Accompagnement à la réalisation d'un état des lieux





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date de publication05.07.2018
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DIAGNOSTIC et ACCOMPAGNEMENT

MANAGEMENT ENVIRONNEMENTAL

DANS LES PME




CAHIER DES CHARGES

Version finalisée du 17 septembre 2007


Guides et cahiers techniques




INTRODUCTION



L’ADEME souhaite contribuer, avec ses partenaires institutionnels et techniques, à promouvoir la diffusion du management environnemental. Pour cela, un dispositif de soutien aux études d'aide à la décision (pré-diagnostics, diagnostics) est ouvert aux PME.
Le diagnostic management environnemental correspond aux différentes prestations d’accompagnement indiquées ci-dessous :


Accompagnement à la réalisation d'un état des lieux

et à l'élaboration d'un plan d'actions




Accompagnement à la mise en œuvre du plan d’actions




Accompagnement

à la construction d'un SME (système de management environnemental)




Cas particulier

Accompagnement aux démarches de certification

des PME qui exercent des activités de collecte ou de traitement des DECHETS



Ou à une combinaison de celles-ci :


Accompagnement

à la réalisation d'un état des lieux,

à l'élaboration d'un plan d'actions…

ET

à la mise en œuvre du plan d’actions







Accompagnement

à la réalisation d'un état des lieux…

ET

à la construction d'un

système de management environnemental (SME)



Le présent document précise le contenu et les modalités de réalisation de ces prestations qui sera effectué par un intervenant extérieur à l’entreprise.
Le cas échéant, la prestation pourra être réalisé dans un cadre élargi et porter sur les domaines qualité, sécurité, environnement ou développement durable.

Démarches individuelles ou collectives

La prestation sera réalisée à la demande de l’entreprise (démarche individuelle).

La prestation peut également être réalisée dans le cadre d’une démarche collective qui pourra proposer aux bénéficiaires outre du conseil individualisé, des formations collectives, des réunions d’échanges, des actions communes de communication…


I.OBJECTIFS DE LA PRESTATION




PRESTATIONS

OBJECTIFS

Accompagnement

à la réalisation d'un état des lieux

et à l'élaboration

d'un plan d'actions


 Aider l’entreprise à connaître sa situation environnementale :

- afin d’établir une appréciation de ses impacts et de ses risques, et de vérifier sa conformité aux réglementations en vigueurs ;

- afin de préparer le cas échéant la mise en place ultérieure d’un système de management.
 Aider l’entreprise à initier une démarche de progrès incluant un volet environnement :

- démarche intégrée qualité, sécurité, environnement ;

- démarche de développement durable.


 Aider l’entreprise à identifier et de hiérarchiser les améliorations, et d’élaborer un plan d’actions.


Accompagnement

à la mise en œuvre

du plan d’actions


 Aider l’entreprise à mettre en œuvre une (ou plusieurs) préconisation(s) inscrite(s) dans le plan d’actions décidé à l’issue de l’état des lieux.


 Faciliter la remontée d’info vers l’ADEME.


Accompagnement

à la construction d'un système de management environnemental (SME)


 Aider l’entreprise à construire (ou le cas échéant ajouter à un système de management pré-existant) :

- soit un SME ;

- soit un système de management combinant l’environnement à la qualité ou la sécurité.


 Préparer ainsi les entreprises qui le souhaitent à obtenir une certification tierce partie.


Accompagnement

aux démarches de certification des PME du déchets

 Accompagner les PME qui exercent des activités de collecte ou de traitement des déchets à obtenir une certification tierce partie par rapport au(x) référentiel(s) choisi(s) :


- système de management de l’environnement, de la qualité, ou de la sécurité ;

- référentiel de service.


II.DESCRIPTION DE LA PRESTATION



II-1 Généralités

Afin que le maître d'ouvrage (responsable du site concerné) bénéficie d'un regard d'expert extérieur à l’entreprise, la prestation devra être réalisée par un intervenant ci-après dénommé "le prestataire", ayant la compétence nécessaire et les références attestant de ces compétences.

