Note : IL est possible de faire voter le projet de voyage au ca à la fin de l’année précédente (choix du type de séjour, nombre de participants et tarifs)





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ORGANISER UN VOYAGE SCOLAIRE

Toutes les démarches administratives

Septembre :

  • Déterminez le lieu du séjour, réservez tout de suite la date.

  • Faites un appel d’offres à plusieurs transporteurs

    • Contactez les responsables du lieu d’accueil, qui ont parfois des partenariats avec des compagnies de transport.

    • Cherchez sur minitel/internet la liste des transporteurs proches de votre établissement, mais aussi ceux du département où vous vous rendez.

    • Envoyez un fax/mail à chacun d’entre eux.

  • Déterminez un premier budget (hébergement, transport), avec une fourchette en fonction des prévisions de subventions, variations du nombre de participants.

Se renseigner sur les modalités de pénalisations si le nombre d’élèves minimum n’est pas atteint.

Voir, avec l’intendant, le nombre minimal (et donc l’argent recetté minimal) à partir duquel il acceptera d’engager la dépense correspondant au premier versement du budget du voyage

  • Prévenez les élèves du projet de voyage :

    • Si les participants du voyage seront des volontaires pris dans une ou plusieurs classes, commencez par faire passer un feuille d’information, avec un résumé du projet (20 lignes), et un coupon réponse dans lequel les familles intéressées confirment leur volonté de participer au voyage si le projet est retenu (annoncez le prix MAXIMAL prévu. ATTENTION à ne pas promettre un séjour à 100 euros pour demander ensuite 150 euros…). Il ne s’agit pas d’un engagement des familles, cette démarche n’a rien d’officiel mais permet de présenter lors du C.A. le nombre d’élèves intéressés dans chaque classe, et de déterminer par exemple quelles seront les classes prioritaires si des choix doivent être faits.

  • Faites un courrier au Chef d’établissement pour que votre projet de voyage apparaisse à l’ordre du jour du prochain C.A. (au moins 1 semaine à l’avance).


1er C.A. (fin Septembre, début Octobre)
Note : Il est possible de faire voter le projet de voyage au CA à la fin de l’année précédente (choix du type de séjour, nombre de participants et tarifs).

Dans le cas de projets sur un nombre limité de classes (pour ne pas perturber les cours des autres classes et pour entrer dans le cadre d’un voyage éducatif, il peut-être bon de prévoir l’année précédente les participants éventuels au voyage pour la constitution des classes)


  • Demandez au chef d’établissement la « fiche budget » officielle (CF. ANNEXE 1). Remplissez éventuellement plusieurs fiches si vous avez plusieurs choix (1 ou plusieurs classes, 4 ou 6 jours, etc.) que vous voulez soumettre au C.A.

  • Élaborez un dossier que vous proposerez au Chef d’établissement, à faire voter au C.A., comprenant

    • Les objectifs du voyage

    • Lieu d’accueil (coordonnées), dates

    • Transporteur choisi

    • Classes concernées, nombre d’élèves prévisionnel

    • Professeurs accompagnateurs

    • Conditions d’hébergement, restauration

    • Planning prévisionnel du séjour

    • Quelques lignes sur les Responsabilités, hygiène, sécurité, dégradations (responsabilités du prestataire de service, frais médicaux…)

    • Coût prévisionnel (préciser les subventions envisagées, les actions possibles)

    • Conditions de dédit, modification du nombre d’élève, annulation du voyage (le transporteur et la structure d’accueil doivent vous les préciser !)

    • Modalités de paiement proposées aux familles

  • Pendant le C.A., il est possible de changer certains paramètres

    • nombre d’enfants, durée du séjour…

    • Demandez aussi quelles sont les possibilités d’aide au financement (F.S.E. pour les élèves inscrits, fonds social, comité d’entreprise de certains parents…), et faites éventuellement voter un projet d’action des élèves (tombola, manifestation sportive…) pour financer une partie du voyage.

    • Faites éventuellement accepter que l’enseignant centralisera les paiements et les rendra ensuite à l’intendant ou à l’agent comptable (ceci DOIT être voté ! un enseignant ne peut manipuler l’argent des élèves sans cet accord).

