Vous êtes élu au Bureau de l’A. P. E. ou au Comité et vous ne savez pas par quel bout commencer votre mission, ni comment la mener à bien…





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Le lycée :

  • Le CDI.

  • Les équipes pédagogiques.

  • L’administration du lycée et vos interlocuteurs au lycée.


Sur le plan rédactionnel c’est :


    • EDITO : c’est le(a) président(e) de l’A.P.E. qui le fait ou le rédacteur en chef (c’est à dire celui qui a quelque chose à dire sur l’actualité du moment et qui introduit la lecture du bulletin)

    • Agenda : le Bureau de l’A.P.E. a dès le début septembre établi un calendrier du 1er trimestre (il est important de le mettre pour que les parents en province puissent programmer assez tôt les rencontres … les billets de train coûtent chers lorsqu’ils sont pris au dernier moment).

    • Modalité de fermeture de l’internat (texte inchangé)

    • Congés scolaires : réactualiser en faisant attention aux dates

    • Vos référents à l’A.P.E. ; la première réunion de Comité détermine les rôles.

    • A.P.E. + instances du lycée (les dates sont à changer).

    • Elections : dates et noms à réactualiser.

    • Budget de la prépa : faire vérifier par l’administration du lycée. Transports (sites RATP et SNCF, Bourses (sur le site du Crous et autres sites signalés). Sécurité sociale : service scolarité.

    • Parcours de l’élève : réactualiser avec les chiffres donnés au CA l’année précédente.

  • Inscriptions cumulatives : voir avec le service de la vie scolaire (CPE) et scolarité.

    • Français-Philosophie : reprendre ce qui est donné sur le site LSL et proposer une relecture du texte à la personne référente des profs de français.

    • LV 1 & 2 : article pas forcément nécessaire : demander au coordonnateur des LV s’ils souhaitent mettre un texte (1 200 mots max).

    • TIPE : reprendre le programme TIPE et indiquer la réunion TIPE en novembre.

    • Conférences scientifiques : c’est déjà indiqué dans l’agenda, mais on développe avec une courte présentation de chaque conférence du 1er trimestre.

    • Les activités à SL : sport (faire vérifier par le référent EPS : M. Labadie), Aumônerie (faire vérifier par P.Lemerle), Association culturelle (voir Mme Jacquens, prof français), musique demander à M. Garel), MDL (indiquer leur rôle dans l’achat des T-Shirt et soirée), cafétéria. Forum des métiers (demander à Mme Mascetti le programme ou voir sur site LSL.

    • Langue de prépa : le lexique est tout prêt (photos à changer).

    • CDI : indiquer le nom des personnes en charge du CDI (voir avec CDI), Ciné lycée (voir avec Mme Jacquens, prof de français EC).

    • Bibliothèque de proximité (sites internet des bibliothèques).

    • équipes pédagogiques (site LSL ou Garel) … liste des profs avec Courriel à demander par président A.P.E. à M.Fatus.

    • Administration : faire corriger par Mme Mascetti.

    • Ours, ne pas oublier l’ours qui comprend toutes les mentions légales et notamment les auteurs.


BULLETIN N° 2 :


  • L’éditorial

  • Les dates à retenir :

  • L’agenda de l’A.P.E.

  • Les congés scolaires

  • Vie du lycée :

  • Les conseils de classes

  • Les résultats aux concours 2011

  • Les élections au CA,

  • Vos représentants,

  • L’A.P.E. en actions :

  • Les formations,

  • Les conférences

  • Concours :

Les rapports de jury, Les épreuves de français-philosophie, et celles de langues, sans oublier les épreuves de TIPE

  • Bien choisir son école… bien choisir son concours

  • Bien choisir son métier,

  • Le métier d’ingénieur

  • REX Concours 2011

  • Inscriptions aux concours MP - PC - PSI

Les dates, les écoles, les modalités

  • Les concours BCPST

Les écoles, les dates…

  • Les concours ECs

Les écoles, les dates…
Sur le plan rédactionnel c’est :


    • EDITO : idem bulletin n°1

    • Agenda : le Bureau de l’A.P.E. a établi un calendrier du 2e et 3e trimestre (il est important de le mettre pour que les parents en province puissent programmer assez tôt les rencontres … les billets de train coûtent chers lorsqu’ils sont pris au dernier moment).

BULLETINS – Suite 4

    • Modalités de fermeture de l’internat (texte inchangé).

    • Congés scolaires : réactualiser en faisant attention aux dates.

    • Vie du lycée : les infos du 1er CA, et également conseils de classes sur le site LSL, aide régionale et hébergement restauration (scolarité).

    • Elections CA : reprendre PV du CA.

    • A.P.E. en actions : petite rédac sur nos actions.

    • Conférences (Comptes rendus : pas plus de 2 pages avec photos par conférence : 1 200 mots).




