Direction
de la Technologie
Référentiel de Projet UNR
Résumé
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Ce document est le référentiel du kit de gestion de projet UNR: il présente chacun des documents mis à disposition des chefs de projet UNR pour la bonne réalisation de leur projet.
Tous ces documents ont été rédigés à partir de l’expérience de gestion de projet d’un cabinet conseil et de plusieurs entretiens avec des chefs de projets UNR afin de valider la pertinence des éléments sélectionnés dans le kit.
Avertissement :
Ces documents ont été complétés à titre d’exemple. Ils ne visent pas à imposer une démarche spécifique mais plutôt à servir de première base, la plus pratique possible. Les projets auront donc le loisir de les personnaliser et adapter en fonction de leurs besoins.
Il est d’ailleurs particulièrement conseillé de modifier les passages surlignés en jaune.
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Page de service
Rédacteur (nom – fonction)
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Valideur (nom – fonction)
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Documents associés
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Version
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Glossaire
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Historique des modifications et validation du document
Version
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Parties modifiées
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Nature du changement
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08/09/04
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Diffusion
Sommaire
Pour mettre à jour ce sommaire, utilisez la touche F9.
Introduction 4
Notation 6
Périmètre 8
Inclus dans le périmètre de la V1 du référentiel 8
Hors périmètre de la V1 du référentiel 8
Gestion de projet 9
Plan d’Assurance Qualité (PAQ) 9
Glossaire 9
Organisation du projet 10
Organigramme Technique de Projet (OTP) 11
Planning 12
Budget 12
Gestion des risques 12
Le reporting et le pilotage 13
Cahier des charges 13
Gestion Informatique de l’ENT 14
Dossier d’Architecture Technique (DAT) 14
Le Protocole Technique d’Installation (PTI) 14
Procédure de recette 14
Dossier d’exploitation 15
Plan de Continuité de Services 15
Accompagnement des Utilisateurs 16
Enquête de perception et d’attentes 16
Etude d’impacts 16
La formation et l’accompagnement 17
Stratégie de communication 17
Documents Type 19
Convocation de réunion 19
Compte-rendu de réunion 19
Fiche de lecture 19
Fiche de modification 19
Tableau de suivi des groupes de travail 20
Introduction
Dans le cadre de la mise en place de la cellule d’appui aux projets ENT UNR par la DT, les premiers entretiens menés avec les chefs de projets UNR ont permis de mettre en avant les principales attentes des équipes en terme de mutualisation et d’appui national.
Un des premiers besoins remontés porte sur une assistance pratique et un appui méthodologique en gestion de projet. La cellule d’appui a donc préparé un « kit de gestion de projet UNR ».
Ce kit suit donc un double objectif :
Proposer des outils aux chefs de projet UNR de manière à s’assurer le contrôle de leur projet
Proposer un référentiel commun de gestion entre projets UNR afin de faciliter l’échange de bonnes pratiques
Le présent document est le référentiel de ce kit de gestion de projet : il présente 23 documents mis à disposition des chefs de projet UNR.
2 types de documents constituent ce kit :
des documents proposant une organisation et un système qualité du projet UNR
des documents de référence liés plus directement à l’action déploiement ENT (quel que soit l’ENT sélectionné)
Tous ces documents ont été rédigés à partir de l’expérience de gestion de projet d’un cabinet conseil et de plusieurs entretiens avec des chefs de projets UNR afin de valider la pertinence des éléments sélectionnés dans le kit.
Ces documents type résultent donc d’une contextualisation poussée à la problématique UNR et ont pour objectif d’être immédiatement opérationnels en l’état.
Tous les aspects méthodologiques et contrôle sont définis dans le Plan d’Assurance Qualité associé.
Avertissement :
1. Ces documents ont été complétés à titre d’exemple avant tout pour faciliter l’initialisation et le pilotage des projets. Ils ne visent pas à imposer une démarche spécifique mais plutôt à servir de première base, la plus pratique possible. Les projets auront donc le loisir de les personnaliser, adapter et modifier à leurs besoins.