    • Si le prix final n’est pas sûr à 100%, proposez plutôt un mode de paiement par les familles en 2 ou 3 échéances (le solde sera payé au dernier moment, quand vous connaîtrez le prix exact).(l’idéal pour le receveur étant tout de même des chèques recouvrant le montant total du voyage à encaisser selon un calendrier prévu à l’avance)


Si le C.A. rejette le projet : élaborez un nouveau dossier en fonction des arguments du refus, il n’est pas trop tard pour faire voter un Deuxième projet au prochain C.A.(d’où l’intérêt de le faire voter l’année précédente)
Octobre :

  • N’oubliez surtout pas de CONFIRMER votre voyage au transporteur et à la structure d’accueil, en leur re-faxant leur devis, signé pour accord par votre chef d’établissement

  • Envoyez le projet (signé par le chef d’établissement et/ou l’intendant) à la Mairie de votre ville, ainsi qu’au conseil général, et pourquoi pas au Ministère et aux organismes qui pourraient être intéressés par un partenariat ou une forme de sponsoring. (n’oubliez pas de préciser clairement le coût total du voyage).
    Demandez à ce qu’une proposition de subvention soit votée par le Conseil municipal, ou par le conseil général. (Attention, il arrive que les élus « oublient » de faire paraître votre demande à l’ordre du jour. Vérifiez 2 semaines avant la date du C.A. que votre demande a été prise en compte).

  • Confirmez le projet aux classes concernées :

    • Communiquez à chaque élève le contrat du voyage, précisant toutes les modalités du voyage (n’oubliez pas de préciser les conditions d’annulation pour les familles qui se désisteraient au dernier moment (indiquer le délai)…), avec un coupon réponse à faire signer par les parents, officialisant l’acceptation du contrat.

    • Demandez en même temps le paiement du premier acompte (vous pouvez préciser que les chèques ne seront pas encaissés avant le voyage).(se mettre impérativement d’accord avec l’intendant)

    • Renseignez-vous auprès de la structure d’accueil des possibilités de paiement (acceptation de chèque vacance, etc.), et précisez à chaque élève les aides dont il peut bénéficier (chèque vacance, aide du comité d’entreprise des parents, réduction s’il adhère au F.S.E…), mettez éventuellement les plus démunis en contact avec l’assistante sociale.

  • la structure d'accueil ou le transporteur vous demanderont certainement un acompte de réservation (20 à 30% du prix final). Il est toujours possible de négocier la date de paiement de cet acompte (dès que les familles ont donné leur premier versement par exemple)


COMMENT GERER LES PAIEMENTS :

  • Il faut absolument gérer rigoureusement la centralisation des paiements des élèves : il vaut mieux qu’un seul enseignant récupère les chèques, autorisations parentales…

  • Préparez un tableau (CF. ANNEXE 2) établissant un maximum de paramètres par élève : classe, sexe (important pour annoncer à la structure d’accueil les répartitions garçons/filles pour les chambres), membre ou non du F.S.E. (si celui-ci contribue au paiement de ses adhérents), contrat signé par les parents, autorisation d’intervention médicale, N° de chèque du 1er paiement, 2ème paiement, 3ème paiement, Diplôme de natation (s’il s’agit d’un séjour dans une base nautique qui réclame un diplôme de « savoir nager » ou s’il y a une piscine dans le centre).

  • Pour chaque paiement, il faut absolument préciser s’il s’agit de liquide ou d’un chèque, auquel cas il faut noter le n° de chèque (indispensable en cas de réclamation des familles).et le nom de la banque

  • Notez au dos de chaque chèque le nom de l’élève.(s’il diffère de celui des parents), la classe et le n° de versement (exemple : JURA 1 – Dupont – 6°5)

  • Si les familles paient en plusieurs échéances : vous risquez de ne pas avoir récupéré le dernier chèque avant le départ. Il est possible de réclamer aux familles tous les chèques d'un coup, en leur promettant évidemment de les encaisser à plusieurs mois d'intervalle.


2 mois avant le départ :

  • Vérifiez que les subventions éventuelles (mairies, conseil général…) ont été accordées (votre intendance doit fournir un R.I.B. pour recevoir la subvention, vous devrez peut-être fournir aussi une facture pro-format que doit vous délivrer la structure d’accueil)

  • Contactez le centre d’accueil ainsi que le transporteur, pour vérifier que les devis sont bien confirmés

  • Si un diplôme de natation est réclamé, organiser des sessions de test à la piscine


1 mois avant le départ :

  • Récupérez les 2èmes ou 3èmes paiements si ce n'est déjà fait.

  • Recontactez la structure d’accueil et le transporteur, pour confirmer ou préciser les modifications (nombre d’enfants, horaires de départs, d’arrivée…)

  • Organisez une réunion d’information avec les parents pour présenter le voyage, régler les derniers problèmes, répondre aux questions, indiquez les horaires prévus (lever, coucher, activités)


2 semaines avant le départ :

  • FAITES UN AFFICHAGE EN SALLE DES PROFS POUR PRÉVENIR DE L’ABSENCE DES ÉLÈVES !

