Formation académique bts «Assistant de gestion de pme pmi» n antes, le 12 janvier 2009





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Formation académique BTS « Assistant de gestion de PME PMI »
Nantes, le 12 janvier 2009

La gestion électronique des documents

CAS PRATIQUE ANIMANUTRIX 2*

  • Place de la séquence dans le programme

  • Pré-requis et principales notions et compétences développées

  • Objectifs pédagogiques, supports et organisation de la séquence

  • L’environnement technologique pour la séquence

  • Élaboration du cas, problématisation et didactisation

  • Mise en œuvre de la séquence et de la plateforme GED

  • Annexes pour le cas pratique


Place de la séquence dans le programme




À titre principal, le cas porte sur l’acquisition des compétences relevant de l’activité 5 : « Gestion des ressources » ; A5.3. «Gestion de l’information » ; T53.2. « Mise en place, maintenance d'un système de classement et d’archivage ».
Pré-requis, principales notions et compétences développées




Pré-requis

  • Management : système d’information

  • Notion de document, de cycle de vie d’un document.

  • Notions de réseau informatique, Internet, Intranet, droits d’accès, base de données.

  • Méthodes de recherche de l’information, production d’une information structurée, élaboration d’un dossier documentaire

Notions principales

  • Mémoire organisationnelle, intelligence organisationnelle ;

  • Typologie de la GED, définition de la GED bureautique ;

  • Processus de gestion électronique des documents :

    • Acquisition des documents papier (dématérialisation par numérisation et reconnaissance de caractères) ;

    • Acquisition des documents électroniques (téléchargement de fichiers, flux de syndication RSS, création de fichiers bureautiques) et formats de document (définition, conversion) ;

    • Indexation des documents et définition des descripteurs.

  • Conservation et exploitation des informations et des documents :

    • Accès aux documents classés et archivés ;

    • Modalités matérielles de conservation (supports de stockage).

Compétences principales

Identifier les usages et les besoins, appliquer une procédure de classement et ses critères ;

Numériser des documents et choisir un format de conservation approprié à l’usage et à l’archivage du document ;

Indexer des documents issus des applications bureautiques et d’autres sources : définir les métadonnées, choisir des mot(s) clé(s) et définir ces mots clés dans le système de GED ;

Classer les documents dans le système.
* Une première version de ce cas a été présentée au séminaire national et est disponible sur le site du CRCOM.

Objectifs pédagogiques, support et organisation de la séquence
Objectifs pédagogiques

  • Installer les savoirs et les compétences relatifs aux fonctions de la GED : acquisition des documents, définition et modification de format de document, indexation des documents.

  • Utiliser un logiciel de GED

Supports exploités

Support pédagogique : cas pratique Animanutrix 2

Support technologique : pour les besoins de la séquence, j’ai téléchargé un logiciel de gestion électronique des documents en shareware (29,90 € par poste) dans sa version d’essai.

Organisation de la classe

En ½ classe.

Dans une salle informatique équipée de : postes informatiques en réseau, connexion Internet pour le travail de recherche et de téléchargement, scanner en réseau et logiciels associés, imprimante.

Installation préalable de l’environnement technologique de travail à prévoir.

L’environnement technologique pour la séquence pédagogique







Logiciels

  • Numérisation

  • Reconnaissance de caractères

  • Gestion documentaire

  • Eventuellement, outils collaboratifs complémentaires




Problématisation et didactisation




Problématisation

A partir d’une situation fictive d’entreprise, l’étudiant, assistant de gestion de PME PMI, exerce son activité auprès du dirigeant d’une PMI. Dans le cadre des tâches qui lui sont confiées et à partir de son poste de travail, il intervient dans le système d’information de l’entreprise, participe à la préparation des décisions du dirigeant et utilise le système de gestion électronique de documents.

L’assistant réalise ses différentes tâches à partir de documents de nature et d’origine diverses (internes, externes, sur support papier ou électronique, de formats différents). Il doit réaliser toutes les opérations du processus de Gestion électronique des documents : indexer, numériser, définir les métadonnées, effectuer des recherches d’informations, classer les informations, etc.