Déontologie et compétence du prestataire :
Dans un souci de qualité, le prestataire s’attachera à respecter les règles suivantes :

  • suivre une démarche rigoureuse explicitée et justifiée dans ses rapports d'études,

  • être exhaustif dans ses recommandations et fournir toutes les informations objectives nécessaires au maître d'ouvrage pour décider des suites à donner,

  • ne pas intervenir dans une entreprise vis-à-vis de laquelle il ne présenterait pas toute garantie d’objectivité, notamment sur des installations conçues, réalisées ou gérées pour l’essentiel par lui-même,

  • n’adjoindre aucune démarche commerciale concernant des biens ou services (ayant un lien avec les recommandations) au cours de son intervention.



Définition du périmètre de la démarche :
Le prestataire devra définir au préalable le périmètre de la démarche en se basant sur le périmètre-type défini ci-dessous.


Périmètre-type :

  • prendre en compte l'ensemble des activités exercées par l'entreprise sur le site, ainsi que les utilités et les infrastructures ;

  • aborder l'ensemble des domaines de l'environnement: eau, air, énergie, déchets, bruit, sol et sous-sol, paysage, risques... 


Cependant, le prestataire pourra le cas échéant limiter ou étendre (démarche multi-sites, approche QSE ou développement durable par exemple) le périmètre de la démarche, et l’indiquera dans le rapport final.

Définition de la méthode de travail :
Le prestataire devra définir au préalable la méthode de travail utilisée :

- champ d’étude : aspects administratifs et réglementaires, techniques, organisationnels, et économiques.

- support méthodologique : PEE (Plan Environnement Entreprise), …

II-2 Contenu de la prestation d’accompagnement



PRESTATIONS

POINTS A COUVRIR

Accompagnement

à la réalisation d'un état des lieux

et à l'élaboration

d'un plan d'actions


 Réaliser une synthèse des contraintes réglementaires applicables et identifier les non-conformités.
 Déterminer les impacts et les risques.
 Analyser l'organisation interne de l'entreprise, et examiner ses pratiques.
 Identifier et hiérarchiser les améliorations possibles.
 Elaborer un plan d’actions.


Accompagnement

à la mise en œuvre

du plan d’actions


 Définir une plan de travail en tenant compte du plan d’actions décidé par le maître d’ouvrage à l’issue de l’état des lieux.
 Mettre en œuvre le plan de travail.


Accompagnement

à la construction d'un système de management environnemental (SME)


 Mettre en place (ou le cas échéant ajouter à un système de management pré-existant) l’ensemble des exigences :

- d’un SME selon les référentiels ISO 14001, EMAS, NF X30-205… ;

- d’un système de management combinant l’environnement à la qualité (ISO 9001…) ou la sécurité (ILO OSH 2001, OHSAS 18001, MASE…).


Accompagnement aux démarches de certification des

PME du déchet

 Mettre en place l’ensemble des exigences du (ou des) référentiel(s) choisi(s) :

- SME selon les référentiels ISO 14001, EMAS, NF X30-205…

- système de management de la qualité (ISO 9001),

- système de management de la sécurité (ILO-OSH 2001, OHSAS 18001…),

- référentiel de service (Certirec, Qualicert…).
 Réaliser un audit à blanc et former le personnel si nécessaire.


 Réaliser un audit de certification initiale.

Cette mission ne sera évidemment pas réalisée par le prestataire mais par un organisme de certification accrédité.



III.MODALITES DE REALISATION DE LA PRESTATION



III.1. Accompagnement




Définition d’un programme d’accompagnement

Le prestataire et le maître d’ouvrage définissent d’un commun accord les caractéristiques du programme d’accompagnement (voir exemples ci-dessous) :

  • sa durée (généralement plusieurs mois) et son calendrier ;

  • son intensité (nombre de journées d’accompagnement) ;

  • ses modalités (journées ou demi-journées sur site, assistance téléphonique…).




