L’Organigramme
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 DELMAS Romain Année universitaire 2008-2009Service Commun de la Documentation Stage à l’Université de Perpignan Via Domitia IUT de Perpignan – Département GEA Chemin de la Passio Vella BP 79905 66962 PERPIGNAN CEDEX 9 Sommaire Introduction - Page 1-2 Présentation du SCD - Historique - Fiche signalétique - Organigramme Compte rendu d’activité
Table des annexes CONCLUSION Le service commun de la documentation a été crée….Fiche signalétique L’OrganigrammeI Gestion financière et comptable Lors de mon stage à la Bibliothèque Universitaire Fernand Braudel de l’Université de Perpignan, j’ai été affecté dès la première semaine au service à la Cellule Administrative, plus précisément au service comptabilité. Avant toute chose, il faut noter que le service comptable se divise en deux parties :
Mais avant de précéder à la facturation, l’étape précédente est donc les commandes. Elles s’effectuent sur le logiciel Absys6 pour la section documentaire et sur le logiciel NABuCo pour la partie administrative. J’ai été initié à utiliser le logiciel NabuCo (Nouvelle Approche Budgétaire et Comptable) sur lequel j’ai effectué diverses opérations. Voici en détail un exemple d’une opération de commande qui se nomme l’engagement (c’est-à-dire naissance de la charge) :
- Remplir les différents champs d’information
Ensuite vient la liquidation : c’est la constatation du service fait ou par le bulletin de livraison. – Calcul du montant exact de la dette. J’ai dû ensuite vérifier la conformité de la facture par rapport au bon de commande dans un premier temps, et puis par rapport aux biens qui ont été livrés. Quand les factures arrivent, il faut les saisir dans la gestion des différents fournisseurs. Je me suis donc occupé de la facturation. J’ai utilisé essentiellement les comptes de charges 61831,61832,61833,6288 pour la commandes des ouvrages. La TVA est à 5.5%. Puis j’ai dû agrafer l’original de la facture au mandat pour ensuite le faire signer au directeur L’étape suivante est l’mandatement : elle consiste à établir le mandat qui est l’ordre donné au comptable de payer la dépense signé par l’ordonnateur. . Remarque : les factures provenant de fournisseurs situés à l’étranger doivent être traitées par l’Agence Comptable. Préalablement, le service comptabilité fait le pré-engagement, l’engagement et la saisies des factures. L’agence comptable fait la liquidation et le mandatement. Ceci aboutit donc à l’opération de régie. J’ai dû ensuite faire des opérations de régie d’avance, c’est-à-dire que l’ouvrage qui a été commandé est arrivé avec la facture. Pour que les factures soit liquider, j’ai dû mettre un tampon sur la facture originale, et sur le duplicata. On garde un troisième exemplaire en guise de preuve ; le tamponner n’est pas nécessaire. Pour respecter la conformité du traitement des factures, il faut mettre le numéro de lot, le numéro du bandereau sur les exemplaires. Les 2 premiers exemplaires sont ensuite signés par le conservateur général. Quant au 3 ème exemplaire, il est gardé aux archives pour une durée de 10 ans. En ce qui concerne l’achat d’ouvrages, la BU a le choix entre 3 fournisseurs appartenant marchés publics. Si l’ouvrage commandé n’est pas disponible chez le fournisseur qui se rattache au marché, il est nécessaire de remplir un certificatif administratif pour pouvoir le demander ailleurs. Fonctionnement de la régie de recette : permettre les encaissements recettes de la BU en liquide ou en chèque notamment pour 2 types d’opérations : le PEB et les remboursements d’ouvrages. - Le liquide est traité via Access et les chèques sont traités par des bordereaux via Microsoft Excel. - Les remboursements d’ouvrage doivent s’effectuer dans le cas où cet ouvrage a été détérioré, perdu ou volé. Le coût de remboursement de la carte BU pour être refaite s’élève à 2 €. La comptabilité de ce type de produit s’effectue par ticket de caisse : 1 fois par mois qui se passe généralement la fin du mois. Les différents sites comptabilisés sont Percier, Narbonne et Font-Romeu. Les tickets de caisse ajoutés aux fiches d’encaissement sont comptabilisés par le logiciel Microsoft pour les régies de la BU. Cela permet de récapituler ce que l’on a vendu grâce au travail établi préalablement sur Microsoft Word. =>2 bordereaux différents : Le premier est destiné à être envoyé au trésor public afin de déclarer les recettes récoltés avec le montant versé. Le second est envoyé à l’agence comptable qui va reverser à la BU sous forme de recettes. Remarque : utilisation d’un seul compte pour l’université pour permettre la répartition entre les différents services. Ces types de paiement liquides touchent non seulement les étudiants de l’Université de Perpignan Via Dominitia mais aussi toutes les personnes non-étudiantes voulant bénéficier des services offerts par la BU, c’est ce que l’on appelle les lecteur payents : personne non inscrite en tant qu’étudiant. Le montant de l’inscription au service de documentation est chiffré à 27€. Le budget : introduction Le budget alloué à la BU est d’environ de 800 000 € pour l’année 2007. Il permet de rémunérer les salariés contractuels, les tuteurs et les achats effectués. Tout ceci débouche sur une enquête **** Partie diverse complémentaire : les missions : Envoyer des gens afin d’effectuer des opérations à l’extérieur. La personne qui part en déplacement doit voir Marianne avec son justificatifs et une convocation Les frais sont facturés à l’Indépendant voyage. Fournisseur pour les missions Ensuite, il y a un retournement de commande à l’Indépendant voyage. L’ordre de mission est rempli par Marianne où toutes les informations dont on a besoin sont citées (réunion, stage, formation). 