Vous êtes élu au Bureau de l’A. P. E. ou au Comité et vous ne savez pas par quel bout commencer votre mission, ni comment la mener à bien…





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L’équipe du bulletin de l’année précédente s’est normalement occupée de la sortie de ce bulletin au dernier trimestre de l’année précédente.

Le format du bulletin est déjà établi, il suffit d’envoyer un format PDF des infos à réactualiser à :

  • Mme Mascetti (Direction) pour la partie administrative (élections, équipes pédagogiques, scolarité, calendrier scolaire)

  • Mme Audoin (Scolarité) pour tout ce qui concerne la sécurité sociale et les inscriptions cumulatives

- Mme Jacquens (prof de français) pour Ciné-Lycée

- M. Labadie, (prof d’EPS) pour l’éducation sportive

- Mme Nardou pour le CDI

- Le Père Stanislas Lemerle pour l’aumônerie

- on peut également laisser un mot aux profs (via les coordonnateurs) pour leur demander s’ils ont le désir de communiquer dans le bulletin (anglais, français notamment).

  • Voir le PDF du bulletin n° 1 avec les annotations et indications








CONCOURS :

Le bulletin n° 2 doit paraitre avant les vacances de Noël. Les parents le reçoivent juste au moment des congés et peuvent en discuter avec leurs étudiants.

Voir avec l’imprimeur les délais de fabrication et de mise sous enveloppe (1 semaine) et distribution par la poste (1 semaine)… le bulletin doit donc être porté à l’imprimeur sous format PDF au début décembre.

  • Voir le PDF du bulletin n° 2 avec les annotations et indications



INTÉGRATIONS :

Le bulletin n° 3 doit sortir avant les concours (au début avril) : les parents le reçoivent juste au moment des révisions et peuvent en discuter avec leurs étudiants.

Voir avec l’imprimeur les délais de fabrication et de mise sous enveloppe et distribution par la poste (comme pour le mois de décembre)… le bulletin doit donc être porté à l’imprimeur sous format PDF pour le 25 mars.

Faire envoi du bulletin aux adhérents de dernière minute (inscrits après l’envoi des adresses à l’imprimeur) via leurs étudiants (cela évite les frais supplémentaires)

  • Voir le PDF du bulletin n° 3 avec les annotations et indications


C’est l’imprimeur qui se charge de la mise sous pli et de l’envoi des bulletins par la poste (en publipostage), c’est refacturé au prix de la Poste et cela évite les complications que nous avons connues il y a quelques années.

Faire envoi du bulletin aux adhérents de dernière minute (inscrits après l’envoi des adresses à l’imprimeur) via leurs étudiants (cela évite les frais supplémentaires).
Fichier adresse pour l’imprimeur : il doit comporter 400 adresses sur le National pour bénéficier du prix de publipostage à 0,71€, donc il faut adresser les bulletins à tous les adhérents + les sponsors (1 par personne de l’agence PBRP, idem pour Dunod) + les administrations (mairie, 2 ex par directions des banques de concours, aumônier), on envoie à tous les acteurs du bulletins (y compris les écoles citées, les bureaux d’élèves et les étudiants qui ont contribué à l’élaboration du bulletin). Si l’on n’arrive pas à 400, il faut envoyer les exemplaires destinés aux administratifs du lycée par la Poste (cela revient moins cher que de payer le tarif lent de LA POSTE).
BULLETINS – Suite 1

FABRICATION :


    • 1 personne responsable de la fabrication,

    • des rédacteurs qui adressent leur production sous forme kilométrique,

    • des temps de fabrication respectés,

    • La fabrication du bulletin commence 1 mois avant sa sortie (rédaction, mise en page, impression, envoi),

    • chemin de fer : penser qu’à chaque fois qu’on veut ajouter 1 page, il faut ajouter en réalité 4 pages (le bulletin est tiré sur du format A3, soit 4 A4 en R°/V°),

    • donc le secrétaire de rédaction, doit impérativement veiller à ce que les rédacteurs ne débordent pas sur sa mise en page.

    • C’est le secrétaire de rédaction qui est en lien direct avec l’imprimeur (prévision du travail, devis, BAT, contrôle des envois…), le régisseur pour ce qui concerne le timing s’assure auprès du responsable de fabrication que le planning est respecté.




    • Le secrétaire de rédaction établit le nombre de pages du bulletin en fonction de l’actualité (cela s’appelle un « chemin de fer »).


Avec ses 4 pages de couvertures :

    • le n°1 de rentrée ne doit pas excéder : 48 pages (120g)

    • le n°2 concours ne doit pas excéder : 60 pages (150 g max)

    • le n°3 intégrations ne doit pas excéder : 60 pages

    • Une page rédactionnelle = 600 mots (1 page dans une police moyenne en corps 11).


BULLETIN N° 1 :


    • Sortie du bulletin n°1 pour la fin septembre.

    • L’équipe du bulletin de l’année précédente s’est normalement occupée de la sortie de ce bulletin.

    • Le poids du bulletin ne doit pas excéder 120g (soit 48 pages avec la couverture).

