Instruction de tri 2005-003 du 22 février 2005





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Instruction de tri 2005-003 du 22 février 2005

sur le traitement des archives de l’enseignement,

parue au BOEN n°24 du 16 juin 2005

Adaptation pour les écoles

Archives départementales de l’Oise, 2012

Sommaire
Introduction 3

1. Politique générale, administration 4

Documents généraux 4

Conseils, comités et commissions 4

Communications et relations publiques 5

2. Vie scolaire 5

Inscription 5

Contrôle de l’assiduité, discipline 6

Emplois du temps, production pédagogique, travaux d’élèves 6

Activités périscolaires 7

3. Santé, aide sociale 7

Médecine scolaire 7

Infirmerie scolaire 7

4. Bâtiments 8

Sécurité 8

Entretien 8

Divers 9

Introduction

Une instruction de tri est un instrument de gestion des archives courantes et intermédiaires.

Elle a une double finalité :

  • simplifier et rationaliser la gestion des archives dans les bureaux,

  • assurer la conservation définitive des documents les plus importants.


Elle se présente sous la forme d’un tableau à quatre colonnes :

  • la première colonne, « description des documents », recense tous les documents produits et/ou reçus par l’établissement.




  • La deuxième colonne fixe la durée d’utilité administrative (DUA) de chaque document produit et/ou reçu par le service. La DUA correspond à la période pendant laquelle un dossier est utile à l’activité de l’’établissement, pour des raisons juridiques (délais de prescription en matière financière, administrative ou juridique) et/ou des impératifs de gestion. La DUA est exprimée en nombre d’années. La fin de la DUA ne présuppose pas du versement automatique des documents concernés.




  • La troisième colonne détermine le sort final des documents, au terme de la DUA. Trois solutions sont possibles :

  • Destruction : élimination intégrale des documents après visa obligatoire du directeur des Archives départementales,

  • Versement des documents pour conservation définitive et intégrale aux Archives départementales pour la recherche historique,

  • Tri : conservation partielle des documents par échantillonnage. Le tri a pour objet de séparer, au sein d’une même catégorie de documents, ceux à conserver et à verser de ceux à éliminer. Dans chaque cas, l’instruction de tri spécifie si le tri est chronologique, alphabétique, numérique, sélectif, géographique ou s’il combine plusieurs de ces critères. Pour certains types de documents, la conservation de quelques spécimens peut être suffisante.




  • La quatrième colonne comprend les observations affinant la description des documents, justifiant les choix, précisant les critères de tri ou les modalités de versement des documents.



Description des documents

Durée d’utilité administrative

Sort final

Observations

1. Politique générale, administration

Documents généraux










Création ou fermeture d’établissement

Durée de vie de l’établissement

Versement




Bilans annuels d’activité par le chef d’établissement

5 ans

Versement




Collection chronologique de correspondance

5 ans

Destruction




Cahier d’enregistrement du courrier

5 ans

Destruction




Agendas du chef d’établissement

5 ans

Tri sélectif




Planning de réservation des salles

1 an

Destruction




Organigramme, liste du personnel

5 ans

Versement




Circulaires nationales, instructions, notes de l’inspection académique

Validité

Destruction




Bulletin officiel de l’éducation nationale

Validité

Destruction




Dossiers de contentieux

Durée du contentieux jusqu’à extinction des voies de recours

Tri

Eliminer les dossiers de contentieux passant devant une juridiction administrative ou financière.

Dossiers de rentrée scolaire

5 ans

Versement




Projets d’école

Validité

Versement




Matériaux pédagogiques :










- dossiers d’élaboration et de fabrication de matériaux pédagogiques

5 ans

Tri sélectif




- liste des manuels en usage

Validité

Versement




- autres matériels (panneaux Rossignol, vidéos…)

Validité

Tri sélectif




Conseils, comités et commissions

Conseil d’école :










- élections

2 mandats

Tri

Conserver les dossiers des années scolaires se finissant en 0 et 5.

- procès-verbaux de réunions

5 ans

Versement




Conseil d’administration d’associations et établissements périscolaires

5 ans

Versement




Définition des objectifs pédagogiques des établissements (conseils de maîtres, conseils des cycles d’apprentissage…)

Durée du programme

Versement




Autres conseils ou missions (comité technique paritaire…)










- convocations, liste des membres

5 ans

Destruction




- ordres du jour, procès-verbaux

5 ans

Versement




Communication et relations publiques

Dénomination des établissements

2 ans

Versement




Plaquettes de présentation des établissements

Validité

Versement de spécimens




Sites internet des établissements

Validité

Versement

Verser les dossiers de conception, le cahier des charges, les textes d’information.

Photographies des établissements (bâtiments, équipes,…)




Versement




Coupures, dossiers de presse sur les établissements

3 ans

Versement




Publication périodique de l’établissement

3 ans

Versement




Manifestations et cérémonies (documents préparatoires, discours, photographies, dossiers de presse,…)

5 ans

Tri sélectif




Demandes et comptes rendus d’audience

5 ans

Tri

Conserver les dossiers des années scolaires se finissant en 0 et 5.

Cartes de vœux produites par l’établissement

2 ans

Verser des spécimens




Remises de distinction (photographies, articles de presse,…)

5 ans

Tri

Conserver les dossiers des années scolaires se finissant en 0 et 5.













2. Vie scolaire

Inscription

Registres matricules et/ou fichier des élèves, listes des élèves

50 ans

Versement

Ces documents permettent de délivrer des attestations de scolarité aux anciens élèves.