2 types de formation : - titulaire ordre de mission envoyé au bureau de formation - Initiale : nouveau - la facture interne est envoyée pour la moitié des remboursements pour la formation initiale. Quand la personne revient, cette personne remplit l’état de pré-liquidation. La personne doit rendre toutes les preuves de ses dépenses ( tickets de transport, hôtel..) De ce fait, la personne doit remettre l’attestation de stage et Marianne reçoit la facture de l’indépendant voyage. Il faut faire signer les factures au directeur. Ensuite, un état de frais est envoyé à Marianne et ceci débouchera sur 2 mandats d’une part à la personne pour celle-ci puisse être remboursée et d’autre part à l’agence comptable. ENQUÊTE : ESG BU : enquête statistique des BUs par catégories sur une année. L’enquête est divisée selon 3 parties : - les chiffres d’entrées d’étudiants, le nombre de jours d’ouverture et du nombre d’ouvrages achetés, prêtés, ou perdus dans l’année. - Les bibliothèques associées : différents départements qui ont leurs propres bibliothèques. - Récapitulation de montants des dépenses par catégories tels par exemple que le filmoluxe, les codes barres, les gommettes, les pétouches, consommables informatiques, ordinateurs, imprimantes, petits équipements, serre-livres, location de matériel hors contrat et sous-contrat, salaire personnel qui ne sont pas titulaires Hélène : le budget Etat des dépenses et des recettes publiques prévues pour un an ou pour un exercice. Le budget est la base du fonctionnement de la BU. 1 ère chose à effectuer : montant des recettes : exemple : 27 € frais étudiants pour l’accès au service de documentation Les prévisions sont généralement en augmentation chaque année. Toutefois, un budget peut se retrouver nul dans certaines situations ; par exemple, le compte des vêtements est crédité de façon prévisionnelle une fois tous les 2 ans. On peut également ajouté que les montants d’autres comptes sont parfois débités pour être re-crédités ailleurs afin d’équilibrer les dépenses vis-à-vis des recettes. Autre exemple : les prestations externes : tout ce qui est facturé en dehors de l’université, en l’occurrence les PEB, les régies de recette (carte BU, livre) Autre produits internes : Facture interne de l’université : facture des contractuelles travaillant au QF. Le budget est divisé selon 3 types de compte majeur : compte de fonctionnement, de salaire, et d’immobilisation. Le budget doit être équilibré entre les dépenses et les recettes. 7411 : Subvention Ministère de l’Education Nationale Le compte des dotations contractuelle est plafonnée pour 4 ans. 7411 : Compensation boursière 3120 ; les étudiants sont exonérés des frais d’accès au service de documentation. CNL : Centre National du Livre : sur 3 ans : ce service est destiné à acheter des livres/ouvrages qui ne sont pas disponibles actuellement au service de documentation. Il est ensuite un établi chaque dossier dont la catégorie est le nom de la matière au quelle se rattache l’ouvrage acheté pour ensuite pouvoir prouver que l’achat de l’ouvrage était nécessaire pour les étudiants en doctorats. Pour se faire, il existe un livre hebdo regroupant tous les derniers ouvrages récemment sortis. Comptes dépenses :Voir Budget 2007 fiche Exemple d’utilisation de compte : 6067 : Ruban d’étouche 6156 : Photocopieuse, automate de prêt, tourniquet d’entrée, 616 : Prime d’assurance : déplacement 6185 : Frais de réunion 6248 : Colissimo PEB 6281 : Association 62561 : Billet de déplacement 6288 : Biblioteca 6815 : Cotisation sociale CAE : Contrat d’Accompagnement dans l’Emploi existant depuis le 1er Mai 2005 ayant pour but de faciliter l'insertion professionnelle des personnes sans emploi rencontrant des difficultés sociales et professionnelles particulières d'accès à l'emploi. Ces actifs sont rémunérés dans un premier temps par la BU avec le compte 906 puis dans un second temps, le service financier/l’agence comptable rembourse auprès de la BU les montants que cette dernière a déboursés. Conclusion : ce stage au Centre de Documentation de l’Université de Perpignan a été un apport plus que profitable car je n’avais pas d’idée précise pendant l’année universitaire sur le métier de gestion dans lequel je voulais me spécialiser. Cela m’a donc donné envie de m’orienter d’avantage vers des études Ressources Humaines où le facteur relation de travail est le plus important à mes yeux. Egalement, j’ai pu comprendre les différents mécanismes permettant le bon fonctionnement d’une organisation et ainsi, il en découle un travail plus efficace. Le personnel a su répondre à mes interrogations professionnelles et ainsi m’aider à faire mes choix. Un autre point important que je voudrai souligner dans ce stage est que j’ai fait des activités variées comme « être un homme de dossier « , ou être plus au contact des gens. À vrai dire, j’aime bien ces 2 aspects de la gestion et j’espère que plus tard, je pourrai y méler les 2. De ce fait si je n’arrive pas à trouver de débouché sur les études Ressources Humaine, j’aurai une porte de sorti vers les métiers comptables. Ce stage m’a surtout permis de cerner les responsabilités de chaque secteur de gestion et les responsabilités qui en résultent. |
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