2. En fonction de l’organisation, du périmètre et du degré de mutualisation choisi par chaque projet, il sera pertinent d’adapter les documents proposés dans le kit de gestion de projet UNR soit
au niveau du projet UNR
au niveau de chaque établissement
Notation
Dans ce document, les références aux documents du kit de gestion de projet sont soulignées et notées [X], où X est le numéro du document.
Numérotation
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Documents du kit de gestion de projet
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Version des documents
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1
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Référentiel de projet UNR
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2
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Plan d’Assurance Qualité
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3
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Glossaire
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4
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Organigramme type
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5
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OTP (Organigramme Technique de Projet)
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6
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Planning
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7
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Budget
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8
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Tableau de reporting (indicateurs)
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9
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Tableau de gestion des risques
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10
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Cahier des charges
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11
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Dossier d’Architecture Technique (ENT)
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V0
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12
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Protocole Technique d’Installation (ENT)
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V0
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13
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Procédure de recette (ENT
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V0
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14
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Dossier d’Exploitation (ENT)
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V0
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15
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Plan d Continuité de Services (ENT)
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V0
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16
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Enquête de perception et des attentes
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V0
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17
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Etude d’impacts
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V0
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18
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Plan de formation et d’accompagnement
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V0
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19
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Plan de communication
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V0
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20
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Convocation de réunion
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V0
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21
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CR de réunion
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V0
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22
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Fiche de lecture
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V0
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23
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Fiche de modification
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V0
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24
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Tableau de suivi des groupes de travail
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V0
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Périmètre
La première version du kit de gestion de projet a été complétée à titre d’exemple. Elle couvre une partie du projet UNR, celle du déploiement ENT au sens large (incluant la formation et la communication).
En fonction de la demande, nous étendrons ce référentiel au reste des actions des projets UNR.
Inclus dans le périmètre de la V1 du référentiel
I) Le déploiement de l’ENT
Le socle de l’ENT
Les services applicatifs
II) La formation et la communication concernant l’ENT
Hors périmètre de la V1 du référentiel
I) La carte multi-services étudiants
II) Le développement des accès (infrastructure, WiFi, etc.) n’est pas inclus dans ce document.
III) D’autres actions diverses tel que le développement de passerelles vers des partenaires (entreprises, international), la création d’un portail orientation-information / formation-métier.
Gestion de projet
Plan d’Assurance Qualité (PAQ)
Le Plan d’Assurance Qualité (PAQ) [ 2 ] décrit les dispositions réputées satisfaire les exigences relatives aux délais, aux coûts, et à la bonne réalisation des projets UNR.
Ces objectifs sont les suivants :
donner aux projets UNR l'assurance de la qualité des prestations réalisées au titre de ce projet,
identifier tous les acteurs réels d’un projet UNR
fixer les droits, devoirs et responsabilités du projet UNR, de ses membres, du consortium ENT retenu et des éventuels prestataires (assistance à maîtrise d’ouvrage, développement technique),
indiquer tous les moyens possibles pour répondre aux exigences techniques et qualité,
donner à tous les participants du projet les procédures, règles et méthodes applicables sur le projet,
et d’assurer ainsi la cohérence des travaux menés dans le cadre de ce projet.
Glossaire
Le glossaire [ 3 ] recense les principaux termes utilisés sur les projets UNR.
Il a pour objectif de proposer un vocabulaire commun au sein des établissements d’un même projet UNR ainsi qu’entre les différents projets UNR. En particulier, ce glossaire propose des termes qui permettent de décrire un ENT et des parties et qui permettront à des non informaticiens de partager le même vocabulaire avec les informaticiens.
Organisation du projet
L’organigramme du projet UNR [ 4 ] illustre le fonctionnement général du projet.
Il permet donc de visualiser les différents organes et acteurs du projet.
