   
DEBRIEFING 2009
 
Internationaux de France
19 Mai au 7 juin 2009
SOMMAIRE
GESTION SPORTIVE………………………….……………………………….……………………….Page 3
Christine DONNET
Nhi NGUYEN
Maxime LEBOURGEOIS
Pierre TOUZAIN
ACCUEIL JOUEURS……………………………………….………………….…………………..….Page XX
Accueil Philippe Chatrier
Accueil Suzanne Lenglen
Accréditations / Invitations
Accueil Tribues
PRACTICE…………………………………………………….…………….……….……………………….Page XX
TRANSPORT………………………………………………………….….……………….……………….Page XX
HÔTELS / VOYAGE……………………………………………..….……………………………….Page XX
PRIZE MONEY………………………………………………….………………….…………………….Page XX
LAST EIGHT CLUB…………………………………….………………………………………….….Page XX
TENNIS EN FAUTEUIL……………………………………………….…….…………….……….Page XX
SERVICE AUX JOUEURS………………………………………….……….…………………….Page XX
Service Garderie, Couture
Service Vestiaires
Salles Kiné
SERVICE MEDICAUX…………………………………………………..….……………………….Page XX
Docteur Montalvan
Christophe Ceccaldi
Docteur Boulanger
Contrôle Anti-dopage
ARBITRAGE / MARQUEURS…………………………………………………………….….Page XX
Arbitrage
Marqueurs
ACTIVITES JOUEURS…………………………………………….…………………………..…….Page XX
Séances d’autographes
Cyril Saulnier
Cordeurs
RAMASSEURS de BALLES ……….……………………….………………….…..………….Page XX
JUNIORS………………………………………………….………………….…….…………………..…….Page XX
ATP / WTA………………………………………………….………………….…….…………………….Page XX
CONCLUSION…………………………………………………………..………………….…………….Page XX
1
GESTION SPORTIVE
Christine DONNET……………………………………………………..……………..P 4
Nhi NGUYEN ……………………..……………..……………………………………….……. P XX
Maxime LEBOURGEOIS…………………………..…………..…………P XX
Pierre TOUZAIN………………………………………………………………..…………P XX
 
GESTION SPORTIVE
Pierre TOUZAIN
Marqueurs de scores
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Actions entreprises en 2009
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Axes d’améliorations pour 2010
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Réception des candidatures pour les postes de Marqueurs de Scores.
Transmission des candidatures au Responsable Marqueurs (Jean-Noël Douls).
Envoi des réponses aux demandes de candidatures en fonction des informations données par J.N. Douls.
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Le fait que J.N. Douls ne possède pas d’ordinateur et ne fasse pas l’effort pour en acquérir un et apprendre à s’en servir entraîne une grande perte de temps (délai dans l’envoi des réponses, difficulté de communication avec J.N. Douls, report des informations transmises, etc.) et d’argent (envoi d’une grande quantité de courriers).
La mise à jour des plannings est longue et compliquée étant donnée la lenteur des communications.
Nous pourrions peut-être l’inciter à utiliser un ordinateur ou voir pour qu’un de ses marqueurs de scores, sachant utiliser les mails et Excel, l’assiste dans sa tâche avant le tournoi en réceptionnant et en répondant aux candidatures par mails, en mettant en forme les plannings et en les tenant à jour durant le tournoi.
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Pierre TOUZAIN
Plannings / personnel temporaire
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Actions entreprises en 2009
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Axes d’améliorations pour 2010
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Mise en forme et gestion des plannings des différentes personnes du service, notamment le personnel temporaire, avant le tournoi.
Mise à jour des plannings durant le tournoi pour envoi à la société d’intérim.
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Les plannings pourraient être réalisés par les responsables d’équipe avant le tournoi selon une trame déjà établie pour un comptage des heures plus facile. Le responsable d’équipe connaît en effet mieux les contraintes afférentes à sa tâche et celle de son équipe et serait la personne la plus à même de répartir le temps de travail de chacun.
Le nombre de personnes employées pour le Tournoi est selon moi trop important, surtout en deuxième semaine. Le fait de passer par une société d’intérim devrait nous permettre de réduire ce nombre dans la seconde partie du Tournoi et d’avoir moins de personnes inoccupées ou errantes la deuxième semaine sans perdre en qualité de service.
