comité de pilotage
21 juin 2013
Relevé de décisions
Personnes Présentes : 24
Nom et prénom
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Etablissement
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Agnès D’HALLUIN
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BU Panthéon-Sorbonne
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Clotilde ZUR NEDDEN
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BU Paris-Sorbonne
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Maria-Livia CADIS
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BU Panthéon-Assas
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Natacha LECLERCQ
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BU Denis Diderot
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Tiphaine TUGAULT
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BU UPEC
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Bibliothèque Sainte-Geneviève
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Enrica HARRANGER
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DBIST Université de Versailles-St Quentin
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Cécile TARDY
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BDIC
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Brigitte AUBY-BUCHERIE
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BU Sorbonne nouvelle
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Anne-Claire VOLONGO
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BU Paris-Ouest-Nanterre
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Oriane BOISSEL
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BU Paris-Sud
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Annie MALECKI
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BU Paris 13
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Sylvie CHEVILLOTTE
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BIU Cujas
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Emile PAGE
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BULAC
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Véronique CURTINHA
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Bibliothèque Cité de l’architecture
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Philippe PERREAUDIN
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Bibliothèque Cité de l’architecture
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Bibliothèque INHA
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Anne-Catherine FRITZINGER
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BU UPMC
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André LOHISSE
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BU Paris Dauphine
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Birgit HALLERBERG
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Bibliothèque de Sciences Po
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Jérôme KALFON
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BU Paris Descartes / COMOP
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Anne FAURE
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Bibliothèque Musée du Quai Branly / COMOP
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BU Evry Val d’Essonne
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Brigitte DUJARDIN
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BU Paris 8
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Emmanuel COLLIER
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FMSH
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BIU Sorbonne
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François MICHAUD
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BIU Sainte-Barbe / COMOP
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Jérémy JEANGUENIN
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Coordinateur Rue des facs
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Examen du rapport d’activité 2012-2013 et bilan de l’activité
Examen du rapport d’activité et validation du document
Le schéma type du circuit de traitement des questions et les fiches de fonction présentant la répartition des rôles des chaque intervenant (répondant, référent établissement, référent thématique et coordinateur réseau) sont examinés et validés en séance. Ces documents seront transmis à chaque établissement afin qu’ils puissent être intégrés en tant que de besoin dans les fiches de postes ou discutés à l’occasion des entretiens professionnels annuels.
Le mode de fonctionnement avec le message d’alerte lors d’arrivée de toute nouvelle question génère de nombreux messages. Néanmoins cette procédure est jugée pratique et est appréciée. Elle est maintenue.
Question Point permet désormais d’obtenir des statistiques d’activité relativement fiables. Toutefois, ces statistiques ne permettent que le recueil d’éléments quantitatifs. L’outil « GoogleDoc» permettait de recueillir des informations d’ordre qualitatif, qui ne sont plus disponibles. L’outil sous réserve d’être simplifié doit être remis en fonction. Il sera réinitialisé chaque année (fin du cumul des informations d’année en année).
Les adhésions 2013-2014 (établissements Entrants / Sortants)
Pas de nouveaux arrivants ou de sortants durant ces deux derniers semestres.
Des établissements ont approché Rue des facs et souhaitent participer : la bibliothèque du Muséum National d’Histoire Naturelle, la bibliothèque d’HEC et la bibliothèque de l’Ecole des Chartes.
Deux établissements souhaitent mettre fin à leur collaboration : la BULAC et le SCD de Versailles Saint-Quentin en Yvelines. La participation de ces établissements au réseau de Rue des facs prend fin le 30 septembre 2013 (fin de validité de la convention).
Projet d’avenant à la convention de 2010
Afin de simplifier la gestion pour l’établissement porteur (Sainte-Barbe) il est nécessaire d’aligner l’ensemble des conventions sur les mêmes dates de gestion. En outre, des éléments relatifs aux échéances de facturation (deux actuellement, une serait préférable) ou encore à l’emploi du coordinateur du réseau (désormais à temps complet) doivent être corrigés dans la convention initiale. Il a été jugé préférable de proposer une nouvelle convention plutôt que de procéder par avenant. Il est décidé que :
une nouvelle convention sera transmise aux établissements dans le courant du dernier trimestre 2013 avec une date de prise d’effet au 1er janvier 2014,
la convention actuelle étant renouvelable tacitement, les établissements devront adresser un courrier dénonçant la convention courante (un modèle sera transmis en même tant que la nouvelle convention).
Projection financière pour 2013-2014 – Reconduction du contrat du coordinateur du réseau
Le montant de la cotisation pour le dernier semestre 2013 sera particulièrement bas cette année (70€). Toujours dans un souci de simplification, il est convenu que cette somme sera inclue dans la facture 2014. La facture 2014 sera adressée aux établissements dans le courant du mois de janvier de l’année prochaine et couvrira la totalité de l’année. Une projection des éléments financiers est examinée en séance (document transmis personnellement à chaque directeur par courriel le 18 juin dernier).
Jérémy Jeanguenin quitte ses fonctions le 21 juin au soir. Le Comité opérationnel a rencontré plusieurs candidats pour son remplacement : 2 profils se dégagent, l’un des candidats devant encore confirmer son intérêt pour le poste. Le comité de pilotage valide le choix final qui sera fait entre les deux candidats. Le candidat recruté prendra ses fonctions au 1er septembre 2013.
Pendant la période estivale le service devra fonctionner sans coordinateur. Un courriel sera adressé à tous les membres du réseau afin d‘attirer leur attention sur la nécessite d’être particulièrement attentifs au bon fonctionnement du service pendant cette période transitoire.
Désignation de nouveaux membres pour le Comité opérationnel
Comme chaque année il est demandé au Comité de pilotage de se prononcer sur la composition du comité opérationnel. François Michaud et Anne Faure ne souhaitent pas reconduire leur mandat. Cécile Tardy (BDIC) succèdera à Anne Faure. Aucun candidat ne se présente en séance. Le Comité de pilotage délègue à François Michaud le soin de trouver son remplaçant.
Feuille de route 2013-2014
Un premier état de la feuille de route 2013-2014 est proposé dans le rapport d’activité 2012-2013. Il conviendra au nouveau coordinateur de reprendre de façon détaillée et plus opérationnelle les orientations qui sont déjà fixées.
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Rue des facs – Compte rendu du Comité de pilotage 21/06/2013 – Page /
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