NB : Ce travail peut être complété, si on dispose d’un logiciel de GED suffisamment élaboré, par une gestion des droits d’accès aux documents, par la mise en place de procédures de workflow, par exemple.

Didactisation

La difficulté est de construire une situation d’organisation pour la transformer en situation d’enseignement des savoirs et savoir-faire relatifs à la GED. Il faut :

  • Intégrer la dimension managériale de la mise en œuvre d’un système GED : constitution d’une mémoire de l’organisation permettant le développement du SI, création de valeur ajoutée (gestion des contenus) dans celui-ci ;

  • Eclairer les évolutions induites dans les processus métier par ces technologies (partage des ressources informationnelles, travail collaboratif) ;

  • Développer les compétences relatives à l’usage de ces systèmes.

Pour créer le support de formation, il est nécessaire de faire le choix :

  • d’une organisation ayant mis en place une GED ou dont le système d’information est susceptible de faire l’objet d’une adaptation en ce sens. Souvent, les informations disponibles dans ce domaine (Internet) sont des généralités : les systèmes ne sont pas décrits sauf dans des démonstrations chez des éditeurs de système GED. Il reste, comme toujours largement souhaitable de travailler à partir d’une organisation ayant mis en place un système opérationnel.

  • de logiciels appropriés : l’environnement technologique de ce cas est, pour l’instant, fictif compte tenu des difficultés d’implantation d’un « vrai » logiciel GED (coût prohibitif !). On peut trouver chez des éditeurs de systèmes GED des démonstrations très intéressantes. Quelques logiciels gratuits existent (Alfresco, Maarch, Archives Perso pour la partie gestion documentaire) On peut aussi travailler à partir de Microsoft (propriétés des fichiers, moteur de recherche : cf. site du CRCOM. Cas TTM de Alain Nossereau).

  • des points du référentiel à aborder. Dans Animanutrix 2, nous abordons uniquement l’aspect Gestion électronique de documents : principes d’acquisition, d’indexation et de stockage.

Mise en œuvre du cas pratique et de la plateforme GED




Expert de la nutrition-santé animale, ANIMANUTRIX conçoit, produit et commercialise des aliments complets pour les éleveurs.

Présentation de l’entreprise

Spécialisée en nutrition santé animale, l’entreprise ANIMANUTRIX intervient dans trois domaines d’activité :

  • les aliments (prémix, minéraux, préstarter, concentrés) ;

  • la vente de spécialités nutritionnelles (acides aminés, matières premières minérales, urée, vitamines, oligo-éléments, acides, produits laitiers).

  • le conseil associé à la vente de ces spécialités.

La société ANIMANUTRIX est implantée en Bretagne. Elle commercialise ses produits et services en France et dans l’Union Européenne, sur un marché souvent mouvementé (hausse du prix des matières premières, problèmes sanitaires de la filière : toxi-infections alimentaires collectives telles que la salmonelle, ESB, listériose, entérobactéries, etc.) mais en pleine expansion. Les clients de l’entreprise sont des éleveurs et des fabricants à la ferme. La société ANIMANUTRIX emploie 47 personnes. Elle fait face à des concurrents très puissants (EVIALIS, CELTIC, etc.)

La politique de l’entreprise ANIMANUTRIX en matière de qualité de ses produits et de sécurité alimentaire est fondée sur la transparence, l’amélioration permanente et l'implication de l'ensemble des salariés. Elle est agréée ISO 9001 2000 et GMP (certification permettant l’entrée des produits sur le marché hollandais). Depuis les dernières crises sanitaires qui ont secoué la filière agro-alimentaire, un effort important a été décidé pour l’adaptation des salariés à leur poste de travail dans le domaine de la sécurité et de l’hygiène.