    • Concours : rapports de jury : réactualiser les adresses internet si besoin.

    • Français-Philo : les profs n’aiment pas trop que l’on parle de leur discipline mais leur soumettre le texte (plus c’est court mieux c’est : 800 mots).

    • Epreuves de langue aux concours : actualiser.

    • TIPE : le gros dossier à actualiser ; pas de gros changement mais vérification effective des dates et adresses internet. le reste du dossier n’est pas à modifier sauf si tout est revu par les directions de concours.

    • Bien choisir son école : adresses internet et photos à changer.

    • quel métier choisir (on peut citer M Bobroff).

    • Le métier d’ingénieur : récupérer l’enquête Ingénieurs de l’IESF (Payant mais intéressant) et en faire une synthèse. Le site est : http://www.iesf.fr Orienter aussi sur le site Actual-CIDJ accessible via une authentification gratuite du CDI.

    • REX concours 201X : les bons conseils des ex-candidats.

    • Inscriptions aux concours : sur le site SCEI = cela demande une véritable vérification des données et un tri des informations.

  • Très gros travail de tri des infos et de hiérarchisation intelligente (pas esthétique et pas redondante). C’est notre crédibilité qui est en jeu !

  • Chaque filière est traitée séparément :

    • scientifiques MP-PC-PSI

    • BCPST

    • EC


BULLETIN N° 3 :


  • L’éditorial

  • Les dates à retenir : L’agenda de l’A.P.E.

  • Vie du lycée : Les congés scolaires et l’internat

  • L’A.P.E. en actions

  • Journées d’informations,

  • Heures de colles,

  • Conférences.

  • Conférences :

Les comptes rendus des conférences scientifiques et santé de décembre 2011 à mars 2012.

  • Les concours

  • L’organisation des concours.

  • Rappel sur les concours : les dates, convocations, vœux… Le calendrier et la check-list indispensables (encart détachable p. 27 à 30 pour mieux suivre les concours).

  • Les intégrations

  • Bien intégrer, malgré l’image des intégrations dans la presse, qui se repaît parfois des faits les plus marquants pour « en faire ses choux gras!».

  • Toutes filières confondues, ce dossier regroupe des témoignages de jeunes intégrés et, en regard, le programme de leur école.

  • Le TIPE

Rappel : le sujet de l’année scolaire suivante parait au BO dans en février/mars (ces dernières années dans les 15 premiers jours de février).
Sur le plan rédactionnel c’est :


    • EDITO : idem bulletin n°1 & 2

    • Agenda : le Bureau de l’A.P.E. a établi un calendrier du 2e et 3e trimestre (il est important de le mettre pour que les parents en province puissent programmer assez tôt les rencontres … les billets de train coûtent chers lorsqu’ils sont pris au dernier moment).

    • Modalités de fermeture de l’internat (texte inchangé).

    • Congés scolaires : réactualiser en faisant attention aux dates

    • Vie du lycée : les infos du LSL.

    • A.P.E. en actions : de brefs comptes rendus.

    • Conférences (idem bulletin n°2).

    • Concours (tout savoir) une intro à faire.

    • 4 pages centrales détachables et à coller sur le frigo :

  • guide futé (rien de changé),

  • rappel concours (vérifier les dates plutôt 2 fois qu’une),

  • Vœux - intégration (procédure) + dates à actualiser,

  • dossier intégration : demander aux anciens élèves (via les anciens parents d’élèves) un court témoignage sur leur intégration en école. En regard on demande aux écoles une courte présentation en 600 mots avec une photo.


PROSPECTION
Deux partenaires publicitaires (sponsors) : 1 page de pub couleur dans chaque bulletin :


  • BPRP : partenaire financier (propose des financements aux étudiants + LMDE + caution logements) + 1 000 €/an ;

  • Dunod : partenaire édition (édite gratuitement nos plaquettes contre 1/2 p pub dedans) + 1000 €/an.


Pas d’école (ni coach, ni privé, ni stage langue ou prépa, ni école d’ingénieur…) du neutre uniquement (service, libraire…).
Vérifier que les partenaires souhaitent renouveler leur partenariat en septembre (avec accord règlement en janvier) pour une page publicitaire en couleur dans chaque bulletin en échange d’une aide de 1000 €/année.

BULLETINS – Fin
A chaque numéro, demander s’il y a des modifications à apporter sur la publicité et nouveau PDF. Faire cette démarche 3/4 semaines avant.
Après chaque numéro, adresser les justificatifs à l’annonceur.
LOGISTIQUE
Faire appel aux rédacteurs au moins 1 mois avant pour définir les rôles.
Appeler l’imprimeur pour mettre en place les délais de fabrication et d’envoi.

