Session 2012 - BTS Assistant de Manager – E5 - Cas Hydromel : BAREME
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1re partie : Diagnostic et proposition de solutions
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Contenu de l’introduction : Présentation de la situation, problématique, annonce du plan
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2 pts
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LE DIAGNOSTIC OPÉRATIONNEL
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La justesse et la précision du diagnostic
Sélection des données utiles à l'établissement du diagnostic (statistiques / profil des personnels concernés).
Qualité de l’analyse de l’impact familial, financier et organisationnel du déménagement.
Prise en compte et traitement des réflexions entendues : difficultés personnelles à titres privé et professionnel, interrogations en matière d'organisation matérielle…
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10 pts
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Pertinence et efficacité des outils présentés en annexe du rapport qui doivent réellement aider à la prise de décision du manager (Minimum 2 annexes).
- Outils d’analyse des causes (éléments chiffrés illustrant les problèmes liés au déménagement)
- Tableau d’analyse des caractéristiques du personnel (synthèse des témoignages des salariés du SRC).
- Outils en vue de préparer les indemnisations (aide au calcul des frais réels ou du forfait…)
- Planning prévisionnel du déménagement… et tout autre outil pertinent
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8 pts
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LES SOLUTIONS
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Prise en compte du contexte culturel et des valeurs de la société Hydromel (Management participatif, esprit collectif…).
Respect des contraintes financières (budget limité même si la limite n’est pas précisée dans le sujet), psychologique, temporelles ‘rapport à remettre fin mai 2012, déménagement en octobre 2012) et de qualité.
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3 pts
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Pertinence des solutions proposées en lien avec le diagnostic (caractère opérationnel, propositions réalistes).
Enquête auprès du personnel (questionnaire),
Prise en compte de l’augmentation des frais de déplacement (indemnisation kilométrique, abonnement SNCF, prime…),
Réunion d’information visant à rassurer les salariés (pas de licenciement, répartition des tâches quasi-inchangée, maintien des primes sur objectifs, rappel du calendrier prévisionnel du déménagement…),
planning de présence pour assurer la permanence pendant le déménagement…
Toute autre solution pertinente (Ex. : Mise en place d’un groupe de travail, aide au covoiturage, aide à la garde d’enfants, aide au déménagement de domicile…)
Justification des solutions
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10 pts
6 pts
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Conclusion elle met en avant une solution
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2 pts
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LA MISE EN FORME
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Orthographe, grammaire, expression
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3 pts
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Structure (introduction, développement, conclusion) et qualité de l’argumentation
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3 pts
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Mentions (émetteur, destinataire, date...), présentation
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3 pts
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TOTAL 1re partie
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/ 50 pts
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2e partie : Mise en œuvre de la décision
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LE QUESTIONNAIRE
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Sous-total / 20 pts
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Pertinence du titre (veiller à ce que le soit titre mobilisateur)
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1 pt
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Introduction :
Énoncé des objectifs (prise en compte des difficulté liées au déménagement pour y apporter des réponses)
Énoncé des modalités de retour (selon le cas, sous forme papier ou courriel avec date limite)
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3 pts
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Structure du questionnaire : (ex en 3 parties : déplacement, impacts familiaux et identification)
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2 pts
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Pertinence des questions
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8 pts
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Formats des questions adaptés ((questions fermées, ouvertes, à choix multiples, renvois…)
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2 pts
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Conclusion : phrase suscitant l’adhésion ou la motivation
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2 pts
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Clarté de la présentation
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1 pt
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Mention prévoyant les éventuelles prises de rendez-vous individuels avec Mr Madsen
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1 pt
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LE PLANNING DE PRÉSENCE
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Sous-total / 10 pts
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Titre : pertinence et dates
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2 pts
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Respect des consignes : permanence non stop, plages horaires, choix des gestionnaires (les plus expérimentés), organisation de la permanence
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2 pts
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Mise en forme du planning
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1 pt
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Exactitude des informations : intitulés des pôles, prénom-nom des gestionnaires, horaires.
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5 pts
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TOTAL 2e partie
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/ 30 pts
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TOTAL GÉNÉRAL
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/ 80 pts
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Remarque : La première partie doit être cohérente avec les éléments déterminants du contexte décrit dans cet encadré, qui n’est pas attendu des candidats.
Éléments déterminants du contexte :
- marché concurrentiel,
- baisse régulière du chiffre d’affaires,
- baisse de la compétitivité.