La formation chez ANIMANUTRIX

Pour pérenniser la qualité totale, axe stratégique fondamental dont dépend la survie de son entreprise, Michel ANDRE, le fondateur et dirigeant, souhaite développer la formation de ses salariés. A l’heure actuelle, il déplore que ses ambitions dans ce domaine ne soient pas complètement réalisées.

Michel ANDRE désire affronter mais aussi anticiper la survenue de nouveaux risques sanitaires en ayant un personnel capable de respecter scrupuleusement les obligations liées aux réglementations attachées au domaine de la sécurité alimentaire (traçabilité, gestion des déchets, règles HACCP, etc.).

Le plan de formation ANIMANUTRIX s’inscrit dans un cadre budgétaire qui dépasse sensiblement les obligations légales et conventionnelles. Il est établi pour trois années et organise la formation technique et générale des salariés dans les trois axes prévus par la loi : adaptation du salarié à son poste de travail, évolution de l’emploi ou maintien de l’emploi et développement des compétences du salarié. Les salariés peuvent bénéficier, dans ce cadre, de formations classiques (nouvelles réglementations, techniques de vente, etc.) ou de formations très techniques (par exemple, usage des régulateurs de flore, enzymes en nutrition animale, etc.).

Michel ANDRE s’est abondamment documenté auprès de nombreux organismes professionnels. Il a enregistré ces documents, au fur et à mesure et sans organisation préétablie, sur l’une de ses clés USB et dans un dossier cartonné, pour les documents papier.

Le système d’information et de gestion documentaire ANIMANUTRIX
Organisation et ressources humaines
Michel ANDRE est le fondateur et le dirigeant actuel d’ANIMANUTRIX. Il est impliqué dans toutes les dimensions du management de l’entreprise. Il est secondé par une équipe fonctionnelle sur les activités comptables et financières.
Organigramme de l’entreprise ANIMANUTRIX


*En cas de besoin, l’entreprise fait appel à des ouvriers qualifiés intérimaires.
Moyens technologiques

L’entreprise est équipée d’un réseau informatique structuré autour d’un serveur et de 21 postes clients, répartis entre les services de l’entreprise.

Tous les postes clients ont un accès Internet et les ressources d’impression et de numérisation sont partagées. Michel ANDRE, les directeurs et les commerciaux disposent de PDA, de téléphones mobiles et d’ordinateurs portables connectés par wifi.

Gestion documentaire

Dans le cadre de la gestion documentaire de l’entreprise, les assistant(e)s (commercial, qualité et de gestion) gèrent des documents électroniques par nature (fichiers bureautiques : courriers, tableaux de bord, documents divers sur texteur et tableur ; e-mails et télécopies).

Ils procèdent aussi à la dématérialisation de certains documents papier (plaquettes commerciales, certains courriers, documentations techniques, juridiques, etc.) ; ils intègrent le résultat des recherches documentaires sur Internet, les téléchargements et les abonnements RSS.

Chaque collaborateur disposant d’un poste informatique et produisant de l’information doit réaliser le nommage, la définition des métadonnées et l’indexation de ses documents. Dans la réalité, les assistants sont fréquemment amenés (dans la limite de leurs droits d’accès) à réaliser des modifications de nommage des fichiers, des mises à jour des index, des reclassements, etc.

Chez ANUMANUTRIX, le logiciel utilisé pour la gestion documentaire n’est pas à proprement parler un logiciel de GED : la dématérialisation des documents (numérisation et OCR) est indépendante de la gestion documentaire (indexation, classement, stockage et recherche). Un projet de développement d’un module de GED du PGI utilisé dans l’entreprise est en réflexion.



L’assistant(e) de Michel ANDRE

Vous êtes l’assistant(e) de gestion de Michel ANDRE. Vos tâches sont partagées entre la gestion quotidienne de l’activité de votre patron (courriers, agendas, réunions, déplacements, etc.) et les responsabilités que vous avez prises dans le domaine de la gestion du personnel. Plus précisément, vous êtes chargé(e) de gérer la formation dans l’entreprise.