A l’issu d’un audit des applications, des usages et de la définition des besoins1, le chef de projet UNR et les Correspondants locaux en établissements seront en mesure d’identifier le niveau de mutualisation des tâches concernant les différents sujets ou domaines traités par les groupes de travail, c’est-à-dire le contenu concret de ce qui peut être fait en commun.
Par conséquent, il en ressort :
- la mise en place de groupes de travail au niveau du projet UNR (auxquels participent les établissements concernés) en fonction des sujets (Informatique, Usages, Formation, Communication) ou domaines (Scolarité, Vie étudiante, Enseignement à distance, Documentation et bibliothèque universitaire, Recherche, Comptabilité et finances2 ) pour lesquels une mutualisation est possible, ainsi que le contenu de leurs tâches.
la mise en place de groupes de travail « locaux » dans chaque établissement dont l’objectif est :
de décliner les travaux des groupes de travail UNR par rapport à leurs spécificités
de traiter les sujets ou domaines spécifiques à leur établissement et ne permettant pas de travailler en commun au niveau du projet UNR
La mise en place d’une équipe locale dans chaque établissement est donc indispensable afin de constituer ces groupes de travail locaux.
Une même personne peut évidemment être à la fois membre d’un groupe de travail UNR et d’un groupe de travail local.
Le Plan d’Assurance Qualité [2] décrit le fonctionnement et les responsabilités des organes et des acteurs du projet avec exhaustivité.
Par conséquent, en fonction du degré de mutualisation choisi sur les différents sujets ou domaines, il sera pertinent d’adapter les documents proposés dans le kit de gestion de projet UNR soit :
- au niveau du projet UNR
- au niveau de chaque établissement
Organigramme Technique de Projet (OTP)
Le projet, tel que traité dans la première version de ce kit, se décompose en Eléments d’OTP (Organigramme Technique de Projet), eux-mêmes découpés en tâches. Pour simplifier, l’OTP est une façon d’organiser et de lister toutes les tâches du projet. Il permet de créer un vocabulaire commun entre tous les acteurs et évite ainsi les confusion ou les malentendus.
Dans ce contexte, les Eléments d’OTP sont les suivants :
organiser / Piloter le projet ;
définir l'ENT (socle et services applicatifs);
déployer le socle ENT ;
déployer les services applicatifs ;
exploiter l'ENT ;
former et assister les utilisateurs ;
communiquer.
L’Organigramme Technique de Projet [ 5 ] permet de visualiser ces Eléments d’OTP et ces tâches.
Par exemple, les tâches de l’élément d’OTP «Définir l’ENT » sont :
audit des applications existantes
expression de besoin
définir le périmètre de l'ENT
définir de la trajectoire
définition du lot 1
définition du lot 2
définition du lot 3
mener une étude d'impacts sur le SI et l'organisation existante
choisir l'ENT
étude d'intégration de l'annuaire
Il facilite donc notamment la construction du planning et du budget de façon homogène et efficace.
Planning
Le planning du projet [ 6 ] se fonde sur le document OTP (découpage en Eléments d’OTP ou tâches).
Il permet de visualiser dans le temps les principales tâches ainsi que les différentes réunions du projet (Comité de pilotage, comité opérationnel, groupes de travail).
Ses modalités de mise à jour sont définies dans le Plan d’Assurance Qualité [ 2 ].
Budget
Le budget prévisionnel et consommé [ 7 ] permet de suivre les coûts à travers 4 catégories :
Les Ressources Humaines (personnels titulaires et contractuels) (= charges en ETP x coût moyen d’un ETP3).
Les Ressources Matérielles fournies par les établissements directement affectées au projet
Les achats et la sous-traitance (les serveurs, les prestations intellectuelles, etc.)
Gestion des risques
La gestion des risques vise à réduire les facteurs critiques inhérents au projet, afin d'en minimiser les effets négatifs. Le livrable associé peut par exemple compléter un reporting qualitatif du projet à destination du Président de l’Université et servir d’outil pour motiver un arbitrage de ressource ou de planning.