Exemples de programme d’accompagnement

Durée

Intensité

Accompagnement à la réalisation d’un état des lieux

3 à 6 mois

5 journées

Accompagnement à la mise en œuvre du plan d’actions

6 mois

4 journées

Accompagnement à la construction d’un SME selon l’ISO 14001

12 mois

10 journées

Formation, accompagnement, et audit à blanc en vue d’une certification de service QUALICERT Valorpneu

12 mois

15 journées



Rôle du maître d’ouvrage

Pour le bon déroulement de la démarche, le maître d'ouvrage :

  • désignera un "animateur environnement", c'est à dire un (ou plusieurs) collaborateur(s) ayant la compétence et la disponibilité pour conduire la démarche au sein de l’entreprise ; au besoin, l’entreprise pourra adjoindre à un responsable référent la présence d’un renfort temporaire (stagiaire…) ;

  • constituera, si nécessaire, un groupe de travail afin notamment de favoriser les échanges des informations et des idées ;

  • informera l'ensemble du personnel au moment du lancement de la démarche et s'assurera de son entière collaboration ;

  • suivra régulièrement l'avancement de la démarche ;

  • s'impliquera fortement aux étapes-clés de la démarche (définition des priorités, élaboration d’une politique environnementale …).



Rôle du prestataire

Le rôle du prestataire consiste avant tout à encadrer et assurer le tutorat de l'animateur environnement. Le prestataire se voit ainsi confier une triple mission :

  • fournir une assistance méthodologique, afin d'orienter et organiser la démarche de l’entreprise ;

  • apporter une expertise technique et réglementaire, afin de transmettre à l’entreprise les compétences nécessaires, et de valider la démarche réalisée par celle-ci ;

  • assister l’entreprise dans la maîtrise de son projet, et notamment le respect du planning établi, ainsi que le repérage et la résolution de points de blocage éventuels.

En ce qui concerne l’accompagnement à la mise en œuvre du plan d’actions, la prestation ne peut pas être confondue avec des missions de maîtrise d’œuvre, et ne peut en aucun cas se substituer à une éventuelle étude de faisabilité ou d’ingénierie.

III.2. Rapport final et fiche de synthèse



A l’issue de la mission d’accompagnement, le prestataire rédigera et transmettra au maître d’ouvrage un rapport et une fiche de synthèse. Le maître d’ouvrage retournera alors à l’ADEME une copie du rapport (sauf disposition contraire décidée par l’ingénieur concerné), et de la fiche de synthèse.
Rapport final :

Le rapport final comprend notamment les éléments suivants :

  • les objectifs de la prestation et les modalités du programme d’accompagnement ;

  • les préconisations qui devront être formulées de manière :

- suffisamment précise pour être facilement comprises par l’entreprise même si elle change d’interlocuteur au bout de quelques mois ;

- personnalisée en fonction de la spécificité du site considéré ;

  • un bilan de la prestation réalisée : les points positifs, les éventuelles difficultés rencontrées et solutions apportées.


Fiche de synthèse :

La fiche de synthèse, dont un modèle figure en annexe au présent cahier des charges, comprend essentiellement des cases à cocher de manière de en faciliter la saisie et l’exploitation.

A noter que la rubrique correspondant à la prestation d’accompagnement à la mise en œuvre du plan d’actions comprend en outre une partie « Exemple à suivre » plus littérale dont l’objectif est de présenter de manière synthétique les enseignements de la prestation de manière à en favoriser ultérieurement la démultiplication.

A terme, et lorsque l’application sera opérationnelle, le prestataire pourra directement saisir la fiche de synthèse sur le site www.ademe.fr, et y retourner pour la finaliser.

IV.CONFIDENTIALITE



L'ADEME et le prestataire garantissent la confidentialité du rapport final et de la fiche de synthèse, ainsi que de toutes les données et informations qui auront été communiquées par le maître d’ouvrage.


V.COÛT DE LA PRESTATION



Le prestataire établira un devis détaillé correspondant au coût de la prestation dans son ensemble, faisant apparaître la charge de travail, les coûts journaliers, les frais de déplacements et les éventuels frais annexes.

Le montant ainsi proposé sera forfaitaire, ferme et définitif, et inclura l’ensemble de la prestation telle que définie dans le présent cahier des charges.