Dans le cadre de votre travail, vous utilisez un poste informatique intégré au réseau Intranet auquel vous accédez par un nom d’utilisateur et un mot de passe. Ceux-ci vous donnent accès à certains domaines du réseau. Vous utilisez une suite bureautique (texteur, tableur, navigateur Internet, logiciel de messagerie), certains modules du progiciel de gestion intégrée (principalement, administration, personnel, commercial), le scanner réseau de l’entreprise, un logiciel de numérisation et un logiciel de reconnaissance de caractères pour la dématérialisation des documents papier ainsi qu’un logiciel de gestion documentaire. Vous avez par ailleurs téléchargé certains outils de productivité individuelle.

Votre activité

Ce matin, Monsieur ANDRE participe à une séance du Conseil des Prud’hommes au sein duquel il est élu comme conseiller.

En son absence, vous avez organisé votre matinée de travail en deux temps :

  • une première partie de la matinée sera consacrée au travail confié par votre patron (une heure trente) ;

  • pendant la seconde partie de la matinée, vous vous occuperez de la gestion de la formation (une heure trente).

Tous les documents issus de votre activité ou liés à elle doivent être intégrés dans le système d’information de l’entreprise.

9 heures à 10 heures trente : Tâches d’assistance

Michel ANDRE souhaite participer, en tant que visiteur, au Salon ANUGA FOODTEC du 10 au 13 mars 2009. Il s’y rendra accompagné des trois ingénieurs technico-commerciaux de l’entreprise : Monsieur Jean VILLA, Monsieur Marc LAPOINTE, Mademoiselle Bérangère MASSECH. Il vous a remis une documentation papier « Bretagne international » téléchargée sur un site ainsi que trois fichiers images (anuga-show1, INTL_AnugaLogo, anuga).

Par ailleurs, il souhaite que vous mettiez en place une veille documentaire générale sur le site de l’INVS (Institut National de Veille Sanitaire).

Vous informez les commerciaux concernés par note. Pour cela :

  • Vous réalisez l’acquisition numérique du document papier pour obtenir un fichier texte que vous pourrez retravailler sans avoir à ressaisir (mise en forme du texte identique mais suppression de l’en-tête « Bretagne international » et « Tarifs et inscriptions ») ;

  • Vous créez votre note dont vous définissez les métadonnées ; puis, vous l’intégrez dans le système de gestion documentaire dans un nouveau dossier SALON ANUGA; vous insérez dans votre document une illustration du salon et son logo en choisissant parmi les images fournies par votre patron ; vous enregistrez ces images au format le plus approprié pour une conservation compressée dans le dossier SALON ANUGA (après les avoir renommées et avoir défini leurs métadonnées).

  • Vous vous connectez sur le site du salon (http://www.anugafoodtec.com/), vous téléchargez à partir de celui-ci le plan d’implantation du salon, vous intégrez ce document dans le dossier SALON ANUGA (téléchargement, définition des métadonnées, création d’une catégorie et d’une fiche document, définition des mots clés).

  • Vous vous connectez sur le site de l’INVS et vous relevez les conditions pour mettre en place le flux RSS demandé. Si ces conditions vous conviennent (gratuité), réalisez l’abonnement au flux sinon, demandez son accord à Michel ANDRE cet après-midi.

10 heures trente à 12 heures : La gestion de la formation

Vous souhaitez mettre à jour votre gestion de la formation. D’une part, vous avez décidé de réaliser la gestion documentaire de divers documents téléchargés par vous et par votre patron. D’autre part, vous devez gérer la demande de formation de Monsieur Le Guinnec, un salarié de la production qui souhaite suivre une formation à la méthode HACCP, dans la perspective de postuler à un emploi de maîtrise qui doit se libérer dans son service.

  • Vous intégrez dans le système de gestion documentaire les documents en souffrance.

