Mission de présentation de comptes annuels ou intermédiaires (Comité d’entreprise)
Exemple de lettre de mission
(Adopté par voie électronique par la commission des normes professionnels (CNP) le 5 août 2015)
Informations à fournir obligatoirement au client 1 (loi du 23 juillet 2010-Art. L 111-2)2 :
-Nom de la structure d’exercice professionnel ou de l’expert-comptable, statut et forme juridique, adresse géographique, coordonnées permettant d’entrer en contact rapidement et de communiquer directement avec le cabinet ou l’expert-comptable ;
-Numéro d’inscription au registre du commerce et des sociétés ;
-Numéro de l’ordre auprès duquel la structure d’exercice professionnel est inscrite ;
-Numéro individuel d’identification à la TVA
A l'attention du secrétaire du comité d’entreprise
Madame ou Monsieur,
Nous vous remercions de la confiance que vous nous avez témoignée lors de notre dernier entretien en envisageant de nous confier en qualité d’expert-comptable3 une mission de présentation des comptes (annuels ou intermédiaires) de votre comité d’entreprise pour la période…
La présente lettre de mission est un contrat établi afin de se conformer aux dispositions de l’article 151 du code de déontologie intégré au décret du 30 mars 2012 relatif à l’exercice de l‘activité d’expertise comptable. Elle a pour objet de vous confirmer par écrit les termes et les objectifs de notre mission tels que nous les avons fixés lors (indiquer la date du dernier entretien sur ce sujet) ainsi que la nature et les limites de celle-ci.
1. VOTRE COMITÉ D’ENTREPRISE
Dans ce paragraphe, l’expert-comptable reprend les caractéristiques actualisées du comité d’entreprise comme par exemple :
- RESSOURCES (sur base du précédent exercice) :
Subvention de Fonctionnement
Contribution aux ASC
Montant des Participations en provenance des bénéficiaires
- Effectif de Bénéficiaires :
Moyenne
Nombre de salariés ou comptes ouverts
- Nombre de commissions Facultatives
- ASC : nature des principales prestations mises en place
- Effectifs et statut du personnel administratif :
Personnel mis à disposition par la direction de l’entreprise
Personnel salarié du CE
2. NOTRE MISSION
La mission que vous envisagez de nous confier sera effectuée dans le respect des dispositions de la norme professionnelle du Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts-Comptables applicable à la mission de présentation de comptes et des textes légaux et réglementaires applicables aux experts-comptables4 que nous sommes tenus de respecter.
Nous nous permettons d’attirer votre attention sur le fait que conformément à l’article L 123-14 du Code de commerce, les comptes annuels doivent être réguliers, sincères et donner une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de votre entité. Vous restez ainsi responsables à l’égard des tiers de l’exhaustivité, de la fiabilité et de l’exactitude des informations comptables et financières concourant à la présentation des comptes ainsi que des procédures de contrôle interne concourant à l’élaboration de ces comptes. Cela implique notamment le respect des règles applicables à la tenue d’une comptabilité en France et du référentiel comptable applicable à votre secteur d’activité. (Désigner le cas échéant le référentiel comptable applicable)
2.1. Durée de la mission
La mission est conclue pour une durée d’une année correspondant à l’exercice comptable. Pour la première année, la durée de la mission couvre la période comprise entre la date d’effet de la lettre de mission et la date de clôture de l’exercice comptable, date d’échéance du contrat.
La mission est renouvelable chaque année par tacite reconduction, sauf dénonciation par lettre recommandée avec accusé de réception trois mois avant la date de clôture de l’exercice comptable.
2.2. Nature et objectif de la mission
Il s’agit d’une mission « d’assurance de niveau modéré aboutissant à une opinion exprimée sous une forme négative portant sur la cohérence et la vraisemblance des comptes de votre entité pris dans leur ensemble ; le niveau d’assurance est inférieur à celui d’un audit ou d’un examen limité »5. Elle consiste à exprimer une opinion sur la cohérence et la vraisemblance des comptes de votre entité. Cette mission n’a pas pour objectif de déceler des erreurs, actes illégaux ou autres irrégularités pouvant ou ayant eu lieu dans votre entité.
2.3. Nature et limites des travaux à mettre en œuvre
Nos travaux consisteront à vous assister pour la clôture des comptes et leur présentation d’ensemble ; ils comprennent notamment :
une prise de connaissance globale,
une appréciation des procédures élémentaires d’organisation comptable,
une appréciation de la régularité formelle de la comptabilité,
une collecte des éléments concourant aux écritures d’inventaire de fin d’exercice,
une justification des soldes et des contrôles de cohérence des principaux comptes,
un examen critique des comptes pris dans leur ensemble,
des entretiens avec le Trésorier (et le cas échéant, avec les élus et collaborateurs que vous nous désignerez).