La gestion des risques s’appuie sur une méthodologie qui consiste à examiner l'état d'un projet, à identifier les risques qui en menacent le bon déroulement, à les mesurer et à agir pour réduire ces risques.
Elle se décompose en deux étapes :
L'évaluation des risques
C'est le processus qui permet d'identifier et de mesurer les risques inhérents à un projet. Cette identification doit se baser sur des faits connus et approuvés par tous.
La maîtrise des risques
C'est le processus qui permet la prise de conscience des parties intéressées et la mise en oeuvre des actions appropriées.
Le livrable associé est le tableau d'analyse des risques [ 8 ] (risques, facteurs et mesures associés) Son rythme d’actualisation est à définir (par exemple tous les 2 mois).
Le reporting et le pilotage
Comme indiqué dans le PAQ, le reporting du projet est composé d’une part des comptes-rendus des Comités Opérationnels et des réunions faites par les groupes de travail et d’autre part d’un tableau d’indicateurs [ 9 ] et d’un tableau de suivi des groupes de travail [24].
Ces derniers documents permettent de piloter le projet et de gérer les délais de mise en œuvre des actions : ils portent sur l’avancement des travaux du projet UNR et leurs déclinaisons dans chaque établissement.
Il est nécessaire d’utiliser un nombre limité d’indicateurs afin d’assurer l’efficacité du tableau de bord et d’éviter un sur-plus d’informations.
De plus, il permet d’effectuer un suivi régulier des résultats des groupes de travail.
Cahier des charges
Le cahier des charges [ 10 ] a pour objectif de décrire avec précision le contenu fonctionnel et technique attendu des ENT et des services associés.
Il permet donc de formaliser le résultat final attendu. Il sert donc de support aux engagements pris par les maîtres d’œuvre de l’ENT vis à vis des commanditaires, en l’occurrence les présidents et directeurs d’établissements ou le comité de pilotage UNR.
Le référentiel inclus un cahier des charges type pour un ENT établi à partir de différents cahiers des charges disponibles. Toutes les fonctionnalités types sont donc reprises, ce qui permet d’accélérer le processus d’expression de besoin piloté par le chef de projet UNR en offrant la possibilité de réfléchir « par différence », plutôt que de démarrer ex nihilo.
Gestion Informatique de l’ENT Dossier d’Architecture Technique (DAT)
Le dossier d’architecture technique [ 11 ] définit et justifie les hypothèses techniques structurantes du projet. Ce document a vocation à être technique, mais contient des hypothèses qui doivent être validées par les commanditaires du projet. En effet, c’est à partir de ces hypothèses qu’est conçu l’ENT (et ses services) sur un plan technique, c’est pourquoi elles sont fondamentales.
Ce document est un préalable à la phase d’intégration informatique dans un établissement.
Il s'articule autour de 4 grands volets :
Lla présentation du projet : son calendrier, ses enjeux, ses exigences et le planning ;
l'architecture fonctionnelle : les utilisateurs, les traitements, les données ;
l'architecture technique : les différents serveurs, les postes de travail, le réseau ;
l'exploitation et sa préparation : la mise en production, le déploiement, la formation, le support et l'exploitation proprement dite.
Il est donc le document fondateur en terme de description de la future solution informatique. Il servira de source à la constitution du Protocole Technique d’Installation (PTI) [ 12 ] et du dossier d’exploitation [ 14 ].
Le Protocole Technique d’Installation (PTI)
Le Protocole Technique d’Installation [ 12 ] concerne la mise en œuvre informatique de l'installation l’ENT.
Il présente les opérations à réaliser sur les machines de l’exploitant afin d'effectuer sa mise en place.
Ce document permet en principe de rendre l’exploitant totalement autonome du consortium ENT dans la phase d’installation de l’ENT et des services.
Procédure de recette
La recette informatique désigne l’étape pendant laquelle les futurs utilisateurs testent l’ENT et des services associés pour vérifier qu’il est conforme au cahier des charges.