    • Faire un rappel aux sponsors de l’année précédente pour une nouvelle campagne de pub annuelle.

    • il est tiré à 1 800 exemplaires.


BULLETIN N° 2 :


    • Le bulletin n° 2 doit sortir avant les vacances scolaires de décembre : les parents le reçoivent juste au moment des vacances et peuvent en discuter avec leurs étudiants.

    • Ce bulletin est consacré principalement aux inscriptions aux concours.

    • 150 g maximum (soit : 60 pages max avec les couvertures sur papier intérieur 70 g et 90 g pour la couverture). Tirage 700 exemplaires.

    • Lors de la réunion de Comité prévoir la répartition des tâches rédactionnelles et recherche d’informations sur les sites SCEI et BCE/Ecricome. Pour chaque filière prévoir deux personnes qui recoupent les informations + une équipe relecture (par des personnes aptes à déceler les fautes d’orthographe, de syntaxe…).


BULLETIN N° 3 :


    • Le bulletin n° 3 doit sortir avant les concours (au début avril) : les parents le reçoivent juste au moment des révisions et peuvent en discuter avec leurs étudiants.

    • Ce bulletin est consacré aux intégrations dans les écoles (témoignages et présentation des écoles).

    • Le bulletin doit donc être porté à l’imprimeur sous format PDF pour le 25 mars.

    • Tirage de 700 exemplaires.


IMPRESSION :


    • Le bulletin est imprimé chez GRAFEEZ, http://www.grafeez.com/  , 11-13 rue de l’épée de Bois - 6- M° Place Monge - Tel : 01 43 36 64 64, Fax: 01 43 36 64 64, courriel: web.monge@grafeez.com;

C’est juste en face de la Poste… ce qui permet la prise en charge des envois pour les bulletins 2 et 3.

    • l’intérieur est imprimé sur du papier 70g/m2 en Noir et Blanc

    • les 4 pages de couverture sont imprimées sur papier 90 g/m2 en quadrichromie.

    • le bulletin est plié et agrafé (2 agrafes au milieu) et le bord est massicoté.

    • toujours demander la livraison des bulletins restant au 44 bd St-Michel.

    • Notre correspondant technique à l’imprimerie est M. Alexis LEBEC : alexis.lebec@grafeez.com

    • Il faut se déplacer chez l’imprimeur pour faire le BAT de chaque bulletin et également pour les enveloppes (veiller à ce que les adresses soient conformes : Nom, Prénom, Adresse 1, 2, 3 Code Postal, ville pays (si étranger ou DOM-TOM).

    • L’imprimeur prend en charge la diffusion, contrat avec la Poste… mais il ne faut pas négliger de s’assurer que les bulletins partiront à la date prévue (éviter les veilles de week-end).


ENVOI DU BULLETIN :
En plus de l’envoi aux adhérents, chaque bulletin est également distribué à tout le personnel administratif et pédagogique : 185 exemplaires :

  • Proviseur, proviseur-adjoint + secrétariat (3),

  • Intendant + secrétariat (4) + Chef des agents (1),

  • Scolarité (2) et vie scolaire (2),

  • Service santé (4)

  • CDI (4) (qui n’a pas reçu tous ses exemplaires ces dernières années : le leur déposer directement, c’est l’occasion d’une prise de contact),

  • Restauration (4),

  • Loge (4),

  • Ateliers (4),

  • Lingerie (3),

  • Salle des agents (3),

  • Agents des Labos + chargés de TP (Chimie : 6 - Physique : 5 - SVT : 3),

  • Profs : 110,

et à nos annonceurs et autres:

Banque 5 exemplaires, Dunod 5 exemplaires, Maire du 6e + conseillers municipaux + personnalités qualifiées au CA : 5, MAP (maîtres et maîtresses au pair) : 8, Aumônier de la chapelle : 1.

Ainsi qu’aux membres du Comité qui étaient présents l’année d’avant et qui ont largement contribué à l’A.P.E.

Préciser comment se fait la distribution

BULLETINS – Suite 2

    • Le bulletin n°1 est envoyé en même temps que le matériel de vote fin septembre à tous les parents d’élèves

    • C’est le lycée qui prend en charge les frais de distribution.




    • Prévoir une équipe pour la mise sous pli (bulletin, matériel de vote, tri).

    • Le bulletin ne doit pas excéder 48 pages (120g) car, avec les matériels de vote et l’enveloppe, le poids ne doit pas excéder 150g pour bénéficier du prix Destinéo.




    • Le bulletin n° 2 est envoyé aux adhérents, annonceurs et banques de concours (en décembre nous n’avons pas suffisamment d’adhérents donc nous gonflons le listing avec les annonceurs (ex banque 1 pour Mme Bouaziz, 1 pour M. Trompé-Baguenard…).

    • il faut 400 adresses sur la France (métropole) pour bénéficier du tarif Destinéo. Souvent il coûte moins cher d’ajouter des adresses sur le fichier (agents du lycée par exemple).

    • Il est remis dans les casiers des professeurs avec une carte de vœux et une invitation au buffet de l’A.P.E. (la carte de vœux peut faire office d’invitation).