MANAGEMENT ENVIRONNEMENTAL / ENTREPRISES




DIAGNOSTIC et ACCOMPAGNEMENT


FICHE DE SYNTHESE




IDENTIFICATION DE L’ENTREPRISE



Raison sociale de l’entreprise : ............................................................................
Site(s) ou périmètre concerné(s) : .................................................................................




Coordonnées de l’entreprise :
Adresse : ..............................................................................................................................................

CP : ................. Ville : .......................................................
Tél : ......................................

Fax : .............................................

Mél : ..............................................................
Contact :

Prénom : ……………………… Nom : ………………………… Fonction : ………………………..




Caractéristiques de l’entreprise :
Secteur d’activité : ..............………….

Effectif : .......................... personnes (en équivalent temps plein)

Chiffre d'affaire : .......................... M €




Contexte de l’entreprise :
Marché de l’entreprise :

 marché local ou régional

 marché national

 marché européen

 marché international
Clients de l’entreprise :

 Entreprises

 Administrations et/ou collectivités

 Particuliers

Situation initiale de l’entreprise par rapport à la législation des Installations Classées (ICPE) :

 non soumise

 soumise à déclaration

 soumise à autorisation
L’entreprise a déjà un système de management (de la qualité…) :

 oui

 non





IDENTIFICATION DU PRESTATAIRE



Raison sociale : ............................................................................

N°SIRET : ..................................................




Coordonnées :
Adresse : ..............................................................................................................................................

CP : ................. Ville : .......................................................
Tél : ......................................

Fax : .............................................

Mél : ..............................................................




Caractéristiques :
Effectif : .......................... personnes

Chiffre d'affaire : .......................... k €




Expert ayant réalisé la prestation :
Prénom : ……………………… Nom : …………………………

Qualification :

 aucune qualification

 ICAE

 IRCA

 autre qualification : ..............……………




DETAIL DE LA PRESTATION

Accompagnement à la

réalisation d’un ETAT DES LIEUX




Modalités d’accompagnement :
Durée de la prestation : ............. mois

Nombre de jours d’accompagnement : ....... jours

Utilisation du PEE :  Oui  Non




Etat des lieux :
 Etat des lieux Environnement

 Etat des lieux incluant un volet Environnement

 démarche intégrée Q, S, E

 démarche de développement durable

 autre




Plan d’améliorations DECIDE par l’entreprise :
 Législation ICPE : mise en conformité administrative

 Energie : réduction des consommations, lancement d’une étude (air comprimé, éclairage…) …

 Eau : réduction des consommations

 Matières : réduction des consommations

 Déchets : tri, achat de bennes, recherche de prestataires agréés, archivage BSDI…

 Rejets liquides : recherche de plans de réseaux…

 Emissions atmosphériques

 Bruits et nuisances

 Pollution des sols

 Stockage : réorganisation, mise en place de rétentions, couverture…

 Paysage

 Transports

 Autres : formation des salariés…




Perspectives d’actions futures citées par l’entreprise :

 Abandon de la démarche

 Poursuite de la démarche

 Mise en œuvre d’un programme d’améliorations

 Approfondissement de la démarche (déchets, énergie, éco-conception…)

 Extension de la démarche (sécurité au travail, développement durable…)

 Mise en place d’un système de management

 Autres démarches envisagées


DETAIL DE LA PRESTATION

Accompagnement à la

MISE EN ŒUVRE du plan d’actions


Modalités d’accompagnement :
Durée de la prestation : ............. mois

Nombre de jours d’accompagnement : ....... jours

Utilisation du PEE :  Oui  Non




Améliorations qui font l’objet d’un accompagnement à la mise en oeuvre :
 Législation ICPE : mise en conformité administrative

 Energie : réduction des consommations, lancement d’une étude (air comprimé, éclairage…) …

 Eau : réduction des consommations

 Matières : réduction des consommations

 Déchets : tri, achat de bennes, recherche de prestataires agréés, archivage BSDI…

 Rejets liquides : recherche de plans de réseaux…

 Emissions atmosphériques

 Bruits et nuisances

 Pollution des sols

 Stockage : réorganisation, mise en place de rétentions, couverture…

 Paysage

 Transports

 Autres : formation des salariés…




Perspectives d’actions futures citées par l’entreprise :
 Abandon de la démarche

 Poursuite de la démarche

 Mise en œuvre d’un programme d’améliorations

 Approfondissement de la démarche (déchets, énergie, éco-conception…)

 Extension de la démarche (sécurité au travail, développement durable…)

 Mise en place d’un système de management

 Autres démarches envisagées



Exemple à suivre :
Titre : ............. ............. ............. ............. ............. .............