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restauration
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Actions entreprises en 2009
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Axes d’améliorations pour 2010
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Je me suis occupé des problèmes de badges au niveau de la restauration à mon retour de Strasbourg.
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La personne en charge de l’Entertainment pourrait facilement prendre cette responsabilité. Elle est en effet assise près du desk Accréditations / Invitations ce qui faciliterait la communication et permettrait de gagner du temps.
La charge de travail de la personne en charge de l’Entertainment peut lui permettre de s’occuper de la restauration selon moi. Nous gagnons ainsi en quantité de personnes employées.
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2
ACCUEIL JOUEURS
Accueil Philippe-Chatrier
Nathalie PINET, Aude Thiercelin…………..…………………………..……………...……..P XX
Stéphanie Guillemin……………………..……..…………………………………………….…...…….P XX
Nathalie TULASNE / Thomas VITTEAUT……..………………………………………….P XX
Accréditations / Invitations
Christine SAINT YVES……………………..……..……...……………………………………………...P XX
Aurélie GANDON……………………..……..……………………………………………………....……..P XX
Aude THIERCELIN / Aurélie GANDON…………………………………………………..P XX
Julian SAVELLI……………………..……..……...…………………………………………………………….P XX
Nathalie PINET
Aude THERCELIN
Monique LIM
 
ACCUEIL JOUEURS
Court Philippe-Chatrier
Présentation générale du Service
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Briefing / mise en place
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Actions entreprises en 2009
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Axes d’améliorations pour 2010
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Statistiques
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Accréditations :
407 Joueurs
144 Juniors
140 Qualifications
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Accueil Joueurs - Court Philippe-Chatrier
Accès restaurant
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Actions entreprises en 2009
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Axes d’améliorations pour 2010
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Faire des billets pour les matches des Trophées des Légendes, les finales de doubles qui se jouent sur le Lenglen et le Court n1 qui accèdent au restaurant joueurs du PHC d’autant plus que le restaurant Suzanne Lenglen est fermé dès le jeudi soir 4 juin. Cela nous éviterait de donner des bracelets à tout le monde.
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Players boxes
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Actions entreprises en 2009
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Axes d’améliorations pour 2010
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Inclure l’accès restaurant PHC sur les billets players box des courts Suzanne Lenglen et Court n1 pour éviter de donner des bracelets à tous les invités des joueurs possédant une invitation players box.
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Crédit repas
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Actions entreprises en 2009
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Axes d’améliorations pour 2010
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Une personne doit s’occuper du problème des crédits repas au comptoir dès le 22 mai (1er jour des crédits repas) et être là à l’heure des repas lorsque les problèmes se présentent. Surtout les premiers jours du tournoi.
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Accueil Joueurs - Court Philippe-Chatrier
Crédit repas
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Actions entreprises en 2009
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Axes d’améliorations pour 2010
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Une personne doit s’occuper du problème des crédits repas au comptoir dès le 22 mai (1er jour des crédits repas) et être là à l’heure des repas lorsque les problèmes se présentent. Surtout les premiers jours du tournoi.
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Kinés
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Actions entreprises en 2009
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Axes d’améliorations pour 2010
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Il faudrait prévoir un endroit pour que les kinés puissent se changer et se doucher. Voir court n 1 ?
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Sparring Partners
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Actions entreprises en 2009
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Axes d’améliorations pour 2010
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Il faudrait prévoir un accès « sparring partner » journalier avec accès surface de jeu, espace joueur et vestiaire (vestiaire court n. 1 ?) Certains joueurs changent de sparring partners pendant le tournoi ou ne l’utilisent qu’un jour ou deux.
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Accueil Joueurs - Court Philippe-Chatrier
Billetterie
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Actions entreprises en 2009
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Axes d’améliorations pour 2010
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Prévoir 100 accès de plus les premiers jours du tournoi (dimanche, lundi, mardi et mercredi)
Faire moins de bracelets suzanne lenglen et plus de philippe chatrier. Certaines personnes n’en ont besoin que pour quelques minutes mais ils sont inutilisables ensuite.
Voir la possibilité de réserver avant la mise en vente des places du tournoi 2010, une quarantaine de places pour les demi-finales et finales hommes afin de les revendre aux joueurs qui ont toujours beaucoup d’invités en tribune joueurs et internationales ces jours là. Ces places sont faciles à revendre si les joueurs ne les achètent pas. Et cela éviterait qu’ils aient recours au marché noir pour avoir leurs invités.