Dossiers scolaires

10 ans ou 50 ans

Tri

Ces documents permettent de délivrer des attestations de scolarité aux anciens élèves. La DUA est donc de 50 ans. Elle est réduite à 10 ans si l’établissement possède un récapitulatif complet de la situation administrative et pédagogique de l’élève (registre matricule…).

Modalités du tri :

  • si le classement est alphabétique, conserver les dossiers commençant par B et T tous les ans ;

  • si le classement est chronologique, conserver au minimum les dossiers des enfants sortis les années en 0.

Le dossier ne doit pas être remis à l’élève.

Livret scolaire







A classer dans le dossier de l’élève.

Photographies de classe




Versement

L’établissement doit constituer un fonds iconographique à partir des photographies remises par le photographe. Elles devront être datées.

Contrôle de l’assiduité, discipline

Statistiques des absences

1 an

Versement




Registre d’appel journalier

10 ans

Destruction

La DUA se justifie par d’éventuelles enquêtes de justice.

Bulletins d’absence, mots d’excuse des parents, certificats médicaux

1 an

Destruction




Rappels aux familles

1 an

Destruction




Signalement au procureur, à la caisse d’allocations familiales

1 an

Destruction




Avis de recherche d’enfants

1 an

Destruction




Emplois du temps, production pédagogique, travaux d’élèves

Emplois du temps des classes

1 an

Tri

Conserver les dossiers des années scolaires se finissant en 0 et 5.

Emplois du temps des enseignants

1 an

Tri

Conserver les dossiers des années scolaires se finissant en 0 et 5.

Cahier de texte du maître

2 ans

Tri

Conserver les dossiers des années scolaires se finissant en 0 et 5.

Cahier de texte des classes

2 ans

Tri

Conserver les dossiers des années scolaires se finissant en 0 et 5.

Fiches de progression des classes

2 ans

Tri

Conserver les dossiers des années scolaires se finissant en 0 et 5.0

Cours et supports de cours

2 ans

Tri sélectif




Cahiers d’évaluation du niveau des élèves (CE2)

2 ans

Tri

Conserver les dossiers de l’année de mise en place du dispositif puis 1 cahier sur 10 des années scolaires se finissant en 0 et 5.

Travaux d’élèves :










- cahiers de roulement, cahiers mensuels

2 ans

Tri

Conserver les dossiers des années scolaires se finissant en 0 et 5.

- cahiers, objets, maquettes, audiovisuels…

2 ans

Tri sélectif




Activités périscolaires

Dossiers d’organisation et de réalisation

2 ans (sauf contentieux)

Tri sélectif




3. Santé, aide sociale

Médecine scolaire

Comptes rendus de visites sanitaires des établissements

5 ans

Destruction




Infirmerie scolaire

Fiches individuelles d’infirmerie

2 ans

Destruction




Registres d’infirmerie

30 ans

Tri




Rapport annuel d’activité des infirmières scolaires

5 ans

Versement




Statistiques annuelles de fréquentation

5 ans

Versement




Statistiques annuelles sur les activités d’éducation à la santé

5 ans

Versement







4. Bâtiments

Sécurité

Visites périodiques de sécurité (commission hygiène et sécurité, commission sécurité incendie,…) : convocations, procès-verbaux, rapports

5 ans

Versement




Utilisation exceptionnelle de locaux : conventions

5 ans

Destruction




Diagnostics et rapports d’experts

50 ans

Tri

Il est impératif de conserver les diagnostics et rapports d’amiante ainsi que ceux concernant tout produit sensible.

Elimination de matériaux et de produits sensibles : bordereaux

50 ans

Destruction




Registres de sécurité des bâtiments et installations techniques

10 ans

Versement




Service de sécurité et de surveillance : main-courante

10 ans

Tri

Conserver les dossiers des années scolaires se finissant en 0 et 5.

Marchés et contrats de prestation de service de surveillance

10 ans

Destruction




Entretien

Travaux d’entretien (remplacement de menuiseries, voirie…)

10 ans à compter de la réception des travaux (sauf contentieux)

Destruction

La conservation des dossiers techniques incombe au maître d’ouvrage (commune…).

Travaux exécutés en application d’une réglementation sur les constructions publiques

10 ans à compter de la réception des travaux (sauf contentieux)

Destruction

La conservation des dossiers techniques incombe au maître d’ouvrage (commune…).

Gros équipements (chaufferie, circuit électrique, aménagement informatique, réseaux divers…)

10 ans à compter de la réception des travaux (sauf contentieux)

Destruction

La conservation des dossiers techniques incombe au maître d’ouvrage (commune…).

Dossiers de subventions

10 ans

Destruction




Divers

Bâtiments démontables : autorisations d’implantation, déclaration de travaux, autorisations de travaux, marchés, permis de démolir

Durée de vie de l’équipement + 5 ans

Destruction

La conservation des dossiers techniques incombe au maître d’ouvrage (commune…).

Dossiers de contentieux

Durée du contentieux

Destruction

La conservation des dossiers techniques incombe au maître d’ouvrage (commune…).

Implantation et gestion des créations artistiques et décors déposés ou réalisés pour l’établissement : correspondance, photographies, marchés, registres d’œuvre

70 ans à compter du décès de l’artiste

Versement

La DUA est dictée par le Code de la propriété intellectuelle et artistique.



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