- restructuration de l’entreprise, visant une organisation simplifiée,
- regroupement à terme de l’ensemble du siège social sur le site de production à Andlau,
- décision de déménager dans l’immédiat le SRC (octobre 2012),
- culture de l’entreprise : rigueur, compétence, respect des personnes, esprit collectif,
prise d’initiative favorisée…
Explicitation du besoin du manager :
L’annonce du déménagement du SRC de Strasbourg sur le site de production à Andlau (distant de 40 kms), a généré un certain malaise au sein de l’équipe. Le manager a besoin de cerner plus précisément l’impact de ce transfert auprès des salariés de son service.
Les objectifs sont énoncés par le responsable :
assurer la continuité des missions sans perturbation des clients et des salariés
désamorcer les blocages et conflits éventuels
Mission confiée à l’assistant(e) :
Collecte et traitement de l’information pour :
aider le manager à clarifier la situation,
et lui permettre :
d’avoir le maximum de réponses aux objections des collaborateurs du SRC,
de leur faire un maximum de propositions pour obtenir l’adhésion du plus grand nombre.
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Première partie : Diagnostic et propositions de solutions
Introduction
Présentation de la situation
Problématique
Annonce du plan
1 – Diagnostic opérationnel sur l’impact du déménagement auprès des salariés du SRC
A – Analyse de l’impact sur les situations personnelles
Le fichier des salariés a permis de mettre en évidence des indicateurs caractérisant, d’une part les situations personnelles des collaborateurs et, d’autre part, l’impact du déménagement sur les déplacements domicile/travail.
L’impact est d’ordre personnel, financier et professionnel (annexes 1 et 2 du corrigé).
Les salariés craignent de voir leurs vies bouleversées par le déménagement. Une analyse du fichier des salariés SRC peut permettre d’évaluer de manière pertinente leur profil pour mieux apprécier les situations à considérer.
une majorité de femmes (60 %),
près de 70 % ont un conjoint (mariés ou pacsés),
40 % ont des enfants à charge ; la moitié de ces 40 % ont un conjoint qui travaille,
Allongement de la durée des trajets domicile/Andlau…
Il apparaît que les contraintes familiales seront fortes et seront donc à prendre en compte.
On constate une dispersion des domiciles (73 % des salariés habitent dans des communes différentes).
Entre avant et après le déménagement, l’importance de l’éloignement des salariés par rapport à leur lieu de travail s’est inversée. Alors que 43 % faisaient moins de 10 km, ce seront 43 % qui plus de 40 km.
Une indemnisation kilométrique proportionnée au coût supplémentaire supporté par chaque salarié devrait donc être envisagée. Cela se traduira, pour l’entreprise, par un coût supplémentaire que l’on ne pourra évaluer, précisément, qu’après étude des situations individuelles des salariés au regard des solutions d’indemnisation retenues (frais réels ou forfait).
Par ailleurs, les salariés peuvent craindre une augmentation des frais liés au déménagement malgré la prise en charge d’une indemnisation par l’entreprise, des frais supplémentaires de garde d’enfants, l’achat d’un second véhicule…
Enfin, on constate qu’un seul salarié n’a pas le permis de conduire (aide envisageable pour ce salarié).
Impact sur les conditions de travail
Ces situations variées vont avoir un impact sur les conditions de travail du personnel (changement d’habitude, travail en Open Space…). Un changement mal accepté pourrait conduire à des blocages, des tensions et des conflits dans le domaine professionnel.
En conséquence, la situation géographique du nouveau lieu de travail aura une incidence certaine sur les collègues, tant d’un point de vue organisationnel que financier.
B – L’impact en termes organisationnel et budgétaire
L’entreprise devra tenir compte de plusieurs paramètres pour mener à bien sa restructuration. L’analyse doit prendre en compte différents types de contraintes :
financières : les propositions de solutions doivent éviter les affrontements, sans oublier toutefois la dimension coût (à proportionner aux enjeux). L’accompagnement proposé par l’entreprise ne se fera pas sans limite. Il faudra réfléchir à des critères d’attribution des indemnisations.
psychologiques : prise en compte de la résistance au changement et de la nécessité de faire adhérer les salariés au projet ;
temporelles : dossier à rendre pour la fin du mois de mai (délai de 3 semaines) ;
réorganisation de l’espace de travail : passage à l’Open Space
2 – Propositions de solutions argumentées
L’objectif est d’informer de rassurer et d’anticiper le déménagement afin d’apporter des solutions adaptées. Il s’agit pour l’entreprise d’accompagner le personnel sur le plan individuel et professionnel. L’information doit être claire et doit apporter des réponses aux questionnements et aux craintes des salariés.
A – Afin de recueillir des informations sur les situations personnelles et affiner le diagnostic :
. Création d’un questionnaire personnel en vue de mesurer l’impact réel du déménagement sur les situations personnelles des salariés, pour mieux comprendre les contraintes de chacun et permettre d’apporter une réponse individualisée.