La Procédure de recette informatique [ 13 ] vise à expliciter les objectifs de la recette, la structure mise en place pour celle-ci, les acteurs concernés, sa préparation, son déroulement ainsi que la gestion des anomalies. Elle identifie en particulier les délais de correction par la maîtrise d’œuvre et de re-livraison.
Dossier d’exploitation
Le Dossier d’exploitation informatique [ 14 ] vise à donner toutes les informations nécessaires au responsable de l’exploitation informatique quotidienne de l’ENT. Il décrit l’ensemble des processus à lancer, leur planning, les codes erreur et leur signification, les procédures à suivre pour les traiter, les principes de sauvegardes et les commandes pour les déclencher, la supervision des ressources machines, etc… Muni d’un tel dossier, l’exploitant est autonome et l’application ENT et ses services respecte la qualité de service demandée dans le dossier d’architecture technique et le plan de continuité de service.
Il est construit de façon à ce qu’un exploitant qui n’a absolument pas participé au déploiement de l’outil soit en mesure d’assurer ce travail.
Plan de Continuité de Services
L’objectif du Plan de Continuité de Service [ 15 ] est :
Le niveau de qualité attendu de l’application ENT et ses services, c’est à dire horaires d’ouverture, reprise de l’activité en cas d’erreur, etc…
De décrire les modalité technique et opérationnelles dans lesquelles seront assuré le niveau de qualité de service par les moyens informatiques.
la documentation et le reporting permettant un pilotage permanent de l'activité.
Ce document permet de formaliser un engagement (conditionné aux ressources mises effectivement en œuvre et décrites dans le document) entre l’exploitant informatique et la direction de l’établissement.
Accompagnement des Utilisateurs
Enquête de perception et d’attentes
L’étude des besoins des personnes concernées par la mise des actions du projet UNR (notamment les futurs utilisateurs de l’ENT) est une étape fondamentale pour sa réussite.
L’enquête de perception et d’attentes [16] a pour but de permettre à l’équipe en charge de la conduite du changement (formation, communication) d’appréhender rapidement « le contexte utilisateurs ».
Elle est menée relativement tôt pour disposer des attentes et des perceptions des utilisateurs avant de bâtir la stratégie et la méthode de conduite du changement.
Plus précisément, elle a pour objectif d’alimenter :
Les indicateurs de suivi de satisfaction (qui seront initialisés à partir de cette enquête)
Le plan de communication et la méthode de conduite du changement en fournissant le niveau de connaissance et la perception des établissements au lancement des actions,
Et la stratégie de changement en recueillant :
les attentes de la « direction » sur la conduite du changement,
les projets de réorganisation prévus dans les établissements,
sur quoi la direction et les utilisateurs vont juger de la réussite du programme,
le vécu des derniers projets de cette ampleur.
Etude d’impacts
L’étude d’impacts [ 17 ] a pour objectif de préparer l’ouverture des services de l’ENT aux utilisateurs.
Elle a pour objectif d’identifier les changements quelque soit leur nature afin de faciliter la réflexion et la mise en œuvre d’actions d’accompagnement.
Le principe de l’étude consiste à décrire les processus existants, c’est-à-dire les usages et les outils utilisés avant la mise en place de l’ENT, puis d’analyser en quoi ils vont être changés avec l’ENT.
Les impacts sont analysés selon 4 axes :
les outils ;
l’organisation ;
la culture ;
le métier.
Cette analyse pourra être menée par domaine. La typologie proposée par l’AMUE (Publication Calcul Coût Complet) est la suivante :
Scolarité (pré/ré-inscriptions administratives et scolaires, visualisation et saisie des notes, visualisation des emploi du temps...)
Vie étudiante
Enseignement à distance
Documentation et bibliothèque universitaire
Recherche
Comptabilité et finances
La formation et l’accompagnement
La stratégie de formation et d’accompagnement [ 18 ] permet :
De partager avec les établissements sur l’ensemble du groupe de travail formation et accompagnement:
Quelle population à former ?
Quel catalogue ?