  • Y joindre des indications, sollicitations pour récupérer les devoirs sur table, ou des exercices à faire faire pendant le séjour (cela rassure les parents)

  • Faites passer une fiche d’informations aux élèves : (CF. ANNEXE 3)

    • affaires à emporter dans la valise (donnez une liste complète ! les oublis sont nombreux, prenez les devants en précisant le nombre de sous-vêtements, pulls, pantalons, paires de chaussures, pyjama, K-way, casquette, maillot de bain, lunettes solaires, gants… Donnez aussi le contenu de la trousse de toilette (minimum : brosse à dent, shampooing, savon, serviette de toilette), crème solaire, et demandez aussi le carnet de santé..).

    • précisez l’argent utile à emporter ( + carte téléphonique ou portable )

    • Déchargez vous de toute responsabilité en cas de vols de bijoux, portable…

    • rappelez le fonctionnement général, notamment la date et l’heure de départ et de retour, toutes les coordonnées pour vous joindre en cas d’urgence (N° portable du collège, n° de l’établissement, n° structure d’accueil)

    • faites remplir un coupon précisant : N° tél des parents, remarques particulières (antécédents médicaux, allergies, régimes alimentaires spéciaux (y compris sans porc, etc…), énurésie (= pipi au lit), médicaments et ordonnance en cas de maladie et AUTORISATION DE PRENDRE TOUTE DÉCISION CONCERNANT UNE ÉVENTUELLE HOSPITALISATION EN CAS D’ACCIDENT.


1 semaine avant le départ :

  • Prévenez l’intendant de la préparation des pique-nique pour les élèves demi-pensionnaires ou internes.

  • Demandez au Principal / Proviseur un ordre de mission pour vous couvrir pendant le voyage.

  • Réservez/Récupérez le matériel que vous devrez emporter (camescope, matériel sportif…)


Au moment du départ, n’oubliez pas :

  • Les pique-nique des demi-pensionnaires (!)

  • La trousse à pharmacie de l’établissement (n’oubliez pas le stock de serviettes hygiéniques) ainsi que les P.A.I. des élèves ayant un suivi médical

  • les ballons, raquettes, frisbees, etc. (NOTE : il est possible d’emporter le matériel obsolète de votre établissement que vous pourrez offrir au centre d’accueil (vieilles raquettes, ballons…)

  • un poste de radio (s’il n’y en a pas au centre)

  • le caméscope du collège et/ou un appareil photo (ainsi que chargeur, batteries…)

  • le(s) téléphone(s) portable(s) du collège

  • les coordonnées du collège, de la structure d’accueil, du transporteur…

  • de l’argent (chèque, liquide… pour pallier au faux frais, pour les soins médicaux d’urgence)

  • le numéro de téléphone d’inter-mutualité assistance pour éviter de payer les secours

  • des sacs plastique et du sopalin en cas de malaise dans le car

  • les cassettes vidéo à projeter dans le car sont théoriquement interdites (SACEM)

  • recompter les élèves à chaque pause


Pendant le séjour :

  • Dès l’arrivée, contactez votre établissement

  • Ayez toujours sous la main une liste d’élèves précisant : les médicaments à prendre dans la journée, les contre-indications médicales de chacun (allergies, etc…). (notamment à la cantine, vous devez immédiatement pouvoir vérifier qu’aucun élève n’est allergique aux fruits de mer, arachides, etc…)

  • Si les élèves sont séparés en plusieurs groupes dans la journée, prévoyez un sac par groupe contenant un nécessaire de secours et les médicaments éventuels des élèves du groupe (notamment ventoline).

  • faites chaque jour un message d’accueil sur le répondeur du portable, présentant la journée de la veille, afin que les parents soient informés sans vous déranger.

  • Récupérez éventuellement l’argent et objets de valeur des élèves

  • faire faire attestations de stage par la structure d’accueil pour les familles le réclamant


Pendant le Retour :

  • Faites régulièrement un message d’accueil sur le portable précisant l’horaire d’arrivée prévue.


Un mois après le voyage :

  • Organisez une réunion des enfants et parents, faites une exposition photos, visualisation de la vidéo…


Dernier C.A. de Juin

  • Faites un bilan du voyage (pour les élus des collectivités, et les parents d’élève)

  • Proposez de faire immédiatement voter un projet de voyage pour l’année suivante.



Note : pour les exemples de courriers à adresser aux administrations, les coupons-réponses des parents, reportez-vous au document : « Correspondances Officielles ».