Les résultats des questionnaires prépareront l’accompagnement de la hiérarchie auprès du personnel avec apport d’une réponse adaptée lors des entretiens individuels.
. Organisation d’entretiens personnalisés : l’objectif est de permettre à chaque salarié qui le souhaite de pouvoir exprimer ses craintes et inquiétudes (créneaux horaires à définir et à bloquer sur l’agenda du manager).
B – Afin de d’accompagner les salariés et tenir compte de leurs nouvelles contraintes financières, proposer des solutions d’indemnisation adaptées aux différentes situations personnelles :
Indemnisation kilométrique au réel (annexe 3 calcul des remboursements) ou forfaitaire sur un an (par exemple).
Prise en charge éventuelle (après étude individualisée) d’un abonnement SNCF pour les salariés intéressés et réflexion sur la mise en place éventuelle d’une navette de la gare d’Andlau jusqu’à l’usine.
Financement d’un permis de conduire (un seul salarié concerné).
D’autres solutions financières plus ponctuelles peuvent être mises en place afin de compenser les dégradations au niveau de la vie privée.
Indemnisation forfaitaire si déménagement envisagé pour se rapprocher du lieu de travail.
Proposition d’une prime exceptionnelle liée à la perturbation du changement de site.
Prise en charge temporaire des frais de garde d’enfants supplémentaires (voire, après étude création d’une crèche ou partenariat avec établissement existant).
Assurance du maintien de la prime sur objectif (clients en charge inchangés).
C – Afin de communiquer et rassurer les salariés sur l’organisation du déménagement et les changements probables sur l’organisation du service :
Organiser une réunion d’information ayant pour objectif de :
Rassurer les salariés sur la répartition des tâches (pas de changement majeur).
Rappeler qu’il n’y a pas de licenciement envisagé.
Informer du recours à un aménageur d’espaces qui consultera chacun pour connaître ses besoins et ses souhaits en matière d’espace de travail.
Diffuser un planning prévisionnel l’ensemble des grandes étapes sur les prochains 6 mois. (annexe 4)
Organiser une réunion exceptionnelle du CHSCT.
D – Afin d’assurer la continuité de l’activité du service pendant le déménagement :
Programmer la permanence pendant le déménagement
Créer un planning de présence pendant la semaine du déménagement avec constitution d’équipes de roulement en vue d’une présence téléphonique.
En conclusion (on attend que le candidat souligne la complémentarité des différentes solutions et distingue celles qui seront faciles à mettre en œuvre dans des délais rapides et à un coût faible de celles, plus complexes qui demandent une programmation dans le temps assorties d’un budget prévisionnel).
La mise en œuvre des solutions proposées peut permettre d’atteindre les objectifs poursuivis :
assurer la continuité des missions sans perturbation des clients et des salariés,
désamorcer les blocages et conflits éventuels.
Signature
Annexe 1
Critères d'analyse du fichier du personnel du SRC
Situation familiale des salariés
du SRC
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|
Nb de salariés habitant
la même commune
|
Situation
|
Nb
|
%
|
|
Ville
|
Nb de salariés
|
Marié
|
15
|
50
|
|
Strasbourg
|
5
|
Célibataire
|
8
|
27
|
|
Schiltigheim
|
2
|
Pacsé
|
5
|
17
|
|
Bischheim
|
2
|
Divorcé
|
2
|
7
|
|
Reichstett
|
2
|
Total
|
30
|
100
|
|
Ostwald
|
2
|
|
|
Nb de salariés habitant la même commune
|
13
|
Salariés sans permis
|
1
|
|
|
Nb de salariés
Isolés
|
17
|
Salariés ayant des enfants à charge et un conjoint qui travaille
|
Enfants
à charge
|
Nb de salariés
|
%
|
Conjoint
qui travaille
|
% de salariés ayant des enfants à charge et dont le conjoint travaille
|
% de salariés ayant des enfants à charge et dont le conjoint travaille (par rapport à l'ensemble du service)
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Oui
|
12
|
40
|
6
|
50%
|
20%
|
Non
|
18
|
60
|
|
|
|
Total salariés
|
30
|
100
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Répartition des distances domicile/travail
avant et après le déménagement
|
|
Distance
|
Domicile/Strasbourg
|
Domicile/Andlau
|
|
Nb de salariés
|
%
|
Nb de salariés
|
%
|
|
De 1 à 10 km
|
13
|
43
|
2
|
7
|
|
De 11 à 20 km
|
6
|
20
|
3
|
10
|
|
De 21 à 30 km
|
3
|
10
|
1
|
3
|
|
De 31à 40 km
|
8
|
27
|
11
|
37
|
|
+ de 40 km
|
0
|
0
|
13
|
43
|
|
Total salariés
|
30
|
100
|
30
|
100
|
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Annexe 2
La synthèse des témoignages des salariés SRC (à retrouver dans le diagnostic)
Craintes professionnelles
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Licenciements
Accroissement de la charge de travail
Changement de clients
Baisse de la qualité du service due au changement de clients
Modification de la répartition des tâches
Grève
Baisse de la prime car crainte de non réalisation des objectifs
Manœuvre de la direction pour déstabiliser les salariés
Modification des conditions de travail en Open Space
Qualité de la cantine
|
