la cotisation, il est remis le fichier des logements, ainsi que la charte aux logements.
S’il y a affluence, il est préférable que les membres au service des adhésions renvoient les parents qui auraient des questions vers le service d’accueil.
Si des propriétaires (voire des agences) souhaitent proposer des logements aux parents, les faire sortir du lycée (avec tact mais fermement). Ah l’expérience !

LE PAIEMENT DE LA COTISATION :

Si le paiement est effectué sur place, il peut se faire soit par chèque, soit en espèces. Le trésorier et son adjoint récupère chèques et espèces et établissent un reçu (le livret de reçus est conservé avec les documents de comptabilité dans le local A.P.E.
Il n'est matériellement pas possible de vérifier si l’élève est bien inscrit au lycée Saint Louis.

L'accès est donné directement, avant même l'encaissement du chèque. La présence du chèque et/ou du paiement en espèces est notre seule « garantie ».
SE REPORTER AU CHAPITRE « LOGEMENTS ».








ADMINISTRATION

Soixante-dix personnes travaillent et participent à la

vie du lycée sans être des enseignants.

Elles contribuent à la mission éducative de l'établissement en mettant tout en œuvre pour que l'enseignement se déroule dans les meilleures conditions pour les élèves et les professeurs. Les élèves, s'ils connaissent bien leurs professeurs, ont moins de contact avec l'ensemble des autres personnes qui concourent au

bon fonctionnement des services. Ces personnels sont répartis sur plusieurs catégories:


    • Mme le Proviseur et Proviseur-adjoint,

    • CPE (conseillers principaux d'éducation),

    • Documentalistes,

    • Infirmières,

    • Agents administratifs,

    • Agents de laboratoires (aides indéfectibles des professeurs de physique, chimie et SVT),

    • Personnels techniques, ouvriers et de service (en charge de l'entretien des locaux, la restauration, la lingerie, l'hébergement, l'hygiène et la sécurité du lycée).


Pour prendre contact avec les services du Lycée :


  • Accueil/standard : 01 53 73 73 00
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