Pourquoi agir ?

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

Présentation et résultats

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

Focus

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

Enseignements

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

Facteurs de reproductivité

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………




DETAIL DE LA PRESTATION

Accompagnement à la

construction d’un SME




Modalités d’accompagnement :
Durée de la prestation : ............. mois

Nombre de jours d’accompagnement : ....... jours

Utilisation du PEE :  Oui  Non




Système de management :
 Construction d’un SME

 Construction d’un système de management combiné

 QE

 SE

 QSE

 Autres




Référentiel(s) mis en place :

 ISO 14001

 EMAS

 NF X30-205 Niveau 1

 NF X30-205 Niveau 2

 ISO 9001

 ILO OSH 2001

 OHSAS 18001

 MASE

 Autres




Plan d’améliorations DECIDE par l’entreprise :
 Législation ICPE : mise en conformité administrative

 Energie : réduction des consommations, lancement d’une étude (air comprimé, éclairage…) …

 Eau : réduction des consommations

 Matières : réduction des consommations

 Déchets : tri, achat de bennes, recherche de prestataires agréés, archivage BSDI…

 Rejets liquides : recherche de plans de réseaux…

 Emissions atmosphériques

 Bruits et nuisances

 Pollution des sols

 Stockage : réorganisation, mise en place de rétentions, couverture…

 Paysage

 Transports

 Autres : formation des salariés…



Perspectives d’actions futures citées par l’entreprise :
 Abandon de la démarche

 Poursuite de la démarche

 Mise en œuvre du système de management

 Approfondissement de la démarche (déchets, énergie, éco-conception…)

 Extension de la démarche (sécurité au travail, développement durable…)

 Certification du système de management

 Rationalisation et intégration de différents systèmes de management

 Autres démarches envisagées



DETAIL DE LA PRESTATION

Accompagnement aux démarches de

CERTIFICATIONS des PME du déchet



Modalités d’accompagnement :
Durée de la prestation : ............. mois

Nombre de jours d’accompagnement : ....... jours

Utilisation du PEE :  Oui  Non



Référentiel(s) mis en place :

 Référentiels de service

 CERTIREC

 QUALICERT / VHU

 QUALICERT / huiles

 QUALICERT / Valorpneu

 QUALICERT / épandage agricole

 QUALICERT / QUALORG

 Autres

Systèmes de management :  SME  Système de management intégré

 ISO 14001

 EMAS

 NF X30-205 Niveau 1

 NF X30-205 Niveau 2

 ISO 9001

 ILO OSH 2001

 OHSAS 18001

 MASE

 Autres



Plan d’améliorations DECIDE par l’entreprise :
 Législation ICPE : mise en conformité administrative

 Energie : réduction des consommations, lancement d’une étude (air comprimé, éclairage…) …

 Eau : réduction des consommations

 Matières : réduction des consommations

 Déchets : tri, achat de bennes, recherche de prestataires agréés, archivage BSDI…

 Rejets liquides : recherche de plans de réseaux…

 Emissions atmosphériques

 Bruits et nuisances

 Pollution des sols

 Stockage : réorganisation, mise en place de rétentions, couverture…

 Paysage

 Transports

 Autres : formation des salariés…



Organisme de certification retenu :
 AFAQ-AFNOR Certification

 Bureau Véritas Certification

 Ecopass

 SGS

 UTAC

 DNV

 LRQA

 Autre organisme



Perspectives d’actions futures citées par l’entreprise :
 Abandon de la démarche

 Mise en œuvre et suivi de la démarche

 Poursuite de la démarche

 Approfondissement de la démarche (déchets, énergie, éco-conception…)

 Extension de la démarche (sécurité au travail, développement durable…)

 Rationalisation et intégration de différents systèmes de management

 Autres démarches envisagées




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