1 semaine avant l’envoi, éditer le bordereau d’envoi en triant les adresses sur l’étranger et sur le national (puis par départements).
Il faut 400 adresses sur le national pour bénéficier du tarif « Destinéo Esprit Libre « de la Poste.
Prévoir de se déplacer chez l’imprimeur pour les BAT bulletin + enveloppes. Voir tarifs à partir de cette page :

http://www.laposte.fr/Professionnel/Vos-envois-de-courrier/Developper-votre-clientele/Destineo-Esprit-Libre






La liste des tarifs « individuels » de la Poste figure dans ces pages :

http://www.laposte.fr/Professionnel/Vos-outils-pratiques/Outils-et-documents/Calculez-le-tarif-de-vos-envois
Fichier adhérents (ci-dessous) :
Le tri se fait sur le pays, puis sur le code postal. Toutes les adresses sont en capitales.

Sur le fichier adhérent, on ne garde que les adresses postales

Ce fichier est à remettre trié à l’imprimeur une semaine avant l’envoi du bulletin (pour édition des enveloppes).
CHEMIN DE FER :
C’est le tableau de planification des différentes phases de réalisation d’un bulletin. Il détaille jour par jour les étapes impératives à franchir.

  • Voir modèle dans la dropbox


BUREAU

Le Bureau de l’association est composé de 6 personnes au maximum, dont : le (la) Président(e), Vice-Président(e) Secrétaire, Secrétaire (adjoint(e), Trésorier(ère) et Trésorier(ère) Adjoint(e) en tenant compte de la parité hommes/femmes et d’une représentation appropriée des filières et des 1ère et 2e années.
Les webmestres et rédacteur (rédactrice) en chef du bulletin et coordonnateur des conférences peuvent être invités à y participer de façon régulière pour élargir le champ de discussion.
Le Bureau est un organe actif du Comité (voir règlement intérieur). Il organise et coordonne les différentes instances du Comité. Pour éviter les confusions, il est le lien avec l’Administration et les équipes pédagogiques du lycée : professeurs, CDI, CPE, infirmerie, Proviseurs, Intendant…
Le Bureau peut prendre des décisions s’il est réuni dans sa totalité (6 personnes) au nom du Comité comme le stipulent les statuts.
La signature du compte bancaire n’est autorisée qu’à trois personnes : président(e), vice-président(e) et trésorier(ère) en titre.
Cette signature engage chacun des membres, il est donc impératif qu’il y ait communication entre les trois personnes disposant de la signature et que les décisions concernant les dépenses soient prises en concertation avec le Comité. Pour une plus grande transparence, il est proposé au Comité de voter les décisions budgétaires de l’association, aussi est-il indispensable que le Bureau siège à chaque Comité. (Important pour la mise en place du calendrier des réunions de Comité).
Le Bureau peut décider, en fonction de chaque cas, s’il y a lieu de baisser le montant de la cotisation pour des personnes en difficulté financière, de surseoir à son règlement ou même de la gratuité de l’adhésion.
Attention cependant aux demandes : certaines relèvent d’une pingrerie à tout épreuve.

Pour mieux évaluer les problèmes, il est possible de s’en ouvrir avec les CPE ou l’infirmière, notamment pour signaler les difficultés que peuvent rencontrer certains étudiants pour poursuivre leurs études (cela peut leur permettre une prise en charge par la caisse de solidarité).
C comme…

CALENDRIER DE L’A.P.E.

Le calendrier est l’outil de travail pour définir les diverses réunions et évènements au cours de l’année :

  • Les réunions de comité,

  • Les réunions de parents,

  • Les RV avec Mme le Proviseur,

  • La préparation des bulletins,

  • Les conférences,

  • Les réunions de groupes de travail

  • Les Journées d’Information,

  • La Journée du Logement,

  • Etc…


Idéalement dès fin juin de l’année précédente et au plus tard début septembre il faut établir le calendrier.

Il doit ensuite être sera validé par Mme le Proviseur en fonction des réunions déjà prévues.
Tenir compte :


    • de l’occupation de la salle TV pour les présentations d’écoles ou de ciné-lycée,

    • des différentes manifestations internes (simulations d’entretiens, réunions des profs, conférences organisées par les professeurs, journées d’information).



UN FICHIER EXCEL :
Nous téléchargeons ce calendrier sur internet à l’adresse suivante :

http://trk.free.fr/calendrier/ (outil libre de droits).
Il faut faire quelques manipulations avant de l’utiliser :

  • Sur la 1ère page, renseigner l’année,

  • Sur la 1ère page, indiquer « 9 » pour le mois.

  • Cliquer sur les 2 menus déroulants des zones A et B. Sélectionner « aucun ».

  • Faire un « copié-collé - valeurs »  de la 1ère page.

  • Supprimer les autres onglets ainsi que les colonnes et lignes superflues de la 1ère page.

  • Votre agenda est prêt.


Le fichier est stocké dans la Dropbox, à la rubrique « Documents Bureau » > « Calendriers ».

Un exemple de calendrier est enregistré sous le nom de « calendrier-type ».
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