  • Vous recherchez, dans la documentation interne d’abord, puis, si nécessaire, sur Internet, des offres de formation sur la méthode HACCP en zone Bretagne/Pays de Loire ;

  • Vous préparez la demande de prise en charge de formation à l’AGEFAFORIA (OPCA de la filière agro-alimentaire). Vous avez reçu de cet organisme un fichier (DPC_Unique+10.doc) vous permettant d’adresser une demande de financement. Vous complétez cette demande et après l’avoir convertie au format PDF ; vous diffusez la demande de prise en charge auprès de Monsieur ANDRE et du salarié concerné.


ANNEXES
Liste des annexes
Annexe 1 : L’organisation du SIRH ANIMANUTRIX et des documents FORMATION

Annexe 2 : Le plan de classement des documents dans l’infocentre Domaine FORMATION

Annexe 3 : Salon Anuga Foodtec, site www.bretagne-international.com

Annexe 4 : Les documents divers à classer

Annexe 5 : L’arborescence des documents dans le logiciel de gestion documentaire

Annexe 6 : Le dossier du salarié en formation Ewen LE GUINNEC

Annexe 7 : Les informations relatives à la demande de financement

Annexe 1 - L’organisation du SIRH ANIMANUTRIX et des documents FORMATION




















Annexe 2 - Le plan de classement des documents dans l’infocentre Domaine FORMATION






  • FORMATION PROFESSIONNELLE – GENERAL

    • DIF

    • CIF

    • Plan de formation

  • FORMATION PROFESSIONNELLE – THEMES

    • Organismes de formation

    • Hygiène et sécurité

    • Recherche et Développement, etc.



Annexe 3 - Les documents divers à classer
Liste des documents du dossier remis par Michel ANDRE

Annexe 4 - L’arborescence des documents dans le logiciel de gestion documentaire

Annexe 5 - Le dossier du salarié en formation Ewen LE GUINNEC
Identité

Monsieur Ewen LE GUINNEC

12 allée de la Mer

56250 SAINT NOLFF

Situation de famille

Marié, 2 enfants

Diplôme

BTA transformation Spécialité laboratoire d’analyses

Date d’entrée dans l’entreprise et dans le poste

14 février 2004

Poste occupé :

Conducteur d’installation de stockage et de conservation de céréales

Présentation du poste : fiche métier - répertoire ROME – ANPE - Extraits

Définition de l’emploi :

Pilote une installation agroalimentaire intégrée d'appareils et de machines (tout procédé : chimique, physique, biologique, mécanique), à partir d'une salle de commande centralisée (tableaux synoptiques, écrans vidéos, consoles et moniteurs informatiques...). Surveille l'application de formules et de recettes de traitement, de transformation ou de composition de matières et produits alimentaires. Réagit à tout écart à la norme des paramètres. Optimise souvent l'approvisionnement, les déplacements et les éventuels stocks de matières.

Formation et expérience :

Cet emploi/métier est accessible à partir de formations de niveaux IV ou III (Bac d'enseignement général, professionnel ou technologique, CFPA, BT, BTS, ou DUT) ou par promotion interne aux candidats possédant une formation de niveau V (CAP, CFPA, BEP). Pour répondre à la complexité croissante des installations, des connaissances en mécanique, électrotechnique et automatismes sont privilégiées.

Annexe 7 - Les informations relatives à la demande de financement

Fichier fourni à exploiter :



Informations complémentaires sur l’entreprise

ANIMANUTRIX

ZI du dolmen - 56250 Saint Nolff

02 51 11 11 11 - 02 51 11 11 12 - animanutrix@fictif.frwww.animanutrix.com

Code APE : 157A

Livret convention collective : céréales, meunerie et approvisionnement, alimentation du bétail, oléagineux (coopératives agricoles et leurs unions) ; Convention collective nationale du 5 mai 1965 ; Brochure J.O. N° 3616

Action de formation

Action de formation (20 heures) ; externe ; début : (date de début), fin : (date de fin) ; organisme prestataire à compléter en fonction de votre travail sur la question 3.
Les autres rubriques ne seront pas remplies

. Dessertenne

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