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Personnel
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Actions entreprises en 2009
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Axes d’améliorations pour 2010
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Il est important d’être à 3 personnes dès le matin tôt les premiers jours du tournoi quand tous les joueurs arrivent. Deux personnes pour accréditations à 8h et les autres à 9 et 10h.
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Accueil Joueurs - Court Philippe-Chatrier
Affichages
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Actions entreprises en 2009
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Axes d’améliorations pour 2010
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Ce serait bien d’afficher une explication pour les bracelets qui ne donnent pas accès au stade mais seulement au restaurant. Certains joueurs ont laissé des bracelets dans les enveloppes invitations en pensant qu’ils donnaient accès au stade.
Et afficher le nombre d’invitations autorisées pour les joueurs.
14 players box PHC
12 players box SL
10 players box court n°1
4 entrées générales jour du match de simples (2 bracelets)
2 entrées générales jour du match de doubles.
Numéroter les portes du stade et les guichets invitations, plus facile à comprendre pour les étrangers que « tente mousquetaires » par exemple.
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Tente des Mousquetaires
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Actions entreprises en 2009
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Axes d’améliorations pour 2010
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Très bonne collaboration de la Tente Mousquetaires !
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Accueil Joueurs - Court Philippe-Chatrier
Divers
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Actions entreprises en 2009
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Axes d’améliorations pour 2010
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Seules les personnes habilitées aux accréditations et invitations doivent être installées au comptoir correspondant. Eviter que les stagiaires et runners s’installent à ces places pour éviter les problèmes.
Nous n’avons pas régulièrement les informations concernant les programmations, les changements de cours, les joueurs lucky loser ou alernate.
C’est souvent les joueurs eux mêmes qui nous informent et nous devons téléphoner à Rémy ou aller au bureau pour avoir confirmations.
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Stéphanie GUILLEMIN
Entertainment
Court Philippe-Chatrier
DISNEY
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Actions entreprises en 2009
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Axes d’améliorations pour 20010
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Nouveauté semble t-il cette année, pas d’accord avec Disney, beaucoup de joueurs étaient déçus et m’ont demandé de leur organiser une journée ou un séjour.
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Prévoir des places pour Disney
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Cinéma
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Actions entreprises en 2009
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Axes d’améliorations pour 20010
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Place de cinéma très plébiscitées mais quasiment uniquement les français en profitent et souvent les mêmes
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LIDO, CRAZY HORSE, MOULIN ROUGE
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Actions entreprises en 2009
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Axes d’améliorations pour 20010
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il faudrait offrir la possibilité de show tous les soirs et non à date précise (comme au Lido cette année). Cela rend très difficile la gestion des annulations du dernier moment.
Excellent contact au Crazy Horse et Moulin Rouge, plus compliqué au Lido dû à la multiplicité des contacts. Prévoir peut-être un contact unique au service réservation (Marie-Odile Trinquier n’a jamais été joignable pendant le tournoi…)
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Entertainment
Bateaux parisiens
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Actions entreprises en 2009
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Axes d’améliorations pour 20010
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Grand succès uniquement au niveau des français
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Prévoir plus de tickets pour l’an prochain
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Concert
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Actions entreprises en 2009
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Axes d’améliorations pour 20010
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Prévoir un nombre pairs lors de l’achat des tickets
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Matchs Au PARC pour le PSG
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Actions entreprises en 2009
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Axes d’améliorations pour 20010
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Peu de demandes pour PSG / ASM
Aucune pour le jubilé de PAULETA
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A renouveler uniquement si gratuité
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DVD
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Actions entreprises en 2009
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Axes d’améliorations pour 20010
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IBM : Bon fonctionnement
France TV : Un peu plus compliqué, il faudrait mettre en place une fiche de liaison et trouver un moyen de les classer.
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Nathalie TULASNE
Thomas VITTEAUT
ACCUEIL JOUEURS
Court Suzanne-Lenglen
Présentation générale du Service
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Briefing / mise en place
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Actions entreprises en 2009
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Axes d’améliorations pour 2010
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Planning
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Actions entreprises en 2009
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Axes d’améliorations pour 2010
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pas de jour de congé le lundi des qualifs.
