Généralités
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1.1. 1. Titre et n° d’identification du [ou des] programmes opérationnels concernés
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Titre et n° identification du PO concerné ou des PO concernés si ensemble de programmes présentant un dispositif de contrôle et de gestion commun
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Programme opérationnel au titre de l'objectif "INVESTISSEMENT POUR LA CROISSANCE ET L’EMPLOI" en Guyane N° CCI 2014FR05SFOP003
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1.1.2. Montant cofinancement européen du programme
FSE :
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CTE : Certains PO peuvent intégrer du financement CE hors fonds ESI
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83 900 000,00 euros
(29 792 676,00 euros CPN)
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1.2. Date à laquelle correspond l’information donnée par le présent document
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27/11/2015
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1.3. Identification d’un correspondant service/personne(s) en charge de la procédure de désignation
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Préciser coordonnées utiles (tél, messagerie)
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M. Laurent SENN, chef du POLE 3 E DIECCTE
Laurent.senn@dieccte.gouv.fr
05 94 29 53 65
Mme Sherline AMECIA, Chef du service FSE
sherline.amecia@dieccte.gouv.fr
05 94 29 54 31
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1.4. Autorité de gestion
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Nom, adresse et point de contact
Pour les PO CT, indiquer séparément :
- les coordonnées du STC
- les points de contact du PO (si pertinent)
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Préfet de la région Guyane
Rue Fiedmond –
BP 7008 97307 Cayenne Cedex
Le Préfet
eric.splitz@guyane.pref.gouv.fr
Le secrétaire général aux affaires régionales
vincent.niquet@guyane.pref.gouv.fr
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1.5. Autorité de certification (le cas échéant, préciser si la fonction est internalisée)
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Nom, adresse et point de contact
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Direction Régionale des finances publiques de Guyane
Rue Fiedmond _BP 7016
97307 Cayenne Cedex
marc.mesa@dgfip.finances.gouv.fr
sylvie.brule@dgfip.finances.gouv.fr
acfe-michai.consultant@dgfip.finances.gouv.fr
L’autorité de certification est également organisme de paiement
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1.6. Organismes intermédiaires
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Lister OI désignés ; préciser nom(s), adresse(s) et point(s) de contact
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CONSEIL GENERAL DE LA GUYANE – HOTEL DU DEPARTEMENT
Place Léopold Héder
BP 5021
97397 CAYENNE Cedex
Tél : 0594 29 55 00
Contact : SAEE (subventionglobale.fse@cg973.fr)
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2. Autorité de gestion ; principales fonctions
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2.0.1 Statut, nature, rattachement (le cas échéant)
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Etat, service déconcentré
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2.0.2. Principales fonctions assurées directement
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Le cas échéant, si l’AG assure directement la fonction d’autorité de certification, le préciser. Indiquer comment le principe de séparation des fonctions sera assuré.
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L’Etat, autorité de gestion, exerce directement les fonctions dévolues à l’autorité de gestion telles que définies à l’article 125 du règlement UE N°1303/2013.
Elle assure :
- la préparation du programme opérationnel et sa déclinaison en DOMO
- l’établissement du descriptif du système de gestion et de contrôle
- l’établissement du plan de communication
-l’organisation des travaux du comité de suivi, du comité de programmation et du comité d’évaluation
- la formalisation des procédures de gestion et de contrôle dans un guide des procédures
- la désignation des organismes intermédiaires en charge d’une subvention globale, la formalisation des relations avec ces derniers et le suivi régulier de la bonne mise en œuvre de ces délégations (qualité de gestion, éligibilité, transparence…)
- le suivi de l’exécution du programme, notamment grâce aux outils de monitorage informatiques (SYNERGIE//Ma Démarche FSE) utilisé par l’ensemble des acteurs : cadre de performance, dégagement d’office…
l’évaluation (du suivi de la qualité des indicateurs jusqu’aux évaluations d’impact)
- la mise en œuvre des suites des contrôles quelle que soit leur nature
- La réalisation de contrôle qualité gestion (AG et OI), le suivi des contrôles qualité gestion effectués par les organismes intermédiaires à leur niveau, la coordination des contrôles qualité gestion, et le suivi de la mise en œuvre des recommandations formulées dans le cadre des CQG.