Comment le dispense-t-on ?
Comment organise-t-on la logistique ?
À l’établissement de se positionner sur les différentes options proposées :
Compléter / modifier le catalogue
Modalité de dispense (identification des formateurs, co-animation, …)
À l’établissement d’identifier et d’organiser sa contribution à ce groupe de travail :
Planning
Ressources
Fonctionnement
À l’équipe projet d’organiser et planifier :
L’ingénierie d’adaptation nécessaire
La sollicitation des réseaux de formateurs
Stratégie de communication
Il est possible de distinguer deux types de communication :
La communication interne au projet permettant notamment de mobiliser les acteurs nécessaires
Le communication vers les utilisateurs et personnes concernées par les actions de l’UNR
La stratégie de communication consiste à :
établir une relation précise entre ces enjeux et l'apport de la communication ;
établir un diagnostic sur les besoins en communication ;
proposer aux présidents les solutions envisagées ;
élaborer un plan de communication interne ou externe à partir du diagnostic ;
produire et diffuser des supports de communication.
Les indicateurs de satisfaction identifiés grâce à l’étude de perception citée ci-dessus alimentent les supports de communication à destination des utilisateurs et de la direction.
Une aide à l’élaboration d’une stratégie de communication est fournie dans ce référentiel sous la forme d’un plan type de communication [ 19 ] qui permettra :
d’ identifier des publics-cibles ;
de choisir des moyens (budget, ressource, support) ;
de planifier les actions de communication ;
éventuellement de définir des objectifs mesurables.
Documents Type
La documentation du projet est gérée tel que défini dans le Plan d’Assurance Qualité. Les nomenclatures, les modalités de circulation et de validation des documents y sont précisées.
Un outil collaboratif peut être utilisé pour faciliter l’échange de documents au sein du projet.
Convocation de réunion
Chaque réunion de travail fait l’objet d’une convocation [ 20 ] qui permet à l’animateur de fixer l’objet de celle-ci (objectifs, décisions à prendre) ainsi que l’ordre du jour proposé.
Cette convocation peut être utilisée pour tout type de réunion (comité opérationnel, comité de pilotage, groupe de travail).
Compte-rendu de réunion
Il est ensuite rédigé un compte-rendu associé au suivi des actions (un modèle de compte-rendu de réunion [ 21 ] est disponible dans le référentiel).
Cette fiche synthétise les décisions prises durant l’entrevue, les actions menées par les différents groupes de travail, planifie les prochaines réunions et indique les actions à mener.
Fiche de lecture
Les échanges notamment liés à la participation et à la validation d’un document seront tracés sur une fiche de lecture [ 22 ]. Elle permet de tracer les questions et remarques faites sur un document ainsi que les réponses et décisions apportées.
Fiche de modification
Une fois un livrable produit est validé (qu’il s’agisse d’un service de l’ENT ou d’un document du projet ( les manuels utilisateurs par exemple), toute demande de modification peut être notifiée dans une fiche de modification [ 23 ].
Ce document permet donc de connaître l’auteur d’une demande de modification, l’impact de celle-ci sur l’organisation ou les services applicatifs et sa décision de mise en œuvre. Il s’intègre dans un processus qualité d’amélioration continue.
L’intérêt de formaliser ces modifications est de pouvoir offrir un outil de pilotage au chef de projet UNR afin qu’il puisse étudier les impacts sur les ressources ou sur les budgets, et le cas échéant prioriser ou faire prioriser. C’est aussi un moyen d’objectiver et d’informer tous les acteurs du projet de la modification. Elle renforce donc la capacité de pilotage et de coordination du chef de projet.
Tableau de suivi des groupes de travail
Le tableau suivi des groupes de travail représente un des documents présent lors de la rédaction d’un reporting.
Ce dernier document (avec celui portant sur les indicateurs) permet de piloter le projet : il portent sur l’avancement des travaux du projet UNR.
De plus, il permet d’effectuer un suivi régulier des résultats des groupes de travail.
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