Ils ont pour objectif de nous permettre d’exprimer une assurance de niveau modéré sur la cohérence et la vraisemblance des comptes annuels (ou intermédiaires).
Ils ne comprennent pas le contrôle de la matérialité des opérations, des inventaires physiques des actifs de votre Comité d’entreprise à la clôture de l’exercice comptable (stocks, immobilisations, espèces en caisse notamment), le recours à la procédure de confirmation de soldes auprès de tiers par voie de confirmations directes et l’appréciation des procédures de contrôle interne.
Nous vous précisons que nous sommes juridiquement redevables d’une simple obligation de moyens. Par conséquent, la vérification des écritures et leur rapprochement avec les pièces justificatives sont effectués par notre cabinet uniquement par épreuves, et ne portent donc pas sur l’appréciation de la légalité et de la fiabilité des documents présentés.
2.4. Exécution et déroulement de la mission
Notre mission sera exécutée sous la direction de …………, expert-comptable, et de ……………………, assistant expérimenté d’encadrement, qui pourront se faire assister en cas de besoin par d'autres assistants du cabinet.
Pour l’exercice considéré, nous vous proposons d’intervenir selon le planning suivant :
(Détailler les dates ou périodes d’intervention ainsi que la nature des travaux qui seront effectués à ces dates)
Nous comptons sur votre coopération et sur celle des élus pour nous communiquer les informations et les documents nécessaires pour effectuer notre mission dans de bonnes conditions, à savoir notamment :
(Lister la nature des informations et des documents nécessaires à la mise en œuvre de la mission)
A l’issue de nos travaux, nous établirons une attestation sur les comptes (annuels ou intermédiaires) de votre Comité d’entreprise à laquelle les comptes considérés seront annexés6.
2.5. Missions complémentaires (le cas échéant)
Vous avez souhaité également qu’en complément de cette mission nous assurions les prestations suivantes :
(Description des prestations complémentaires comme par exemple l’assistance en matière comptable, sociale, juridique, fiscale …)
2.6. Modalités relationnelles
Nos relations seront réglées sur le plan juridique tant par les termes de cette lettre que par les conditions générales ci-jointes ainsi que par un tableau de répartition des obligations respectives entre votre Comité d’entreprise et notre cabinet afin de réaliser cette mission dans des conditions optimales (voir annexes 1 et 2).
Tout aménagement devant éventuellement être apporté aux missions définies ci-dessus sera préalablement arrêté d'un commun accord et fera l’objet d’un avenant à la présente lettre de mission.
2.7. Obligations d’identification
(Paragraphe à intégrer uniquement lorsque les informations et les documents requis en matière d’identification relatés au paragraphe 6 des conditions générales jointes ne sont pas en possession de l’expert-comptable)
Dans le cadre des obligations qui nous incombent en application des dispositions du Code monétaire et financier relatives à la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme, nous vous informons qu’à la date de la présente les informations et les documents requis en matière d’identification et relatés au paragraphe 6 des conditions générales jointes à la présente ne nous sont pas parvenus et que leur obtention est une condition suspensive pour la mise en œuvre de la mission que vous souhaitez nous confier.
2.8. Honoraires
Nos honoraires seront calculés sur la base des temps passés par notre cabinet, augmentés des frais et débours divers. Les taux horaires appliqués varient en fonction de la mission confiée, de l'expérience et des compétences requises des intervenants sur la mission.
Pour l’exercice considéré et compte tenu des temps prévus, nos honoraires s’élèvent à … HT. En cas de dépassement des temps prévus, une régularisation des honoraires pourra être facturée en fin d’exercice. Ces honoraires n’incluent pas les éventuelles demandes d’attestation particulières que vous pourriez formuler au cours de la période en liaison avec notre mission principale.
(Les modalités de facturation des honoraires peuvent être reproduites au niveau de ce paragraphe)
Nous vous serions obligés de bien vouloir nous retourner un exemplaire de la présente et des annexes jointes qui font partie intégrante de la lettre de mission, revêtues d’un paraphe sur chacune des pages et de votre signature sur la dernière page.
Nous vous prions de croire …
L’expert-comptable/Le représentant légal
Le secrétaire du Comité d’entreprise
ANNEXE 1
Exemple de conditions générales
(A joindre à la lettre de mission)
1- DOMAINE D’APPLICATION
Les présentes conditions sont applicables aux conventions portant sur les missions conclues entre le cabinet x dénommé l’expert-comptable7 et son client8.
2- DEFINITION DE LA MISSION
Les travaux incombant à l’expert-comptable sont détaillés dans la lettre de mission et ses annexes (le cas échéant) et sont strictement limités à son contenu.
Toute mission ou prestation complémentaire devra faire l’objet d’une information préalable du client afin que celui-ci soit en mesure de manifester son accord.