- la mise en place des contrôles d’opérations, au sein d’une unité séparée
Tâches susceptibles d’être externalisées :
- contrôles de service fait
- visites sur place
- Contrôles qualité gestion
- réalisation de certains travaux d’évaluation
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2.0.3. Fonctions déléguées par l’AG
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Cf. article 123(6) et (7) du règlement (UE) n° 1303/2013.
Identification des fonctions confiées ou susceptibles de l’être à des organismes intermédiaires et, le cas échéant, d’autres prestataires Les procédures concernant cette délégation sont décrites ci-dessous (2.2).
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la collectivité départementale deviendra à l’issue des élections des 6 et 13 décembre 2015 : l’Assemblée de Guyane conformément aux dispositions prévues par la loi 2011-884 du 27 juillet 2011.
Par conséquent, dans le cadre de ce changement statutaire, la continuité des engagements pris pour la gestion des fonds européens sera assurée sans aucun préjudice.
Fonctions confiées à l'OI :
Gestion des dossiers d’opération :
En amont :
- Information, animation, appui aux bénéficiaires
- Instruction des dossiers
-Sélection notification aux bénéficiaires de la sélection, de l’ajournement ou du rejet
-Etablissement et signature des actes attributifs d’aide
En aval :
- Suivi de l’exécution des opérations et recueil des données relatives aux indicateurs
- Contrôle de service fait, dont visite sur place en cours d’exécution et liquidation de l'aide européenne
- Paiement des aides aux bénéficiaires
- Classement et archivage des dossiers
Suivi et pilotage général de la subvention globale :
- Contrôle qualité gestion interne
- Suivi financier et déclaration des dépenses de la subvention globale
- Pilotage qualitatif et quantitatif des dispositifs cofinancés, suivi des indicateurs
- contribution à la rédaction d’un rapport annuel de mise en œuvre
- rédaction d’un rapport annuel sur les contrôles réalisés par l’organisme intermédiaire (contrôle de service fait et contrôle de qualité gestion interne) et sur les suites réservées aux constats de l’ensemble des contrôles
- Participation aux comités de suivi, de l’évaluation et de programmation compétents
Tâches susceptibles d’être externalisées :
- contrôles de service fait de manière notamment à garantir les délais de traitement de l’aide après réception d’un bilan d’exécution conforme.
- visites sur place
- Contrôles qualité gestion, réalisées par l’organisme intermédiaire.
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2.1. Organisation et procédures de l’autorité de gestion
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2.1.1. Organigramme, description des fonctions de chacune des unités (avec les effectifs)
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Bien identifier chacun des services instructeurs, ses missions et les moyens humains en place ou prévus (préciser ETP en place et /ou fourchettes prévues). Préciser acquis de compétence des personnels, actions de formation envisagées.
En cas de désignation d’OI, les mêmes informations concernant ces derniers doivent être précisées.
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L’Autorité de gestion :
Secrétaire Général aux Affaires Régionales-SGAR :
En Qualité de Secrétaire Général aux Affaires Régionales, il assurera sous l’Autorité du Préfet la supervision du dégagement d’office et du cadre de performance, de manière à garantir une montée en charge du programme, conforme aux ambitions et objectifs fixés.
Il garantit, en parallèle, la coordination avec la Région Guyane, en tant qu’Autorité de gestion, puis avec la Collectivité territoriale de Guyane.
Enfin, il veillera à la cohérence avec les politiques d’emploi conduites sur le territoire guyanais.