    • Faire envoi du bulletin, via les élèves, aux adhérents de dernière minute et demander aux parents à l’étranger s’ils préfèrent que l’on remette le bulletin à leur étudiant (dans le casier de classe).




    • Le bulletin n° 3 est envoyé aux adhérents, annonceurs et banques de concours.

    • Il faut 400 adresses sur la France (métropole) pour bénéficier du tarif Destinéo.

    • Il est remis dans les casiers des professeurs et des administratifs

    • Faire envoi du bulletin, via les élèves, aux adhérents de dernière minute et demander aux parents à l’étranger s’ils préfèrent que l’on remette le bulletin à leur étudiant (dans le casier de classe).

    • Vérifier après l’envoi du bulletin que les adhérents d’avril aient bien leur bulletin (on ne l’envoie pas, on le met à l’attention de leur élève dans le casier de classe).


RÉDACTION :


    • 1 Rédacteur en chef et 1 directeur de publication (ça peut être 2 en 1)… mais le directeur de publication ne peut être que la personne qui préside l’A.P.E..

    • 1 Secrétaire de rédaction qui prend en charge à la fois la mise en page et réalisation du bulletin, mais aussi le contrôle de toute l’information.

    • 1 équipe de rédaction qui peut changer selon l’importance du numéro et le thème.

    • 1 équipe de relecture : principalement pour vérifier l’orthographe, la syntaxe… mais aussi pour vérifier qu’il n’y a pas d’incohérence dans le texte (dates passées, etc...).

    • Par principe on demande au service scolarité, à l’administration, aux référents des professeurs, à l’intendance, s’ils ont des modifications à apporter au bulletin n°1.




    • Pour les bulletins n° 2 et 3 c’est surtout avec le service de la scolarité que nous sommes en relation.


QUELQUES RÈGLES :
Un article est un message essentiel et un seul ! Si l’on ne parvient pas à le formuler en peu de mots, c’est que l’on ne sait pas clairement ce que l’on veut faire savoir.

On écarte le cas où l’on n’a rien à dire… dans ce cas il vaut mieux se taire.

Lorsque l’on a beaucoup à dire, voire trop, il est impératif de choisir un angle qui sera privilégié au détriment des autres, traités plus succinctement.

Cherchez à traduire de la manière la plus simple et la plus claire possible votre message essentiel. Un message par article, une information par phrase.
Respectez l’orthographe : Les fautes multipliées font douter de l’auteur et de la qualité de son texte.
Veillez à la syntaxe : la structure habituelle de la phrase (sujet-verbe-complément) est celle qui est la mieux comprise et la plus « assimilable ». L’utilisation systématique de structures inattendues gênera la réception du message.
Faites des phrases courtes : le lecteur moyen assimile mieux des phrases de moins de 40 mots. Il est donc préférable d’alterner entre phrases courtes et phrases longues. Eviter de faire du Proust !
Employez un vocabulaire accessible : tout mot inconnu est un obstacle gênant pour le lecteur. Si les obstacles apparaissent à chaque phrase, le lecteur ne poursuit pas. L’utilisation d’un vocabulaire simple n’empêche pas la précision. Les verbes être, avoir et faire peuvent être remplacés par des verbes plus précis et connus qui épargneront de nombreux compléments.
Une règle d’or : ne jamais employer un mot que l’on ne comprend pas soi-même.
Lorsqu'il y a des tableaux dans un article, il est préférable de les fournir à part en format Excel.
Chaque fois que c'est possible, il serait intéressant de proposer des photos ou des illustrations avec les articles.
Il est aussi intéressant d'identifier une phrase ou deux à mettre en exergue pour animer la mise en page. Cela relève plus des relecteurs (coordinateur et/ou correcteur du bulletin) que des auteurs.
LES THÈMES :
Ce sont toujours les mêmes sommaires à un ou deux articles près (nous ne sommes pas une publication du groupe Marie-Claire et ne faisons quasiment pas d’article de fonds… les thèmes des bulletins restent toujours les mêmes).
BULLETIN N°1 :


  • L’éditorial

  • Le bilan du président (de l’année précédente)


BULLETINS – Suite 3

  • Le mot de Madame le Proviseur. Le (la) président(e) de l’A.P.E. qui le lui demande au début de Septembre… tenir compte de sa charge de travail).

  • Les dates à retenir :

  • L’agenda de l’A.P.E.

  • Les congés scolaires

  • L’A.P.E. :

Vos interlocuteurs, les groupes et commissions, les élections,…

  • Le budget de la prépa :

  • La restauration et l’accueil des internes-externés.

  • Le logement, la restauration hors lycée.

  • Les frais de scolarité. Les transports.

  • Les bourses d’étude.

  • La protection sociale étudiante.

  • La prépa :

  • Le cursus de l’élève. Les Inscriptions cumulatives en université

  • Le français et la philosophie aux concours scientifiques.

  • Les langues vivantes.

  • Le TIPE.

  • Les conférences.

  • Les activités à Saint-Louis.

  • Langues de prépa.
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