© Fabrice Bruchon, 2007
(G.R.I.D.E.P.S. Créteil)
soumettez vos commentaires, critiques : mogador@club-internet.fr

ANNEXE N°1
Voyage ou sortie Scolaire

Budget
Organisation du voyage :

Professeur Responsable : M……………………………

Classe(s) : ………………… Nombre d’élèves : …..

Destination : ……………………………..Nombre d’accompagnateurs : ….

Période du : ………….. au …………………

Objectifs : …………………………………..

Nb : L’agent comptable n’effectuera les paiements que dans la limite des fonds encaissés et notifiés.
Pièces complémentaires à fournir :

* Devis des prestations de services (voyagiste, transporteur, etc.)

* Joindre liste des élèves
Signature du professeur responsable, du gestionnaire, de l’ordonnateur


ANNEXE 2





NOM

PRENOM

Sexe

Classe

paiement 1
(N° chèque – nom )

paiement 2
(N° chèque – nom )

paiement 3
(N° chèque – nom )

Diplôme Natation

contrat signé
des parents

autorisation intervention
médicale

Adhérent F.S.E.

Assurance

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ANNEXE N°3 :

STAGE À : ……………





Lieu : ….

Tél. : …. (Merci de n’appeler qu’en cas d’urgence)


Fax : …

Messagerie vocale d’information : …. ( = n° de portable que vous aurez emporté)
Profs Accompagnateurs : …….
Date : Rendez-vous (date)… à …H…(heure) à (lieu)…….

Prévoir un pique-nique pour 12h.

Retour (date)… à …H…(heure) à (lieu)…….
AFFAIRES A EMPORTER

Au Minimum :

6 T.Shirts

2 gros pull-over

 lunettes de soleil

6 paires chaussettes

2 survêtements

2 paires de baskets usagées

6 slips/culottes

1 short

Casquette, crème solaire

1 pyjama

1 K.way (+ pantalon K.Way)

Serviette de toilette

Trousse de toilette (Brosse à dents, shampooing…

Carte téléphonique


Carnet de santé


+ en fonction du type de voyage : bottes en caoutchouc, Maillot de bain, Bonnet, gants de ski imperméables…

PAS DE VÊTEMENTS NEUFS !
FONCTIONNEMENT GENERAL

Hébergement : - Chambres collectives de 4 à 8 lits (draps fournis)

Restauration : - petit déjeuner, déjeuner, dîner, goûter

Activités : 9h -12h, 14h-17h, encadrées par des professionnels.

Il n’est pas nécessaire de confier d’argent à votre enfant.
PRÉCAUTIONS MÉDICALES

Merci de préciser dans le coupon ci-dessous les traitements médicaux, régimes spéciaux, allergies, énurésie… concernant votre enfant. N’OUBLIEZ PAS LE CARNET DE SANTE.
----------------------------------------------------------------------------------------------

NOM, prénom de l’enfant :………………………

N° de Tél des parents : ………………………

Remarques particulières (cf. précautions médicales) : ………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Je soussigné M………………………., autorise les professeurs du voyage à prendre toute décision concernant une éventuelle hospitalisation ou intervention chirurgicale en cas d’accident.

Fait à , le 

Signature

Les Textes Officiels de référence :
SECURITE,SURVEILLANCE, RESPONSABILITE :
Circulaire du 20 décembre 1956
Accidents pouvant survenir aux élèves internes et externes : conduite à tenir en cas d'accident grave ; mesures préalables incombant aux chefs d'établissement.
Circulaire du 20 novembre 1963
Accidents scolaires : déclaration d’accident / conduites de prévention / conduite à tenir en cas d’accident.
Circulaire n°  80-254 du 24 septembre 1980
Accidents scolaires : recueillir les déclarations des témoins.
Note de service n°  94-116 du 9 mars 1994
Sécurité des élèves. Pratique des activités physiques scolaires.
Circulaire n°  94-239 du 29 septembre 1994
Accidents scolaires : règlements amiables et contentieux, procédures judiciaires

NATATION 

Loi n° 51.662 du 24 Mai 1951 (RLR 922-0)
Sécurité dans les établissements de natation 
Circulaire n° 65-154 du 15 octobre 1965 + Circulaire n° 65-154 bis du 18 octobre 1965
Instructions pour l'enseignement de la natation scolaire.
Circulaire n° 71.441 et 71.286 du 23 Décembre 1971 + Circulaire n° 72.158 du 9.06.1972
Enseignement de la natation à l'école élémentaire

Circulaire n°  81-163 du 17 août 1981
Prévention des hydrocutions et des noyades : les dix commandements du baigneur et du plongeur.

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