Pour assurer le suivi de l’avancée du programme, le SGAR s’appuiera sur un chargé de mission « suivi de l’avancée du P.O FSE & qualité » qui aura notamment pour mission :
Suivi de l’avancée du Programme grâce aux outils de monitoring (Synergie/Ma Démarche FSE)
suivi de la programmation du PO FSE Etat en lien avec le secrétariat des comités de programmation
Réalisation de CQG auprès des services FSE de la DIECCTE et de l’organisme intermédiaire, Suivi des différents contrôles internes réalisés en complément par les services FSE de la DIECCTE et du Conseil général de Guyane (puis CTG) et suivi des recommandations issues des CQG
Organisation d’échanges réguliers avec les différentes autorités compétentes (DFIP, DIECCTE, CICC, Commission Européenne…)
Coordination des réponses aux différents contrôles effectuées
Coordination de la production des RAMO, et des rapports stratégiques
Définition et pilotage du plan de communication et des évènements visant à promouvoir le FSE en Guyane
Par ailleurs, le SGAR et le chargé de mission suivi avancée et qualité seront en relation continu avec le chargé de mission Europe du SGAR et le chargé de mission Emploi (logique de transversalité et de mise en cohérence des interventions pilotées par l’Etat en matière de politique d’emploi)
(Effectif cible : 1, 2 à 1,5 ETP)
DIECCTE Pôle 3E – Service FSE :
Le service FSE est composé de 2 pôles, placés sous l’autorité d’un chef de service :
Cellule Instruction :
Elle a pour missions la réalisation de l’ensemble des tâches liées à la gestion des dossiers:
Animation (information, sensibilisation, détection de projets…) en direction des porteurs de projet potentiels
Appui aux porteurs de projet (dont animation et soutien à la professionnalisation volet gestion)
Instruction, programmation, notification, conventionnement et suivi des opérations
Contrôles (CSP et CSF)
Engagements comptables et juridiques
Transmission des pièces comptables à l’organisme payeur
Conservation des dossiers
Suivi de l’exécution de la subvention globale du CG (suivi de la maquette) en lien avec le chargé de mission placé auprès du SGAR
Mise en œuvre des correctifs suites aux opérations de contrôle (certification, CQG, auditeurs…)
(Effectif cible : 3 à 4 ETP)
Cellule évaluation :
En réponse aux enjeux forts en matière de suivi du cadre de performance et d’évaluation, la DIECCTE constitue un pôle dédié à ces missions :
Suivi des indicateurs communs et spécifiques, et des cibles définies dans le cadre de performance
Animation et soutien à la professionnalisation des bénéficiaires et gestionnaires (volet indicateurs)
Analyse des données issues du système de suivi
Rédaction des RAMOI et des rapports spécifiques
Rendu compte dans le cadre des comités de suivi
Production des contenus des supports de communication avec la chef de service FSE de la DIECCTE
Définition et pilotage du plan d’évaluation et du cahier des charges des évaluations,
Organisation du Comité d’évaluation
(Effectif Cible : 1 ETP)
Pour rappel le chargé de mission FSE suivi qualité est placé auprès du SGAR (en cours de recrutement au moment de l’élaboration du DSGC)
Service Régional de contrôle (SRC) de la DIECCTE :
L’unité de contrôle des opérations comprend 2 agents.
Secrétariat général de la DIECCTE :
L’administration générale et finances du Secrétariat assurera l’instruction des dossiers d’A.T dont bénéficiera le service FSE de la DIECCTE
A ce titre, relèvera de sa compétence :
- Instruction et contrôle des demandes d’aide relevant de l’assistance technique
- Notification des actes attributifs
- Suivi de l’exécution des opérations
- Contrôle de Service Fait et mise en œuvre des suites liées au contrôle
- Liquidation de l’AT
- Saisie des données dans Ma Démarche FSE
- Classement et archivage des dossiers.
(Effectif cible : 0,1 à 0,2 ETP)
Cf. Annexe1 : Organigramme DIECCTE et annexe 1.1 DIECCTE service FSE
L’organisme intermédiaire :
Le Département Guyane, puis collectivité territoriale de Guyane a mis en place une organisation et a affecté des moyens pour garantir une gestion efficiente de l’axe prioritaire 4 « Agir contre les phénomènes de pauvreté par un accompagnement global des publics les plus éloignés de l’emploi pour favoriser leur inclusion sociale » du Programme Opérationnel FSE Guyane Etat 2014-2020 au titre de l’objectif "Investissement pour la Croissance et l’Emploi".
