ORGANIGRAMME DE TRAITEMENT
I.CARACTERISTIQUES D’UN ORGANIGRAMME DE TRAITEMENT
L’organigramme de traitement consiste à représenter schématiquement le processus relatif à un cas (ici, la gestion des ressources humaines à l’occasion d’un recrutement interne ou externe).
Un processus est une chaîne d’opérations réalisées au sein d’une communauté de travail. Il permet de savoir « qui fait quoi et comment il le fait ». Un processus est le plus souvent rédigé, mais lorsqu’il est complexe, il peut être également représenté sous forme visuelle, notamment, par le biais d’un organigramme de traitement.
En effet, un organigramme de traitement représente les conditions et les actions d’un processus.
Tout organigramme de traitement comporte :
Un titre évocateur du processus qu’il permet de visualiser ;
L’ensemble des étapes du processus, c’est-à-dire toutes les actions et les conditions, qui doivent être présentées l’une après l’autre de façon ordonnée ;
Un symbole avec une sortie mais pas d’entrée ;
DEBUT
Une sortie
Des rectangles qui représentent des actions, c’est-à-dire des affirmations (une action par rectangle) ;
Une entrée
Une sortie
Des losanges qui représentent des conditions, c’est-à-dire des questions auxquelles on ne peut que répondre par oui ou par non (une condition par losange) ;
Une entrée Une entrée
O  ui Non Oui
Non
Deux sorties Deux sorties
Un symbole de fin avec une entrée mais pas de sortie ;
Une entrée
FIN
Des liaisons qui se regroupent et se séparent en dehors des symboles
Application
Travail n°1 :
Pour transformer le processus de gestion des ressources humaines à l’occasion d’un recrutement interne ou externe en organigramme de traitement, vous devez dans un premier temps repérer les conditions en les surlignant en bleu, par exemple, et dans un second temps les actions en les surlignant en jaune, dans le tableau ci-joint.
PROCESSUS DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES A L’OCCASION D’UN RECRUTEMENT INTERNE OU EXTERNE
N°
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ACTIONS
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ACTEURS
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DOCUMENTS
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1
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Identification d’un besoin en personnel :
C’est au chef de service d’une direction qu’il appartient d’identifier un besoin en personnel au sein de son service et d’établir en 3 exemplaires, une fiche de demande de personnel à l’aide d’un profil de poste
Une fois la demande de personnel complétée, il la transmet à son supérieur hiérarchique direct, c’est-à-dire au directeur de la direction concernée par le besoin en personnel, pour acceptation budgétaire.
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Chef de service
directeur
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Profil de poste
Fiche de demande de personnel (3 exemplaires)
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2
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Ajustement des ressources humaines :
Dans le cas d’un refus, le directeur garde dans ses dossiers le justificatif et il est procédé à un réajustement des ressources humaines dans le service concerné par le refus (ex. : répartition des tâches, formation, etc.)
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Chef de service
Directeur
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Fiche de demande de personnel 1
Fiche de demande de personnel 2
Profil de poste
Dossier « budget »
Fiche de décision de refus
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3
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Transmission de la demande de personnel :
Dans le cas d’une acceptation, la demande de personnel est alors transmise par le directeur concerné au service recrutement, formation et gestion des carrières (SRFGC) de la direction des ressources humaines pour recrutement interne ou externe (accord budgétaire, profil de poste).
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Directeur
SRFGC
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Fiche de demande de personnel 1
Profil de poste
Fiche d’acceptation
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4
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Proposition de candidats :
Après étude de la demande de personnel, le service recrutement, formation et gestion des carrières (SRFGC) propose un ou plusieurs candidats au chef de service concerné par le besoin en personnel, qui les reçoit afin de leur présenter le poste de travail et ses missions, vérifier l’adéquation des candidats avec le poste à pourvoir et retenir un candidat (choix définitif).
Dans le cas favorable, le dossier du candidat retenu est envoyé au service recrutement, formation et gestion des carrières (SRFGC) pour embauche (formulaire)
Dans le cas d’un refus, le chef de service formule une nouvelle demande de personnel au directeur.
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Chef de service
Candidat
SRFGC
directeur
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Profil de poste
Dossiers individuels des candidats
Formulaire d’embauche
Eventuellement, nouvelle demande de personnel
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5
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Accueil/Intégration
L’accueil et l’intégration du nouveau collaborateur sont effectués par le chef de service.
Au cours de la période d’accueil et d’intégration :
Le nouveau collaborateur se voit remettre un livret d’accueil pour connaître l’établissement et sa direction.
Le chef de service du nouvel embauché lui présente ses objectifs personnels
Il est reçu par les chefs de service de sa direction. Chaque chef de service lui décrit les fonctionnalités de son service.
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Chef de service
Nouveau collaborateur
Chefs de service de la direction d’accueil
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Dossier d’intégration (livret d’accueil, présentation de la direction, de l’établissement, etc.)
Fiche d’intégration
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6
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Demande de formation :
Si le nouveau collaborateur a besoin d’une formation, le chef de service, en conformité avec la procédure « formation du personnel », rédige avec lui la fiche individuelle des besoins en formation, et la transmet à l’assistante du service recrutement, formation et gestion des carrières pour intégration au plan de formation
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Chef de service
Nouveau collaborateur
Assistante du SRFGC
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Fiche individuelle des besoins en formation
Plan de formation
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7
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Evaluation de la formation :
Le salarié de retour de formation, en conformité avec la procédure « formation du personnel », remplit une fiche d’évaluation.
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Salarié
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Fiche d’évaluation
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8
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Entretien annuel :
A l’issue d’une période de douze mois, un entretien annuel est réalisé avec le collaborateur et son responsable hiérarchique pour :
Procéder à un bilan d’activité ;
Contrôler les objectifs ;
Recueillir les souhaits d’évolution de l’intéressé ;
Planifier les actions individuelles de formation.
Le résultat de l’entretien annuel est consigné dans les documents « entretien annuel » et « orientation de carrière » fournis par le service recrutement, formation et gestion de carrière (SRFGC). Une copie est gardée par le chef de service, un exemplaire est envoyé au SRFGC.
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Chef de service
Salarié
SRFGC
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Fiche d’entretien annuel (en 2 exemplaires)
Fiche d’orientation de carrière (en 2 exemplaires)
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Travail n°2 :
Maintenant réalisez l’organigramme de traitement !
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