Activités et compétences





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date de publication06.08.2019
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ACTIVITÉS ET COMPÉTENCES



  • Définir le caractère de l’activité

  • Situer la tâche principale dans le RAP (Référentiel des Activités Professionnelles)

  • Identifier les compétences correspondant à l’activité choisie





Tâches principales - Compétences correspondantes

Seul

En partici-pation

Les activités administratives à caractère

technique

Rédaction de messages et de courriers professionnels simples liés à l’activité courante de la structure

  • Identifier l'objet, les destinataires et le contexte de communication

  • Rédiger le message ou le courrier adapté à la situation de communication

  • Contrôler la qualité syntaxique, orthographique et grammaticale du message ou courrier rédigé





Saisie et mise en forme de courriers, notes, comptes-rendus

  • Identifier le type de document à réaliser

  • Sélectionner le modèle de document adapté

  • Saisir et mettre en forme avec dextérité

  • Exploiter les fonctionnalités appropriées du logiciel utilisé

  • Contrôler la qualité orthographique et grammaticale du document produit

  • Mettre en page le document produit





Saisie, réalisation, mise en forme de tableaux et d’états chiffrés

  • Identifier la nature des données à traiter

  • Décrire la logique du traitement à mettre en œuvre

  • Organiser les données dans le tableau

  • Exploiter les fonctionnalités appropriées du logiciel

  • Appliquer des jeux d'essai et contrôler les résultats





Renseignement de formulaires

  • Analyser le document à renseigner

  • Collecter les données nécessaires

  • Appliquer les instructions et procédures associées au formulaire

  • Contrôler les données reportées

  • Contrôler l'envoi du formulaire en ligne





Production, contrôle et codification de documents commerciaux

  • Identifier les informations nécessaires

  • Rechercher et extraire les données

  • Compléter ou générer le document à établir

  • Mettre à jour les données (articles, clients, fournisseurs)

  • Contrôler le document commercial

  • Contrôler la concordance entre les documents commerciaux

  • Appliquer une codification





Traitement du courrier entrant, préparation et suivi des envois

  • Mettre en œuvre une procédure de réception ou d’expédition du courrier

  • Appliquer les tarifs d’affranchissement

  • Contrôler l’acheminement et la réception

  • Mettre en œuvre une procédure de diffusion du courrier

  • Exploiter un carnet d’adresses et des listes de diffusion








Les activités administratives à caractère organisationnel

Suivi et approvisionnement des stocks de fournitures et de consommables

  • Contrôler le niveau des stocks de fournitures et de consommables

  • Mettre en œuvre une procédure de réapprovisionnement

  • Réceptionner et contrôler la livraison





Contribution au maintien en état de fonctionnement des équipements disponibles

  • Veiller au bon fonctionnement des équipements disponibles

  • Solliciter le service de maintenance ou la personne ressource

  • Contrôler la remise en état des équipements

  • Rendre compte





Mise à jour et rangement des dossiers

  • Identifier les pièces, les documents à classer

  • Exploiter un schéma de circulation des documents

  • Appliquer une procédure de classement

  • Vérifier le contenu d’un dossier





Enregistrement et sauvegarde des documents et dossiers numériques

  • Organiser une arborescence des dossiers

  • Identifier et modifier les propriétés d’enregistrement d’un fichier, d’un dossier

  • Trier les fichiers et messages électroniques et les ranger

  • Appliquer une procédure de sauvegarde et de restauration





Gestion du courrier électronique

  • Paramétrer et mettre en œuvre un logiciel de messagerie électronique

  • Émettre et recevoir du courrier

  • Classer et filtrer les messages

  • Gérer le carnet d'adresses et les listes de diffusion

  • Respecter les consignes et procédures de sécurité





Repérage de la circulation d’informations, de documents au sein de la structure

  • Caractériser la place de la structure au sein de l’organisation

  • Repérer les acteurs, les postes de travail concernés

  • Identifier les informations nécessaires

  • Rechercher et extraire les données

  • Contrôler la circulation des documents





Les activités administratives à caractère relationnel

Recueil des consignes de travail

  • Prendre en notes les consignes orales

  • Distinguer les éléments essentiels de la demande

  • Hiérarchiser le travail à faire selon les priorités

  • Reformuler les consignes et vérifier leur interprétation





Transmission des informations au sein de la structure

  • Identifier les destinataires et le contexte de la communication

  • Choisir les moyens de communication adaptés

  • Formuler les informations à transmettre

  • Organiser et actualiser l'information sur les supports d’affichage

  • Vérifier l’efficacité de la communication





Restitution au supérieur hiérarchique du travail réalisé, des problèmes rencontrés

  • Sélectionner les informations et documents à transmettre

  • Choisir le mode de communication adapté

  • Rendre compte





Diffusion de documents internes

  • Identifier le document

  • Identifier le ou les émetteurs

  • Identifier le (les) destinataire(s) et son (leurs) adresse(s)

  • Transmettre le document par le moyen adapté





Accueil des visiteurs, réception d’appels téléphoniques de clients, d’usagers, en français (ou en langue étrangère)

  • Identifier l’interlocuteur et sa demande

  • Adapter le message d’accueil à l’interlocuteur

  • Prendre en notes un message téléphonique

  • Respecter la charte d’accueil de l’organisation

  • Appliquer une procédure d’accueil








Activités et Compétences – Aide à la réalisation de la fiche descriptive d’activité professionnelle

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