3- RESILIATION DE LA MISSION
En cas de résiliation au cours d’un exercice comptable, et sauf faute grave imputable à l’expert-comptable, le client devra verser à ce dernier les honoraires dus pour le travail déjà effectué, majorés d’une indemnité conventionnelle égale à 25 % des honoraires annuels convenus pour l’exercice en cours ou de la dernière année d’honoraires en cas de montant incertain. Cette indemnité est destinée à compenser le préjudice subi par l’expert-comptable à raison de l’inclusion du dossier du client dans sa charge de travail de l’année en cours.
En cas de manquement du client à l’une de ses obligations, l’expert-comptable aura la faculté de suspendre sa mission en informant ce dernier par tout moyen écrit ou de mettre fin à sa mission après envoi d’une lettre recommandée demeurée sans effet.
4- SUSPENSION DE LA MISSION
Lorsque la mission est suspendue pour cause de force majeure ou défaut de paiement des honoraires, les délais de remise des travaux sont prolongés pour une durée égale à celle de la suspension susvisée.
Pendant la période de suspension éventuelle, toutes les dispositions du contrat demeurent applicables.
5- OBLIGATIONS DE L’EXPERT-COMPTABLE
L’expert-comptable effectue la mission qui lui est confiée conformément aux dispositions du Code de déontologie intégré au décret du 30 Mars 2012 relatif à l’exercice de l’activité d’expertise comptable, de la norme de « maîtrise de la qualité », de la norme « anti-blanchiment » élaborée en application des dispositions du Code monétaire et financier et le cas échéant de la norme professionnelle de travail spécifique à la mission considérée. Il contracte, en raison de cette mission, une obligation de moyens.
L’expert-comptable peut se faire assister par les collaborateurs de son choix. Le nom du collaborateur principal chargé du dossier est indiqué au client.
A l’achèvement de sa mission, l’expert-comptable restitue les documents que lui a confiés le client pour l’exécution de la mission.
L’expert-comptable est tenu à la fois :
- au secret professionnel dans les conditions prévues à l’article 226-13 du Code pénal ;
- à une obligation de discrétion, distincte de l’obligation précédente, quant aux informations recueillies et à la diffusion des documents qu’il a établis. Ces derniers sont adressés au client, à l’exclusion de tout envoi à un tiers, sauf demande du client. Les documents établis par l’expert-comptable seront en conséquence adressés au client, à l’exclusion de tout envoi direct à un tiers (sauf instruction spécifique de la part du client et exception faite des transmissions aux administrations fiscales et sociales et OGA).
6- OBLIGATIONS DU CLIENT
Le client s’interdit tout acte de nature à porter atteinte à l’indépendance de l’expert-comptable ou de ses collaborateurs.
Ceci s’applique particulièrement aux offres faites à des collaborateurs d’exécuter des missions pour leur propre compte ou de devenir salarié du client.
Le client s’engage :
A fournir à l’expert-comptable préalablement au commencement de la mission, les informations et documents d’identification requis en application des dispositions visées aux articles L 561-1 et suivants du Code monétaire et financier, à savoir :
Dans le cadre de l’obligation d’identification du client :
lorsque le client est un Comité d’entreprise, obtention de tout acte ou extrait de registre officiel datant de moins de trois mois constatant la dénomination, l’adresse du siège social et l’identité des membres du bureau (président, secrétaire, trésorier et leurs adjoints éventuels, etc.),
identité des membres des organes de direction et d’administration.
Ces informations et documents d’identification devront être tenus à jour régulièrement.
A mettre à la disposition de l’expert-comptable, dans les délais convenus, l’ensemble des documents et informations nécessaires à l’exécution de la mission,
A réaliser les travaux lui incombant conformément aux dispositions prévues dans le tableau de répartition des obligations respectives (annexe 2),
A respecter les procédures mises en place pour la réalisation de la mission et notamment le planning d’intervention de l’expert-comptable figurant dans la lettre de mission,
A porter à la connaissance de l’expert-comptable les faits nouveaux ou exceptionnels. Il lui signale également les engagements susceptibles d’affecter les résultats ou la situation patrimoniale de l’entité,
A confirmer par écrit, si l’expert-comptable le lui demande, que les documents, renseignements et explications fournis sont exhaustifs et reflètent fidèlement la situation patrimoniale de l’entité,
A vérifier que les états et documents produits par l’expert-comptable sont conformes aux demandes exprimées et aux informations fournies par lui-même et à informer sans retard l’expert-comptable de tout manquement ou erreur.
Le client reste responsable de la bonne application de la législation et des règlements en vigueur ; l’expert-comptable ne peut être considéré comme se substituant aux obligations du client du fait de cette mission.
Conformément aux prescriptions légales, le client doit prendre toutes les mesures nécessaires pour conserver les pièces justificatives et, d’une façon générale, l’ensemble des documents produits par l’expert-comptable pendant les délais de conservation requis par la loi ou le règlement.