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badges
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Actions entreprises en 2009
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Axes d’améliorations pour 2010
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Machine à badges : prévoir les bons accès dans le système :
Couleurs : Bleu ciel, gris, marron, mauve, noir
Accès : CNE, CNE nuit, zone qualifs, navette, player’s lounge, transport aéroport/joueurs, vestiaires SL, vestiaires PhC, zone joueurs, tribune générale.
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Accueil Joueurs – Court Suzanne-Lenglen
qualifications
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Actions entreprises en 2009
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Axes d’améliorations pour 2010
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Problème sur certains badges : trous mal placés.
Signature du double le vendredi : obtenir la liste pour préparer les badges.
Arrivée du coffre prize money le vendredi : déménagement informatique (du bureau au comptoir) le jeudi.
Besoin de balles et bouteilles d’eau dès le vendredi avant les qualifs.
Créer un accès journalier le samedi suivant les qualifs pour les lucky loser (ou à défaut disposer d’accès au PhC pour le sign-in).
20 parkings SL pour la période des qualifs.
Récupérer le password du WiFi.
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Invitations qualifications
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Actions entreprises en 2009
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Axes d’améliorations pour 2010
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Nombre d’invitations données le mardi 19 mai : 230
Nombre d’invitations données le mercredi 20 mai : 221
Nombre d’invitations données le jeudi 21 mai : 239
Nombre d’invitations données le vendredi 22 mai : 219
Nombre d’invitations données le samedi 23 mai : 15
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Accueil Joueurs – Court Suzanne-Lenglen
Juniors
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Actions entreprises en 2009
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Axes d’améliorations pour 2010
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Installation dans l’algeco du gymnase le samedi matin : prévoir 2 postes, 1 téléphone, 3 tables, 3 chaises… et 1 fenêtre.
Prévoir un formulaire d’accréditation en amont pour les coachs et guests : à envoyer aux fédérations pour retour avant le lundi de la 1ère semaine : 1 coach et 2 guests que l’on pourra préparer en amont (et pour éviter, comme cette année, un nombre trop important de guests). Demander également 1 photo.
Changement de badges (S+T+J) : faire en fonction des horaires de fermetures du restaurant presse et prévoir des bracelets PhC pour le vendredi, samedi et dimanche.
Juniors jouant le tableau sénior :laisser le badge sénior mais changer les accès.
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Accueil Joueurs – Court Suzanne-Lenglen
Invitations Juniors
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Actions entreprises en 2009
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Axes d’améliorations pour 2010
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Nombre d’invitations données le samedi 30 mai : 12
Nombre d’invitations données le dimanche 31 mai : 284
Nombre d’invitations données le lundi 1er juin : 332
Nombre d’invitations données le mardi 2 juin : 210
Nombre d’invitations données le mercredi 3 juin : 219
Nombre d’invitations données le jeudi 4 juin : 125
Nombre d’invitations données le vendredi 5 juin : 219
Nombre d’invitations données le samedi 6 juin : 40
Nombre d’invitations données le dimanche 7 juin : 80
(2 Français en finale)
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Handisport
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Actions entreprises en 2009
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Axes d’améliorations pour 2010
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Demander à chaque joueur de préciser sa date d’arrivée à l’hôtel et leur déposer des accès stade leur permettant de venir retirer leur badge.
Sortir les accréditations la semaine précédente (pour prévoir le transport)
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Accueil Joueurs – Court Suzanne-Lenglen
Prize Money Juniors et handisport
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Actions entreprises en 2009
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Axes d’améliorations pour 2010
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Commande initiale: 119 650€
Reste 14 800 € des qualifs
Total juniors et handisport : 134 450€
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Prévoir des pièces de 25 c., 1€ et 2€
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Chrisitine SAINT YVES
Alexandra SITBON
INVITATIONS
Tente des Mousquetaires
Présentation générale du Service
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Remise des invitations des joueurs et de la FFT.
Nous sommes 2 hôtesses souriantes et dynamiques.
Tout s’est très bien passé cette année.
Pas de soucis particuliers.
Très bonne entente au sein de l’équipe.
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Briefing / mise en place
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Actions entreprises en 2009
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Axes d’améliorations pour 2010
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Du chauffage et des ventilateurs.