Craintes personnelles
|
Les horaires de l’école pour les enfants scolarisés
Les horaires de la crèche
Nécessité d’achat d’un autre véhicule
Les problèmes de transport en général
La prise en charge du déménagement
La prise en charge des déplacements
Les changements d’habitude
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Réactions positives
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Meilleure organisation en rapprochant les deux lieux
Meilleure circulation de l’information
Meilleure gestion des litiges
Possibilité de choix de l’environnement de travail
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Questions
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Réorganisation des services
Open Space
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Annexe 3 Indemnisation forfaitaire pour les déplacements
Formule de calcul :
(Domicile/Andlau – Domicile/Strasbourg) * 2 (A/R) = A
A* 0,32 (tarif km) = B
B* 225 (nb jours ouvrés (52 sem. – 7 sem. de congés) * 5 jours ouvrés par semaine = 225 jours) = C
C représente le montant du remboursement annuel.
Exemple :
Nom - Prénom
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Distance
|
Calcul
|
ATA Mehmet
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39 (40-1)
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A = 39 * 2 = 78
B = 78 * 0,32 = 24,96
C = 24,96 * 225 = 5 616 euros
|
De plus, on peut envisager la mise en place de critères de préférences pour les salariés demeurant à plus de 30 km du lieu de travail, par exemple.
Annexe 4
Le planning prévisionnel du déménagement
(pour préparer une communication concernant le calendrier des opérations)
Mai 2012
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Information sur le plan de communication
Réunion CHSCT
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Juin 2012
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Enquête auprès du personnel SRC
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Juillet 2012
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Réalisation des entretiens individuels
Analyse des besoins pour l’organisation en Open Space
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11 au 15
Octobre 2012
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Déménagement SRC
Permanence téléphonique
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Novembre 2012
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Déménagement du service logistique
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Janvier 2013
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Déménagement du service planification
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Deuxième partie : Mise en œuvre de la décision
Éléments de corrigé pour le questionnaire
Proposition de titre (phrase d’accroche) :
Exemple : « Surmontons nos difficultés pour un déménagement réussi ! »
Introduction :
Conscients de l’impact que le déménagement du SRC peut avoir sur votre vie personnelle, nous vous remercions de bien vouloir répondre aux questions suivantes qui nous permettront de mieux prendre en compte vos difficultés et y apporter les meilleures réponses possibles.
Modalités possibles (dont modalités de retour à préciser dans le questionnaire) :
Si choix d’un questionnaire papier, distribution par Camille Duprez à chaque collaborateur et retour (avec date limite cohérente) à Camille Duprez,
Si choix de diffusion du questionnaire par courriel à chaque collaborateur par Camille Duprez et retour par courriel ou en version papier (avec date limite cohérente) à Camille Duprez,
Camille Duprez centralise les réponses et fixera les rendez-vous avec Lone Madsen pour les salariés le souhaitant (accès direct à l’agenda de son manager).
Proposition de structuration des questions :
17 – Souhaitez-vous un entretien avec Monsieur Lone Madsen, Directeur SRC ?
oui
non
Éléments de corrigé pour le planning de présence
1re possibilité :
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Planning de présence téléphonique
(semaine du 11 au 15 octobre 2012)
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Pôles
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7 h à 15 h
|
12 h à 20 h
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GMS 1
|
Martine KOHLER
|
François REIBEL
|
|
GMS 2
|
Mylène SCHULTZ
|
Fabienne WACH
|
|
CHD
|
Ali RASOL
|
Aline VOGLER
|
|
Export
|
Mehmet ATA
|
Laura WOEHREL
|
|
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2e possibilité :
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|
Planning de présence téléphonique
(semaine du 11 au 15 octobre 2012)
|
Pôles
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Gestionnaires
|
7 h à 15 h
|
12 h à 20 h
|
GMS 1
|
Martine KOHLER
|
|
|
François REIBEL
|
|
|
GMS 2
|
Mylène SCHULTZ
|
|
|
Fabienne WACH
|
|
|
CHD
|
Ali RASOL
|
|
|
Aline VOGLER
|
|
|
Export
|
Mehmet ATA
|
|
|
Laura WOEHREL
|
|
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Page
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