Les services intervenant dans la gestion et/ou le suivi du FSE et leurs missions :
Le Service des Affaires Economiques et Européennes (SAEE) rattaché à la Direction Générale des Services
Il assure le pilotage de la subvention globale FSE et la gestion des opérations pour les modes d’allocation suivants :
- dossiers en mode subvention
- dossiers en mode marchés publics
Ce Service sera également bénéficiaire de l’Assistance Technique qui sera gérée par la Direction des Affaires Financières du Département.
(Effectif cible : au total 3,5 ETP).
La Direction de l’Insertion et de la Cohésion Sociale (DICS) rattachée à la Direction Générale Adjointe de la Solidarité et de la Prévention (DGASP)
Elle vient en appui au SAEE dans le cadre d’opérations financées en mode subvention :
- Instruction du volet qualitatif de la demande de subvention (analyse de la pertinence de l’opération proposée au regard des besoins des publics et des interventions prioritaires de la DICS)
- Avis d’opportunité transmis au SAEE pour finalisation de la phase d’instruction
- Participation aux visites sur place avec l’unité de gestion FSE du SAEE.
C’est la Direction bénéficiaire dans le cadre de marchés publics.
(Effectif cible : au total 2 ETP).
La Direction des Affaires Financières (DAF) rattachée à la Direction Générale Adjointe de l’Administration (DGAA)
La DAF assurera l’instruction des dossiers d’Assistance Technique dont bénéficiera le service gestionnaire SAEE. A ce titre, la DAF réalisera les principales tâches pour les dossiers relevant des crédits d’AT :
- Instruction et contrôle des dossiers en mode marchés publics
- Notification des actes attributifs du marché public
- Suivi de l’exécution des opérations
- Visites sur place
- Contrôle de Service Fait et mise en œuvre des suites liées au contrôle
- Liquidation de l’AT
- Saisie des données dans Ma Démarche FSE
- Classement et archivage des dossiers.
(Effectif cible : au total 0,1 ETP).
Le Service Budget et Comptabilité rattaché à la Direction des Affaires Administratives et Financières (DAAF) elle-même rattachée à la Direction Générale Adjointe de la Solidarité et de la Prévention (DGASP)
Le pôle financier de la DGASP, après contrôle des pièces transmises par la DICS et un contrôle de l’unité de gestion FSE du SAEE, assure les mandatements liés aux subventions FSE, puis transmets les mandats au Payeur Départemental pour paiement.
(Effectif cible : au total 0,5 ETP)
Le Service des Marchés rattaché à la Direction des Achats, des Marchés et des Assurances (DAMA) elle-même rattachée à la Direction Générale Adjointe de l’Administration (DGAA)
La DAMA assure la publication des appels d’offres après transmission du cahier des charges par la Direction ou le Service bénéficiaire de la Subvention Globale.
(Effectif cible : au total 0,25 ETP)
Le Service des Assemblées rattaché à la Direction des Assemblées, du Courrier et de l’Intendance (DACI) elle-même rattachée à la Direction Générale des Services (DGS)
La DACI assure la publication des arrêtés, des rapports et délibérations en lien avec la Subvention Globale.
(Effectif cible : au total 0,01 ETP)
Cf organigramme OI annexe 2
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Annexe 1 : organigramme nominatif DIECCTE
Annexe1.1 : Organigramme DIECCTE service FSE
Annexe1.2 : Organigramme fonctionnel DIECCTE
FSE
Annexe 1.3 : fiche de poste chargé de mission instruction
Annexe 1.4 : fiche de poste chargé de mission évaluation
Annexe 1.5 : fiche de poste chargé de mission suivi avancée et qualité
Annexe 2 : organigramme CG- OI
Annexe 2.1 : CG-OI-service gestionnaire SAEE
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