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Statistiques
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En moyenne nous avons eu tous les jours 350 invitations. Les deux derniers jours environ 150.
Les invités arrivent de 10 H à 15H par flots réguliers.
Cette année, les invités étaient beaucoup plus agressifs que les années précédentes.
Ils passent en moyenne, 400 personnes par jour.
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Invitations – Tente des Mousquetaires
Améliorations Matériels pour 2010
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Fournitures Bureautiques
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Obtenu en 2009
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Améliorations pour 2010
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Quantité
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Désignation
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Quantité
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Désignation
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Fournitures Investissements / Matériels informatiques
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Obtenu en 2009
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Améliorations pour 2010
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Quantité
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Désignation
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Quantité
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Désignation
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Fournitures Locaux / Mobiliers
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Obtenu en 2009
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Améliorations pour 2010
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Quantité
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Désignation
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Quantité
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Désignation
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Plus d’éclairage dans la tente
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Aurélie GANDON
Nathalie GILBERT-HOUSSET
ACCREDITATIONS
Tente des Mousquetaires
Présentation générale du Service
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Remise des accréditations de différentes populations :
Equipementiers
Agents
Directeur de tournoi
Last Eight
Famille de joueurs
Notre collaboration s’est révélée des plus agréables et nous a paru efficace.
L’entente a été excellente avec toute l’équipe (invitations et tribune).
Nos ‘vestes rouge’ ont été très efficaces (Michel et Louis). Le filtrage a l’entrée et à la sortie de la Tente était très rigoureux.
La Tente Mousquetaires 2009 ; une valeur sûre !
Mauvaise information du département Presse quant aux retraits des accréditations de leurs populations (même si meilleur qu’en 2008) !! Trop de personnes Presse Ecrite / TV / Radio se présentent à la Tente !! Ce qui a pour conséquence : perte de temps pour nous et agacement des personnes qui font le tour du stade pour récupérer un badge !!
Il a fait très très chaud dans la Tente quand il a fait chaud dehors !
Il a fait très très froid dans la Tente quand il a fait frais dehors !
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Briefing / mise en place
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Actions entreprises en 2009
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Axes d’améliorations pour 2010
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La Tente était très sale lorsque nous nous sommes installés
Il manquait une table (en plus du bureau) et une chaise
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Prévoir un briefing plus organisé et avant l’ouverture au public afin que tout le monde puisse y participer réellement
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Accréditations –Tente des Mousquetaires
Statistiques
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Environ 400 accréditations ont été traitées depuis la Tente dont :
40 accréditations Agents
50 accréditations Last Eight
60 accréditations Equipementiers
100 accréditations Directeur de Tournoi (et invité)
150 accréditations de populations diverses (ITF, Famille Joueurs, Coupe Davis…)
Pendant la semaine des qualifications, environ 100/150 badges à faire par jour, et environ 5 retraits d’accréditations par jour.
Pendant la 1ière semaine, environ 30 badges à faire par jour, et une vingtaine de retraits d’accréditations par jour.
Pendant la 2ième semaine, environ 5 badges à faire par jour, et 10/15 retraits d’accréditations par jour.
La plupart des gens venaient entre 10h et 15h.
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Accréditations –Tente des Mousquetaires
Améliorations Matériels pour 2010
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Fournitures Bureautiques
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Obtenu en 2009
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Améliorations pour 2010
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Quantité
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Désignation
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Quantité
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Désignation
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Fournitures Investissements / Matériels informatiques
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Obtenu en 2009
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Améliorations pour 2010
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Quantité
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Désignation
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Quantité
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Désignation
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1
1
1
1
1
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Ordinateur
Imprimante
Scanner
Badgeuse
Caméra
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dem
+ un 2nd ordi au moins pendant la semaine des qualifs et la 1ère semaine du tournoi !!!
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Fournitures Locaux / Mobiliers
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Obtenu en 2009
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Améliorations pour 2010
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Quantité
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Désignation
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Quantité
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Désignation
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1
1
1
1
2
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Bureau
Caisson
Table
Store
Chaises
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Idem
+ un ventilateur
+ un chauffage
(quelque soit le budget ou la surconsommation électrique !!!)
=> Prévoir un nettoyage de la Tente avant les qualifs
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