Dès lors que des traitements sont assurés sur le système informatique du client, ce dernier devra assurer la sauvegarde et l’archivage des données et des traitements informatisés pour en garantir la conservation, l’inviolabilité et la lecture ultérieure.
D’une façon générale, le client doit par ailleurs prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la protection de son système informatique.
7- HONORAIRES
L’expert-comptable reçoit du client des honoraires librement convenus qui sont exclusifs de toute autre rémunération, même indirecte. Il est remboursé de ses frais de déplacement et débours.
Des provisions sur honoraires peuvent être demandées périodiquement.
Les conditions de règlement des honoraires sont les suivantes :
Les honoraires sont payés à leur date d’échéance ; en cas de paiement anticipé, aucun escompte n’est accordé ; en cas de retard de paiement, des pénalités de retard sont exigibles le jour suivant la date de règlement figurant sur la facture ; sauf disposition contraire qui ne peut toutefois fixer un taux d’intérêt de ces pénalités inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal, le taux d’intérêt sera égal à celui appliqué par la Banque Centrale Européenne à son opération de refinancement la plus récente majoré de 10 points de pourcentage. Les pénalités de retard sont exigibles sans qu’un rappel soit nécessaire9.
Une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement d’un montant de 40 euros est également exigible de plein droit en cas de retard de paiement. Lorsque les frais de recouvrement exposés sont supérieurs au montant de cette indemnité forfaitaire, une indemnisation complémentaire peut être réclamée sur justificatifs.
Toute contestation d’une facture devra être faite dès réception et motivée ; ladite contestation ne pourra justifier le non-paiement des autres prestations non contestées y compris celles incluses dans la même facture.
Le non-paiement des honoraires pourra, après rappel par lettre recommandée avec accusé de réception, entraîner la suspension des travaux ou mettre fin à la mission.
En cas de changement de modalités de facturation, une information préalable sera donnée au client.
En cas de rupture du contrat par l’une ou l’autre des parties, une assistance pour réaliser le transfert du dossier dans l’entreprise ou à un nouveau prestataire pourra être effectuée à la demande du client sur la base d’un devis préalablement accepté.
En cas d’usage du droit de rétention, prévu à l’article 168 du Code de déontologie intégré au décret du 30 mars 2012 relatif à l’exercice de l‘activité d’expertise comptable, le président du Conseil Régional de l’Ordre des Experts-Comptables sera informé.
8- RESPONSABILITE CIVILE
En application de l’article 2254 modifié du Code civil, la responsabilité civile de l’expert-comptable ne peut être mise en jeu que sur une période contractuellement définie à …10 à compter des événements ayant causé un préjudice à l’entreprise.
Tout événement susceptible d’avoir des conséquences notamment en matière de responsabilité doit être porté sans délai par le client à la connaissance de l’expert-comptable.
La responsabilité civile professionnelle de l’expert-comptable est couverte par un contrat d’assurance souscrit auprès de la compagnie11……. (ne pas mentionner le nom du courtier ou de l’agent d’assurance mais de la compagnie d’assurance) située (indiquer l’adresse). La couverture géographique de cette assurance porte sur le monde entier (à adapter en fonction du contrat d’assurance)12.
La responsabilité de l’expert-comptable ne peut notamment être engagée dans l’hypothèse où le préjudice subi par le client est une conséquence :
d’une information erronée ou d’une faute ou négligence commise par le client ou par ses salariés,
du retard ou de la carence du client à fournir une information nécessaire à l’expert-comptable,
des fautes commises par des tiers intervenant chez le client.
9- DIFFERENDS
Les litiges qui pourraient éventuellement survenir entre l’expert-comptable et son client seront portés, avant toute action judiciaire, devant le président du Conseil Régional de l’Ordre compétent ou son représentant aux fins de conciliation, à l’exception des litiges dont l’expert-comptable souhaiterait qu’ils soient couverts par son assurance RCP.
10- DROIT APPLICABLE ET ATTRIBUTION DE COMPETENCE
Ce contrat de mission sera régi et interprété selon le droit français.
« TOUS LES LITIGES AUXQUELS LE CONTRAT POURRA DONNER LIEU, NOTAMMENT AU SUJET DE SA VALIDITE, DE SON INTERPRETATION, DE SON EXECUTION ET DE SA REALISATION, SERONT SOUMIS AUX TRIBUNAUX DE [NOM DE LA VILLE]. »
11- ACCEPTATION DES CONDITIONS GENERALES D’INTERVENTION
Le client reconnaît avoir reçu, pris connaissance et accepté les présentes conditions générales d’intervention.
Fait à …………………… le …………………,
En deux exemplaires originaux, dont un remis au client.
Signatures
L’expert-comptable /Le représentant légal
Le secrétaire du Comité d’entreprise
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